1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

앞의 2단계에서 처리단계의 가장 중요한 목적은 '열린 고리'에 대해 무엇을 할 것인가 결정하는 것이라 했습니다. 버릴 것인지, 다른 사람에게 넘길 것인지, 바로 처리할 것인지 정해야 합니다. 이에 따른 1차 분류가 처리 단계에서 일어나는데, 이를 더욱 세분화해서 이후 사용할 목적으로 정리 정돈하는 것이 3단계 정돈(Organize)의 목적입니다.

믿을만한 시스템 (Trusted System)

정돈을 하기 전에 '어디에' 정돈을 할 것인가를 결정해야 합니다. 이에 대해 GTD에서는 '믿을만한 시스템' (Trusted System)이라는 표현을 합니다. 믿을만하다는 것은 한번 기록을 하고 나면 잊어버릴 염려가 없다는 것을 뜻합니다. GTD에서는 사람의 머리가 가장 '믿을 수 없는 시스템'입니다 ^^;;

믿을만한 시스템이 될 수 있는 것은 무수히 많습니다. 예를 들어, 메모지 묶음, 포스트잇, 몰스킨 노트등도 믿을만한 시스템입니다. 전자적으로는 아웃룩을 비롯한 일정관리 시스템, Remember the Milk같은 웹기반 프로그램들도 다 믿을만한 시스템입니다. 한번 기록해놓으면 일부러 지우거나 사고가 생기지 않는한 남아있기 때문입니다.

하지만 GTD를 잘 활용하기 위해서는 범위를 좁혀 다음의 기준을 적용하는 것이 좋다고 생각합니다.

1. 기록한 후 언제든 다시 들여다 볼 수 있어야한다.

정돈의 목적은 이후 들여다 보고 무엇을 해야할지 결정하기 위한 것입니다. 따라서 정돈후 언제든 검토할 수 있는 매체여야합니다. 이를 위해 휴대성이 용이해야 하지요. 그리고 원하는 항목을 쉽게 찾을 수 있어야 합니다.

2. 카테고리 관리가 필요하다.

해야할 일의 리스트가 열개 스무개 안팍으로 끝난다면 굳이 분류작업을 할 필요는 없습니다. 하지만, 대부분의 경우 그 수는 훨씬 많게 되지요. 따라서 쉽게 분류작업을 할 수 있는 것이 필요합니다. 또 항목의 카테고리를 필요에 따라 바꿀 수 있는 것이 좋습니다.

3. '열린 고리'가 생기는 영역에 같이 있거나 가까운 것이 좋다.

표현이 애매하긴 하지만, 한마디로 할 일이 생기는 공간에서 최대한 가까운 것이 좋다는 것입니다. 불필요한 변환 작업을 하지 않기 위해서지요. 예를 들어 이메일이 요즘은 일의 큰 비중을 차지합니다. 따라서 이메일에서 바로 '해야할 일'을 만들어 낼 수 있다면 시간과 노력이 많이 줄어들게 됩니다. 이것을 해주는 툴도 여럿 개발되어 있구요.

이 목적만 만족된다면 어떤 툴이든지 상관이 없습니다. 제 경우는 카테고리 관리와 이메일과의 연계때문에 아웃룩을 선택했습니다. 그리고 휴대성 때문에 팜을 아웃룩과 연동시키구요.

정돈 / 카테고리 관리

그러면 어떻게 정돈를 할까요. 그런데 그전에 정돈의 대상을 명확히 할 필요가 있습니다. 약속이나 TO-DO 항목이라고 하기에는 대상의 폭이 넓습니다. GTD에서 정돈해야할 대상이 뭐다라고 명확히 말하지는 않지만 제가 보기에는 '행동'이라는 용어가 가장 근접한 것 같습니다. '열린 고리'를 수집하고 추려서, '무언가 행동을 취해야 할 것' 모두를 믿을만한 시스템에 기록하고 정돈하는 것입니다.

또한 정돈의 목적을 잊지 말아야합니다. 정돈은 이후 해야할 행동을 기억해내기 위한 것입니다. 하루에 발생하는 모든 일을 (기억할 필요가 없음에도) 일기처럼 기록할 필요는 없습니다. 또 하나의 목적은, 행동해야할 때 생각할 필요를 없애기 위한 것입니다. 상황에 맞게 분류를 해놓으면 행동할 때는 기계적으로 하나씩 선택해서 하면 됩니다. 물론 현실에서 그렇게 되기는 힘듭니다만, GTD의 철학은 그렇습니다.

카테고리는 크게 세가지로 나뉠 수 있습니다. 첫째 GTD 프로세스에서 기본적으로 생성되는 카테고리, 둘째 GTD에서 추천하는 카테고리, 그리고 개인적으로 추가할 카테고리입니다.

1. 처리단계에서 만들어지는 기본 카테고리

어느날/어쩌면(Someday/Maybe): 당장 취할 행동은 없지만, 나중을 위해 기억해두어야 할 일이 있을 수 있습니다. 또한 언젠가 하고 싶은 소망들이 있습니다. 예를 들어, 두달 후의 공연티켓 혹은 기타 배우기 같은 것입니다. 읽고 싶은 책, 보고 싶은 영화도 대상이 될 수 있지요. 마음 속에 담겨져 있는 '언젠가는 꼭'에 해당하는 것을 다 이 카테고리에 기록합니다.

프로젝트 리스트: 어떤 일을 수행하기 위해 두가지 이상의 행동을 필요로 하는 경우, GTD에서는 이를 프로젝트로 취급합니다. 모든 프로젝트를 기록할 카테고리가 필요합니다. 그리고 개별 행동과 프로젝트를 연결시킬 방법도 필요합니다.

기다림(Waiting): 내가 아니라 다른 사람에게 넘기는 것이 타당한 경우는 일을 넘깁니다(delegate). 넘기고 나서 잊어버려도 되는 경우는 기록할 필요가 없지만, 다른 사람의 결과를 체크할 필요가 있거나, 그 일의 결과가 다른 행동을 만들어내는 경우는 기다림 목록에 기록을 합니다.

달력(Calendar): 어떤 행동을 특정일 혹은 특정시간에 해야하는 경우, 달력에 기록합니다. 전에도 말했지만 달력에는 "꼭~" 그날 그시간에 해야하는 행동만 기록합니다. '한번 해볼까?'하는 것을 다 적고, 지키지 않으면 달력에 대한 신뢰도가 떨어지게 됩니다.

2. '다음행동목록(Next Actions)'

지금까지 분류안된 모든 행동은 다 Next Action입니다. 빨리 할수록 좋은 일들입니다. 다시 말하지만, 여기에 해당하는 것이 20개 이내라면 굳이 분류할 필요가 없습니다. 하지만 대부분 하나의 목록으로 관리하기에는 버겁게 되지요. GTD에서는 다음 행동을 상황에 따라 분류할 것을 제안합니다. 그래서 어떤 GTD 툴은 카테고리 대신 상황(Context)라는 용어를 사용합니다.

GTD에서 추천하는 카테고리는 다음과 같습니다.

전화(Call): 전화로 처리할 행동들입니다. 대부분 시간이 잠깐 생길 때 처리하면 좋습니다.

집(@Home): 집에서 해야할 일입니다. 아이들과 해야할 일. 부인과 해야할 일등... 특히 인건비 땜에 많은 집안일을 손수 해야하는 ㅡ.ㅡ 미국 거주자에게는 꼭 필요한 카테고리입니다.

컴퓨터(@Computer): 컴퓨터를 가지고 해야할 일입니다. 온라인인 경우에만 할 수 있는 일을 구분하기 위해 온라인(@OnLine)을 추가하는 것도 좋습니다.

사무실(@Office): 사무실에서만 할 수 있는 일입니다. 사람 만나서 이야기하는 것등이 이에 해당됩니다.

심부름(Errands): 소포 보내기등 이동중에 해야할 간단한 잡일들은 이 카테고리에 기록합니다.

아젠다(Agenda): 회의나 면담시 다루어야할 주제들을 미리 기록합니다. 상황에 따라 세부 카테고리를 만들 필요가 있습니다. 제 경우 AGND-BOSS라는 카테고리로 제 보스와 이야기할 기회가 생기면 다룰 주제를 미리 기록해둡니다.

읽기/검토(Read/Review): 검토해야할 서류나 읽어야할 기사들은 이곳에 분류합니다.

여기까지 보면 대략 GTD의 분류 원리를 이해하실 수 있을 겁니다. 이후에는 필요에 따라 카테고리를 추가하면 됩니다. 제 경우는 교회(@Church), 학교(@School), 어디든지(@Anywhere)를 추가해서 사용합니다.

상황에 따른 분류는 여러모로 잇점이 있습니다. 예를 들어 사무실에 도착하면 바로 사무실에서 해야할 일을 검토합니다. 그리고 컴퓨터에서 해야할 일, 온라인에서 해야할 일을 보지요. 해야할 일을 다 끝내면 기분이 좋구요 ^^;; 이를 위해서는 기록한 내용이 믿을만 해야합니다. 모든 열린고리와 모든 행동이 다 기록되어 있다고 믿을 수 있어야지요. 이것이 '믿을만한 시스템'의 원래 의미입니다 ^^;;

# 1.

야간으로 듣는 MBA 봄 학기가 끝났습니다. 5학점짜리 Operation and Management였는데, 우수한 ^^;; 성적으로 마쳤습니다. 저는 대강 할려고 했는데, 팀원들이 너무 극성이라... 저도 놀 수만은 없었습니다 ㅡ.ㅡ;; 그래서 생각보다 힘들었지만 모든 팀 작업에 만점을 받게 되었습니다 ^^V

# 2.

전에 "피터 드러커의 마지막 통찰"에 대한 서평을 써서 알라딘에서 5만원 적립금을 받았는데, 이번에 열하일기 서평으로 또 이번주의 TTB 리뷰로 뽑혔습니다. 요즘 GTD에 대해 글을 쓰느라 서평 쓰는 것에 게을렀는데... 이거 갑자기 또 욕심이 생기네요. 제가 공돈에는 한없이 약하거든요... ^^;;

# 3.

MD에 관해 이런 글까지 써놓고 결국 MD를 포기하고 다 팔아버렸습니다. iPod 나노 하나 들고 있습니다. 시간이 없다는게 가장 큰 원인이었고, 두번째는 포드캐스트를 통해 얻을 수 있는 무한정의 정보에 반해서였습니다. 근데 물가 인상률이 반영되었는지, 구입비용보다 더 비싼 가격으로 eBay에서 팔게되었습니다. 일종의 이익남는 장사였지요 ^^;;

# 4.

GTD에 대해 글을 쓰면서 시간/행동관리에 대한 카테고리를 새로 만들었습니다. 그리고 Memory Keeper! 를 만들면서 진작 없앴어야 할 사진카테고리를 이제야 없앴습니다. 한동안 시간/행동관리가 제 블로그의 중요한 주제가 될 것 같네요.

# 5.

한편으로는 웃고 있지만, 다른 한편으로는 마음이 한 없이 무겁습니다. 갈수록 세상은 희망둘 곳이 적어지고 있구요. 회사 일로 인한 프레셔도 갈수록 늘어나고... 마흔이면 인생의 후반전인데, 나머지 반의 인생을 위해 무엇을 준비해야 할까요? 와이프는 저보고 다시 공부해 보라고 하던데... 확 때려치고 다시 공부할까요? 누가 먹여만 주면 그럴 의향이 없는 것도 아닌데... ^^

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

여기서 잠깐...

GTD가 너무 복잡하다는 의견을 여러번 듣습니다. 제 주위에도 GTD를 소개하면, 조금 이야기를 듣다가 "아~ 너무 복잡해. 안해"라고 하는 분들이 있더군요. 아무래도 설명하는 저의 문제인듯 합니다. 사실 GTD는 상식적으로 생각하면 너무나 당연한 것이기 때문입니다.

GTD의 기본 원리는 이렇습니다. "해야할 일이 뭔지 기록한다" -> "각각 어떻게 처리할지 결정한다" -> "알아보기 쉽게 정리한다" -> "때가 되면 실행한다". 여기에 추가로 "틈틈히 들여다본다"가 추가되었다 생각하시면 됩니다.

처리(Process) 플로우차트 풀어쓰기

GTD에서는 처리를 '수집함(In Box) 비우기'라고 표현합니다. 수집단계에서 모아논 것들(열린고리)을 하나씩 빼면서 처리한다는 말입니다.

GTD 원리 그리고 프로세스에 첨부했던 플로우차트를 다시 한번 보겠습니다.


복잡해 보이는 이 프로세스를 풀어쓰면 다음과 같습니다.

2-1 먼저 "이게 뭔가?" 파악한다.
2-2 뭔가 행동해야할 거리가 있는지 생각한다.
   2-2-1 없다면, 던져버리던가, 철해두던가, 후일을 기약하며 숙성시킨다.
2-3 뭔가 행동해야한다면, 그 행동이 무엇인지 생각한다.
   2-3-1 하나의 행동으로 일이 끝나는게 아니라면 프로젝트로 취급한다.
2-4 그 행동이 2분내에 끝낼 수 있나 판단한다.
   2-4-1 2분내에 할 수 있는 일이면 바로 해버린다.
2-5 2분이상 걸릴 일이라면
   2-5-1 남한테 넘길 수 있는 (혹은 넘겨야 하는) 일인가 판단한다.
      2-5-1-1 넘길 일이라면 다른 사람에게 맡긴다.
      2-5-1-2 나중에 챙겨야 되는 일이라면 '기다림' 목록에 기록한다.
   2-5-2 넘길 수 없다면 다음에 할 수 있도록 기록해 둔다
      2-5-2-1 시간이나 날자가 중요하면 달력으로
      2-5-2-2 아니면 "다음행동목록"에 기록한다.

음... 풀어쓰고 나니 더 복잡한가요? 그럼 다시 한번 더 풀어써보겠습니다 ^^;;

알렌이 Process라는 용어를 쓰고, 이를 '처리'라고 해서 이 단계에서 무언가 해주어야한다고 생각하기 쉬운데, 사실 이 단계에서 가장 중요한 것은 판단(Decison) 입니다. 수집단계에서 기록된 '무언가(Stuff)'를 어떻게 처리할 것인지 결정하는 것입니다. 버리거나, 철해두거나, 다른 사람에게 넘기거나, 나중을 위해 기록해두는 것입니다. 2분내에 끝낼 수 있는 일은 당장 해버리라는 것은 효율적으로 일을 관리하기 위한 추가적인 팁이라 생각하면 쉬울 것 같습니다. 즉 이 단계의 초점은 '일을 처리'하는 것이 아니라, 어떻게 처리해야하는가를 결정하고 그에 따라 분류하는 작업을 하는 것입니다.

처음 GTD를 접할 때 헷갈리는 부분은 처리단계와 뒤에 나오는 정돈 단계가 겹치는 것 때문입니다. 그리고 사람의 심리가 '뭔가 해야한다' 싶으면 '어디에서 어떻게'라는 생각이 자연스레 따라오기 때문에 처리와 정돈을 명확히 구분하기가 쉽지 않습니다. 또 GTD 적용툴을 보면 두단계가 섞여있어 그냥 하나의 스텝처럼 수행되게 구현되어 있습니다. 그럼에도 개념상으로 '처리' 단계는 해야할 일을 결정하는 것이라고 이해해두는게 도움이 됩니다.

처리의 원칙

알렌이 말하는 처리의 두가지 원칙이 있습니다. 1) 위에서부터 아래로 한번에 하나씩 2) 수집함에서 빼낸 것은 절대로 다시 넣지 않기.

이전 글에 GTD의 기본원리는 머리속에 있는 것들을 외부에 기록함으로 '한번에 한가지'만 생각할수록 하는 것이라는 이야기를 했습니다. 한번에 여러개를 생각하면 효율이 떨어집니다. 수집함에 담겨있는 것을 처리할 때 반드시 맨위의 것 하나에만 초점을 맞춥니다. 그리고 판단합니다. 어떻게 처리해야하나. 대부분의 경우 "한번에 한가지만 집중해서 생각한다면" 판단(버린다, 미룬다, 넘긴다 등등)은 10초 내외로 할 수 있습니다.

그리고 처리한 항목은 다시 수집함에 집어넣지 말라고 합니다. GTD 프로세스는 전진형입니다. 돌아가는 일이 없습니다. (하지만 제 경우 어떤 항목은 수집함으로 되돌리기도 합니다. 이에 대해서는 검토 단계에서 설명하겠습니다.)

행동할 거리가 없는 경우

이 경우 선택을 세가지라 했습니다. 필요없다 판단되면 가차없이 버립니다. 하지만 버리면 나중에 후회할 것 같은 생각이 들면 보관해둡니다. (이에 관해서는 "GTD 준비하기"의 '참조 항목 보관 공간'을 참조하시기 바랍니다.)

어떤 경우는 당장은 아니지만 시간이 좀 흐른 이후에 행동을 해야할 경우도 있습니다. 예를 들어 두달 후에 관심있는 세미나가 열립니다. 그때 상황이 어떨지 모르기에 참석을 결정할 수는 없습니다. 하지만 한달 후에는 계획이 잡힐 것이기에 한달 뒤에 보자고 하고, 이를 보관해 둡니다. 이때 사용할 수 있는 것은 두가지입니다. '어느날/어쩌면(Someday/Maybe)' 목록을 사용해 기록하거나 Tickler file를 쓸 수 있습니다. Tickler file에 대해서는 GTD 준비하기에 설명이 나와 있습니다.

행동할 거리가 있는 경우

우선 해야할 일이 무엇인지 생각합니다. 이때 이 행동은 '구체적면서 가시적 성과가 나타나는' 행동이여야합니다. 예를 들어 '핸드폰을 바꾼다'라는 행동은 구체적이 아닙니다. '퇴근길에 핸드폰 가게에 들러 구경한다' 혹은 '남친에게 전화해 어떤 모델이 좋은지 물어본다' 혹은 '김태희가 선전하는 핸드폰이 살만한 가격인지 인터넷에서 조사한다'와 같이 행동을 하면 다음 단계로 넘어갈 수 있을 정도로 구체적이여야 합니다.

어떤 경우는 하나의 행동으로 끝나지 않을 때가 있습니다. GTD에서는 하나 이상의 행동이 필요한 경우 무조건 프로젝트로 분류합니다. 프로젝트의 목표를 달성하기 위해 해야할 일이 뭔지 처음부터 끝까지 생각할 필요는 없습니다. 이 단계에서 필요한 것은 가장 처음의 일. 프로젝트에 뭔가 진전이 있기 위해 가장 먼저 해야할 일을 생각해내는 겁니다.

생각해낸 '구체적인' 행동이 2분이 걸리지 않을 수 있습니다. 온라인 상점에서 핸드폰 가격 알아보는 건 인터넷만 되면 30초면 됩니다. 그러면 목록에 적어놓을 필요도 없이 바로 해버리는 것이 났습니다. 2분은 하나의 기준입니다. 시간 여유가 있으면 5분도 될 수 있고, 바쁘면 30초로 제한해야 할 때도 있습니다.

2분 이상 걸리는 일은 다른 사람에게 넘기거나 미룹니다. 다른 사람에게 넘길 때는 넘기고 잊어버려도 되는 경우와 그 결과를 챙겨야하는 경우가 있습니다. 전자의 경우는 넘기는 것으로 머리 속에서 지우면 되고, 후자의 경우는 '기다림(Waiting For)' 목록을 만들어 관리합니다.

넘길 수 없는 경우는 미룹니다. 하지만 여기서 미룬다는 것은 '처리' 단계에서 행동하지 않는다는 것이지 시간 상으로 뒤로 미룬다는 것은 아닙니다. 이 '미룬다'는 단어도 혼동을 일으키는 GTD 표현중 하나입니다 ㅡ.ㅡ

미루는 경우는 달력 아니면 '다음 행동 목록'으로 가야하는데, 이 작업은 '정돈(Organize)' 단계와 많이 겹칩니다. 이는 다음번 글에서 다루도록 하겠습니다.

이해를 돕기 위한 적용 예

전에도 이야기했듯이 전 수집함으로 물리적인 것들을 정리하고 해야할 일들은 아웃룩(Outlook)을 사용해 관리합니다. 수집함의 경우는 위에서 말한 것과 같습니다. "열린 고리"가 있으면, 예를 들어 편지가 도착하면, 수집함에 넣습니다. 그리고 하루에 한번 정도 수집함을 꺼내서 위에서부터 하나씩 처리합니다.

아웃룩에서 수집함은 사실은 두개로 나뉘어져 있습니다. e-mail이 담긴 문자 그대로의 inbox와 카테고리가 정해지지 않은 task들입니다. 왜냐하면 이 두군데의 영역에서 해야할 일이 생기기 때문입니다. e-mail은 물리적 수집함을 처리하듯이 같은 방식으로 처리합니다. 위에서부터 아래로 하나씩 보면서 무엇을 해야하나 결정합니다. 행동이 필요하면 이를 위한 task를 만듭니다.

카테고리가 정해져 있지 않은 task는 inbox에 담긴 '열린고리'로 취급합니다. 여기서도 위에서 아래로 하나씩 보며 처리를 합니다. 아웃룩의 경우에는 이때 정돈단계까지 다 수행이 됩니다. 이에 대해서는 정돈단계를 설명할 때 자세히 다루겠습니다.

****

쉽게 보고 시작한 일인데 적다보니 양이 갈수록 늘어납니다 ㅡ.ㅡ;; 블로그에 포스팅한다기보다 매뉴얼 작업하는 것 같은 느낌도 들고요 ^^;; 그러다 보니 글이 좀 거칩니다. 이해해 주시기 바랍니다 ^^
 

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

GTD 프로세스의 다섯단계중 첫번째 단계는 수집입니다. 이 단계에서는 "제 자리에 있지 않은" 모든 것을 한 군데로 모으는 작업을 합니다. 이는 정리되지 않은 편지와 같은 물리적인 것에서부터, 답장해야하는 메일, 해야하는 운동등 모든 것을 포함합니다. 알렌은 이런 것들을 "열린 고리 (Open Loop)"라 표현했습니다.

수집의 영역은 사람마다 틀릴 수 있습니다. 일반적으로 적용될 수 있는 것은 1) 편지, 책, 인쇄물등 물리적인 것 2) 처리하지 않은 e-mail 3) 머리속에 담겨져 있는 해야하는 일등이 될 수 있습니다. 하지만 사람마다 추가로 수집해야하는 영역이 있을 수 있지요. 예를 들어 저같은 경우, 정리안된 필름들이 예가 될 수 있고, 혹은 문구나 CD들도 수집의 대상이 될 수 있습니다.

수집의 대상에 따라, 수집하는 방법도 다릅니다. GTD에서 제안하는 것은 우선 물리적인 수집을 한 이후에 전자적인 수집, 그리고 정신적 수집을 하는 순서입니다.

물리적 수집

우선 수집함(INBOX)이 필요 합니다. 어떤 것이든 수집함이 될 수 있습니다. 제 경우는 가장 큰 서랍을 하나 정해 수집함으로 사용하고 있습니다. 잘 보이게 "INBOX"라 레이블을 붙여놓구요. 생활공간이 회사와 집이다 보니 각각 하나씩 수집함을 만들어놨습니다. 그리고 필요한 것은 편하게 쓸 수 있는 백지입니다. 프린트용지 같은 거요.

준비가 되었으면, 수집을 시작합니다. 눈에 보이는 책상위부터 시작해서 구석 구석 뒤지며 "제 자리에 있지 않은" 물건들을 모읍니다. 제 경우는 주로 여기저기 널려있는 서류들이 대상이었습니다. 그외 책상 구석에 쌓여있는 CD나 벽에 꽂아놨던 (작년에 마친) 프로젝트의 계획표등도 수집의 대상입니다. 쓰레기통이나 리사이클통을 옆에 가져다 놓는 것이 좋습니다. 수집하면서 버려도 되겠다고 싶은 것은 다 버리는게 낳기 때문입니다.

두가지 문제가 생길 수 있습니다. 어떤 물건은 너무 크거나 움직이기 힘들어서 수집함에 넣을 수 없습니다. 그럴 때는 대신 종이에 적어서 수집함에 넣으면 됩니다. "안쓰는 모니터" 이렇게요. 또 최초 수집의 경우는 수집함에 다 넣을 수 없는 경우가 있습니다. 그럴때는 구분만 명확히 되게 해서 수집함 주변에 쌓아놓으면 됩니다.

이때 중요한 것은 확실히 버려도 되는 것 이외에는 수집만 하지, 처리를 하는 것이 아니라는 겁니다. 근데 사람 심리가 수집하면서 바로 처리하고 싶은 욕구가 생기게 되어 있습니다. 저도 처음에는 구분이 안되어 수집을 하면서 '어 이거 잊어버리고 있었네'하면서 처리를 하곤 했습니다. 그래서 시간이 더 많이 걸렸습니다. 알렌은 꼭 필요한 것 아니면, 수집만 하라고 합니다. 정 급한 일이면 (마음 속으로 계약을 맺고) 일 처리를 한 이후에 다시 수집모드로 들어가라고 조언합니다.

현실적으로 모든 수집을 한번에 끝내기는 불가능합니다. 집과 회사만 봐도 시간차이가 있게 마련이니까요. 저는 회사 먼저 수집과 처리를 끝내고 집에 와서 수집과 처리를 했습니다.

전자적 수집

메일의 경우 보통 메일 프로그램의 Inbox에 들어와 있기 때문에 따로 수집을 할 필요는 없습니다. 이외에 정리안되어 있는 파일들은 폴더 하나 만들어서 다 옮겨놓습니다. Inbox 폴더가 되는 거지요. 이미 정리되어 있는 것들까지 다시 수집할 필요는 없습니다. 이럴 때 기존의 방법 다 날리고 새로 시작하고자 하는 욕심이 생길 수 있는데, 제 경험상 일단은 간단하게 시작하는 것이 좋은 것 같습니다.

정신적 수집 (일명 머리 비우기 - Mindsweeping)

다음에는 머리 속에 담겨져 있는 열린 고리들을 수집합니다. 몇년동안 마음에 담고 있는 장기계획부터 오늘 써야할 상황보고서까지 다 수집합니다. 목적은 말 그대로 머리를 싹 비우게 빗자루질을 하는 겁니다.

수집방법은 여러가지가 있겠지만, 될 수 있는데로 이후 사용할 시스템을 염두에 두고 방법을 고르면 시간을 절약할 수 있습니다. 제 경우는 아웃룩 + 팜을 사용하기로 결정했기에 아웃룩의 task list를 사용해 바로 입력을 했습니다. 알렌은 그의 책에서 종이 하나에 한가지씩 적어서 (물리적) 수집함에 넣는 방법을 제안했습니다. 다른 방법으로 마인드맵을 사용할 수도 하고, "Remember the Milk"같은 Web-based to-do 관리툴을 사용할 수도 있습니다. 중요한 원칙은 모든 것을 담을 수 있어야하고, 또 이후 사용할 시스템과 같거나 혹은 쉽게 변환이 가능해야 하는 것입니다.

무작정 머리속에 담은 것을 적어내려하면 쉽지가 않습니다. 어디에서 시작해야 할지 모르고, 또 몇십개 적었다고 해서 다 수집을 했는지 알 수도 없습니다. 이때 필요한 것이 "고려할 사항 목록" (Trigger Points)입니다. 알렌의 책을 보면 참조할만한 고려사항 목록이 나옵니다. 저는 그것을 기초로 해서 제가 계속해서 사용할 것을 만들었습니다.

항목이 좀 많지요? ^^;; 이 목록을 보면서 각 사항별로 '열린고리'가 없는지 점검하면서 마인드스윕을 했더니... 최초 수집-처리-정돈의 결과 182개의 To-do 항목이 생기더군요 ㅡ.ㅡ;;;

주간 수집 (Weekly Collect)

지금까지 설명한 것은 최초의 수집에 대한 내용입니다. 하지만 한번 제대로 수집을 했다고 해도 (사실 완벽한 수집은 불가능한 일이겠죠) 그걸로 끝나는 것은 아닙니다. 알렌은 4. 검토(Review) 단계에서 주간 검토를 제안합니다. 하지만 주간 검토는 검토만 하는 것이 아니라 수집-처리-정돈-검토의 모든 단계를 거치는게 효과적입니다.

자신의 생활 공간을 돌아보며 혹시 "제 자리에 있지 않은" 것들은 없는지, 처리 안된 이메일은 없는지, 그리고 머리 한구석을 괴롭히는 "열린 고리"는 없는지 점검하며 수집을 해야합니다. 꾸준히 GTD를 사용하더라도 (한달가량밖에 안되었지만 ㅡ.ㅡ) 정리 안된 서류가 발견되고, 위의 "고려사항 목록"을 보며 정신적 수집을 하면 매주 5~6개의 열린 고리가 발견됩니다. 알렌도 그랬지만, 저도 일주일에 한번 시간을 정해 GTD의 전과정을 거치는 것은 꼭 필요하다고 생각됩니다.

***

이상 수집단계를 정리해봤습니다. 원래 계획은 수집-정리, 정돈-검토-실행, 그리고 실제 적용 이렇게 해서 세번만 더 포스팅을 하려고 했는데, 생각보다 내용이 많아져서 각 단계별로 따로 포스팅을 할까 합니다. 요즘은 글도 많이 못 쓰는데, 이러다 GTD 따라잡기 언제 다 마치게될지... ㅡ. 그래도 도움 되었다는 분들이 계셔서 힘이 납니다. 잠자는 시간 좀 줄이고 빨리 마무리 짓겠습니다 ^^;;