GTD 따라잡기 #7 - 단계 4 : 검토 (Review)

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

정돈을 했으면 자주 들여다 보고 실행에 옮겨야합니다. 그렇지 않으면 아무 의미가 없지요. 여러번 언급한 웹프로그램 'Remember the Milk'라는 제목은 다음의 문장에서 나온 것입니다.

우유가 필요하다고 적어두는 것과 가게에 갔을 때 그것을 기억하는 것은 전혀 다른 문제이다. (It's one thing to write down that you need milk; it's another to be at the store and remember it.) - Getting Thins Done p45

적어놓기만 하고 기억하지 않는다면 아무런 의미가 없습니다. 그런 의미에서 검토는 GTD가 시간 낭비인가 아닌가를 결정하는 단계라 할 수 있습니다.
 
그럼 검토는 언제 할까요? 정답은 '무시로'입니다 ^^;;; 틈날 때마다 해야합니다. 상황이 바뀌면 (회사 도착, 학교 도착) 그 상황에서 해야할 일을 검토합니다. 기다리는 시간이 있으면 잊어버린 일이 없나 검토합니다. 화장실은 검토하기에 좋은 장소입니다 ^^;; 그러기 위해서는 휴대성이 중요하게 되지요.

검토(Review)의 순서

제 의견으로는 순서는 별로 중요하지 않다고 생각됩니다만, 그래도 GTD에서 제안하는 검토 순서가 가장 이치에 맞다 생각되어 적어봅니다. 알렌은 먼저 달력을 보라고 합니다. 오늘 혹은 지금 시간에 취해야할 행동이 뭔가 확인합니다. 그리고 상황이 우선하는 일을 먼저 봅니다. 예를 들어 사무실이면 @Office먼저, 그리고 @OnLine, @Computre, @Anywhere를 검토합니다. 그리고 상황에 상관없는 카테고리, 예를 들어 '전화걸기'나 '기다림' 항목들을 검토합니다. 그래도 시간이 남으면 ^^;; Someday/Maybe 항목들을 검토합니다.
 
주간 검토 -> 주간 GTD

알렌은 검토를 이야기하면서 주간 검토(Weekly Review)를 강조합니다. 그런데 주간검토라고 부르는 것은 잘못되었다는 생각이 듭니다. 검토만 하는 것이 아니라 GTD의 전체 프로세스를 다 돌린다고 생각하는게 맞습니다. 그래서 저는 "주간 GTD"라 부르는 것을 더 좋아합니다.

'수집'은 최초 수집 이후 수시로 발생을 하는 것이지만, 일주일에 한번 시간을 따로 내어 전체적으로 점검을 하는 것이 필요합니다. 이때 미리 작성한 '고려할 사항 목록 (Trigger List)'를 사용합니다. 처리와 정돈을 거쳐 행동리스트를 전체적으로 업데이트합니다.

어떤 경우에는 이미 정돈되어 있는 항목들을 다시 수집함에 넣는 것이 생각을 더 원할하게 할 수도 있습니다. 저는 일주일에 한번 정도, 카테고리에 맞지 않는 항목이 있으면 맞는 카테고리로 바꾸기도 하지만, 아예 수집함 (제 경우는 Unfiled)으로 돌려보냅니다. 그리고 나서 GTD 프로세스를 다시 타게 하는 겁니다.

바쁜 경우에는 어쩔 수 없이 뒤로 밀리긴 하지만 금요일 오후 한시반이라는 시간도 지킬려고 노력합니다. 금요일 오후는 알렌이 주간검토를 하기에 좋다고 추천하는 시간입니다. 일주일이 끝나가지만, 아직 완전히 끝난 것은 아니기에 충분한 기억을 가지고 있고, 검토하다 혹시 급한 일이 발견되면 처리할 시간이 있기 때문입니다.

검토하지 않는 기록은 시간낭비

다시 강조하지만 수시로 검토하며 기억하지 않는다면 시간관리를 위해 들인 시간이 오히려 낭비가 되어버립니다. 수시로 검토하고 실천하는 것이 필요합니다. 저도 아직 잘 못하지만, 검토하고 실천하는 만큼 도움이 되고 있으니 언젠가는 습관으로 정착하기를 바랍니다.

그런데 자주 들여다 보기 위해서는 의지도 필요하지만, 일단 시스템이 마음에 들어야 합니다. 예쁘거나 가지고 놀만하거나 ^^;; 이를 위해 작은 투자를 해도 괜찮다고 생각합니다. 예를 들어 알렌처럼 '팜을 가지고 놀기 위해' 자주 검토를 한다면... 본전은 뽑는 거니까요 ^^;;