잊어먹기 잘 하는 저같은 사람은 중요한 것을 잊지 않기 위해 뭔가 장치가 필요합니다. 예를 들어 회사 갈 때 잊어버리지 않고 꼭 가져가야 하는 물건이 있다면, 잠자기 전에 가방에 넣어두어야합니다. 부피가 크다면, 아침에 받드시 주의를 두는 곳에 물건을 두어야합니다. 그래야 아침에 정신 없더라도 잊어버리지 않고 들고 가게 되니까요.

그런 장소로 대표적인 곳이 현관이 있습니다. 신발을 신고 벗는 곳 바로 옆에 박스를 놓아둔다든가, 아니면 바로 옆에 벽걸이를 만들어 놓고 중요한 것을 걸어놓는다면, 기억할 확률이 훨씬 높아집니다. 나가고 들어가며, 시선이 가게 되면 '맞아 이거 가져 가야지'하면서 들고 가게 되어 있습니다.

같은 방법을 마음에 쓰면 어떨까요? 데이비드 알렌은 이를 '마음의 현관'이라고 표현합니다.

집중해야할 일에 집중하는 것만큼 중요한 것은 없습니다. 지금 가지고 있지 못한, 그러면서 가지고 싶어하는 것중 상당수가 집중하지 않았기 때문에, 우선순위를 두지 않았기에, 지금 내 옆에 없는 것입니다. 그걸 알면서도 집중하지 못하는 것이 사람의 약함입니다.

공부해야할 주제, 연습해야할 악기, 이야기를 나누어야할 사람들. 집중해야하는데 자꾸 마음이 흘러버린다면 나아지는 것은 없습니다. 해결방법은 '마음의 현관'에 그 문제들을 놓아두는 것입니다. 생각의 앞자락에 중요한 문제들을 둠으로서, 의식적으로 그 문제들에 집중하게 하는 겁니다.

말은 쉽지만 실제적으로 쉬운 것은 아닙니다. 물리적 현관 같은 하나밖에 없는 출입구가 마음에는 없기 때문입니다. 생각이야 천지 사방 안가는 곳이 없으니까요. 그래서 의식적으로 출입구를 만들어놓아야 합니다. 예를 들어, 모니터에 붙어있는 포스트잇은 회사 일을 시작하면서 항상 들르는 마음의 현관이 될 수 있습니다. 냉장고에 붙어있는 커다란 종이는 집에 도착할 때 무엇을 해야하는가 주의를 환기시킵니다. 자기전 현관 앞에 물건을 가져다놓으면 아침에 도움을 받듯, 마음이 꼭 한번은 들르는 곳에 잊지 말아야할 것들을 적어놓는 것은 분명 도움이 됩니다. 아예 '현관'이라 예쁘게 레이블을 만들어서 붙이는 것도 재밌을 것 같습니다. 하지만 물리적인 것은 보조수단일 뿐입니다. 의식적으로 '그' 생각을 다른 어느 것보다 우선한다는 지속적인 자각이 중요합니다.

작심삼일도 과분하다 할 정도로 마음 잡기 힘든 세상입니다. 너무 정신이 없지요. 그렇기에 어느 한 장소(물리적이든, 정신적이든)를 마음의 현관으로 정해놓을 필요가 있습니다. 잊어버리면 안되는 중요한 것들을 그곳에 놓아두고 자주 들여다 봐야합니다. 그러면 마음이 먼저 따라갈 것이고, 몸이야 당연히 따라 움직일 겁니다.

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

GTD 프로세스의 마지막 단계인 실행입니다. 아무리 계획을 잘 잡아도 실제로 실천하지 않으면 아무 의미가 없지요. 그래서 실행은 GTD의 다섯 단계중 가장 간단하면서도 가장 중요한 단계입니다 ^^;;

어떤 행동을 선택해야 하나?

전에도 한번 언급했지만, GTD의 목적은 실행 단계에서 생각을 별로 하지 않아도 되게하는 것입니다. 시간이 나면, 목록을 보고 바로 선택해서 실행할 수 있어야 합니다. 그렇기에 정돈 단계에서 상황에 따른 분류가 중요합니다.

그래도 주어진 상황에서 선택할 수 있는 일이 여러가지가 있을 때, 무엇을 할지 선택하는 기준으로 GTD는 다음의 네가지를 제시합니다.

1) 상황

현재 있는 장소, 주어진 환경등을 말합니다. 예를 들어 이메일을 보내는 일이 아무리 중요하더라도 컴퓨터가 없다면 할 수가 없습니다. 집에서만 혹은 회사에서만 할 수 있는 일이 있지요. 현재 상황에서 할 수 있는 행동을 먼저 선택합니다.

2) 주어진 시간

회의와 회의 사이, 10분의 짧은 시간이 생겼습니다. 무엇을 할까요? 아무래도 '새로운 제안서 쓰기'보다는 '여행사에 전화하기' 혹은 '옆동료에게 A의 이전 경력이 무엇인지 물어보기'를 선택하는 것이 시간 사용에 현명할 것입니다.

3) 남아있는 기력

금요일 오후, 일주일간 밤잠 설쳐가며 준비한 회의를 마쳤습니다. 시간이 한두시간 남았는데... 일이 손에 안잡힙니다. 그럴때는 쉽게 할 수 있는 일을 선택하는게 낳겠지요. 예를 들어 '구독할 경영잡지 찾기' 혹은 '동창회 모임 연락하기' 같은 거요. 근데 이 기준을 적용할 때 조심해야합니다. 자칫하면 '하기 싫은 일을 미루기 위한  타당한 핑계'로 작용할 수 있거든요 ㅡ.ㅡ

4) 중요도

이제야 중요도가 등장합니다. Top-down에 익숙한 저 같은 사람에게는 이제야 중요도를 거론한다는게 말이 안되는 것 같지만, 한편으로는 나름 합리적입니다. 그래도 정말 중요한 일이라면 상황이나 여유시간에 핑계를 돌리는 것이 아니라, 중요한 일을 먼저 할 수 있도록 상황을 갖추어나가는 것이 필요하다 생각합니다.

일의 세가지 종류

실행과 관련해서 알렌은 일을 바라보는 흥미로운 패러다임을 제시합니다. 모든 행동은 다음의 세가지로 분류할 수 있습니다.

- 미리 정의되어진 일 수행하기 (Doing predefined work)
- 일이 나타나는대로 바로 하기 (Doing work as it appears)
- 새로운 일을 정의하기 (Defining work)

대부분의 경우 첫번째와 두번째에 대해서는 익숙합니다. 누군가 시킨 일, 혹은 당장 눈앞에 보이는 일을 하는 것은 아무나 할 수 있는 일이지요. 하지만 세번째의 '새로운 일 정의하기'를 효과적으로 하기 위해서는 어느 정도의 훈련이 필요합니다. 드러커는 지식노동자의 중요한 특징 중 하나가 '자신의 일을 정의하는 것'이라 했지요. 할 일이 없을 때 (사실 이런 경우는 거의 없지만 ㅡ.ㅡ) 아무것도 안하고 시간을 죽이는 것보다 자신이 해야할 일을 스스로 정의하고 수행하는 것이 필요합니다.

그럼 다음 행동은?

알렌은 어떤 상황에서든지 "다음에 해야할 일은 무엇인가? (What is next action?)"라는 질문을 던지라고 했습니다. 너무 오래 걸려 GTD의 앞부분을 잊어버리셨겠지만 어쨋든 다섯 단계를 다 정리했습니다. 이제 스스로에게 질문을 던지셔야 합니다. "이제 무엇을 할까?"라구요 ^^;;

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

정돈을 했으면 자주 들여다 보고 실행에 옮겨야합니다. 그렇지 않으면 아무 의미가 없지요. 여러번 언급한 웹프로그램 'Remember the Milk'라는 제목은 다음의 문장에서 나온 것입니다.

우유가 필요하다고 적어두는 것과 가게에 갔을 때 그것을 기억하는 것은 전혀 다른 문제이다. (It's one thing to write down that you need milk; it's another to be at the store and remember it.) - Getting Thins Done p45

적어놓기만 하고 기억하지 않는다면 아무런 의미가 없습니다. 그런 의미에서 검토는 GTD가 시간 낭비인가 아닌가를 결정하는 단계라 할 수 있습니다.
 
그럼 검토는 언제 할까요? 정답은 '무시로'입니다 ^^;;; 틈날 때마다 해야합니다. 상황이 바뀌면 (회사 도착, 학교 도착) 그 상황에서 해야할 일을 검토합니다. 기다리는 시간이 있으면 잊어버린 일이 없나 검토합니다. 화장실은 검토하기에 좋은 장소입니다 ^^;; 그러기 위해서는 휴대성이 중요하게 되지요.

검토(Review)의 순서

제 의견으로는 순서는 별로 중요하지 않다고 생각됩니다만, 그래도 GTD에서 제안하는 검토 순서가 가장 이치에 맞다 생각되어 적어봅니다. 알렌은 먼저 달력을 보라고 합니다. 오늘 혹은 지금 시간에 취해야할 행동이 뭔가 확인합니다. 그리고 상황이 우선하는 일을 먼저 봅니다. 예를 들어 사무실이면 @Office먼저, 그리고 @OnLine, @Computre, @Anywhere를 검토합니다. 그리고 상황에 상관없는 카테고리, 예를 들어 '전화걸기'나 '기다림' 항목들을 검토합니다. 그래도 시간이 남으면 ^^;; Someday/Maybe 항목들을 검토합니다.
 
주간 검토 -> 주간 GTD

알렌은 검토를 이야기하면서 주간 검토(Weekly Review)를 강조합니다. 그런데 주간검토라고 부르는 것은 잘못되었다는 생각이 듭니다. 검토만 하는 것이 아니라 GTD의 전체 프로세스를 다 돌린다고 생각하는게 맞습니다. 그래서 저는 "주간 GTD"라 부르는 것을 더 좋아합니다.

'수집'은 최초 수집 이후 수시로 발생을 하는 것이지만, 일주일에 한번 시간을 따로 내어 전체적으로 점검을 하는 것이 필요합니다. 이때 미리 작성한 '고려할 사항 목록 (Trigger List)'를 사용합니다. 처리와 정돈을 거쳐 행동리스트를 전체적으로 업데이트합니다.

어떤 경우에는 이미 정돈되어 있는 항목들을 다시 수집함에 넣는 것이 생각을 더 원할하게 할 수도 있습니다. 저는 일주일에 한번 정도, 카테고리에 맞지 않는 항목이 있으면 맞는 카테고리로 바꾸기도 하지만, 아예 수집함 (제 경우는 Unfiled)으로 돌려보냅니다. 그리고 나서 GTD 프로세스를 다시 타게 하는 겁니다.

바쁜 경우에는 어쩔 수 없이 뒤로 밀리긴 하지만 금요일 오후 한시반이라는 시간도 지킬려고 노력합니다. 금요일 오후는 알렌이 주간검토를 하기에 좋다고 추천하는 시간입니다. 일주일이 끝나가지만, 아직 완전히 끝난 것은 아니기에 충분한 기억을 가지고 있고, 검토하다 혹시 급한 일이 발견되면 처리할 시간이 있기 때문입니다.

검토하지 않는 기록은 시간낭비

다시 강조하지만 수시로 검토하며 기억하지 않는다면 시간관리를 위해 들인 시간이 오히려 낭비가 되어버립니다. 수시로 검토하고 실천하는 것이 필요합니다. 저도 아직 잘 못하지만, 검토하고 실천하는 만큼 도움이 되고 있으니 언젠가는 습관으로 정착하기를 바랍니다.

그런데 자주 들여다 보기 위해서는 의지도 필요하지만, 일단 시스템이 마음에 들어야 합니다. 예쁘거나 가지고 놀만하거나 ^^;; 이를 위해 작은 투자를 해도 괜찮다고 생각합니다. 예를 들어 알렌처럼 '팜을 가지고 놀기 위해' 자주 검토를 한다면... 본전은 뽑는 거니까요 ^^;;

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

앞의 2단계에서 처리단계의 가장 중요한 목적은 '열린 고리'에 대해 무엇을 할 것인가 결정하는 것이라 했습니다. 버릴 것인지, 다른 사람에게 넘길 것인지, 바로 처리할 것인지 정해야 합니다. 이에 따른 1차 분류가 처리 단계에서 일어나는데, 이를 더욱 세분화해서 이후 사용할 목적으로 정리 정돈하는 것이 3단계 정돈(Organize)의 목적입니다.

믿을만한 시스템 (Trusted System)

정돈을 하기 전에 '어디에' 정돈을 할 것인가를 결정해야 합니다. 이에 대해 GTD에서는 '믿을만한 시스템' (Trusted System)이라는 표현을 합니다. 믿을만하다는 것은 한번 기록을 하고 나면 잊어버릴 염려가 없다는 것을 뜻합니다. GTD에서는 사람의 머리가 가장 '믿을 수 없는 시스템'입니다 ^^;;

믿을만한 시스템이 될 수 있는 것은 무수히 많습니다. 예를 들어, 메모지 묶음, 포스트잇, 몰스킨 노트등도 믿을만한 시스템입니다. 전자적으로는 아웃룩을 비롯한 일정관리 시스템, Remember the Milk같은 웹기반 프로그램들도 다 믿을만한 시스템입니다. 한번 기록해놓으면 일부러 지우거나 사고가 생기지 않는한 남아있기 때문입니다.

하지만 GTD를 잘 활용하기 위해서는 범위를 좁혀 다음의 기준을 적용하는 것이 좋다고 생각합니다.

1. 기록한 후 언제든 다시 들여다 볼 수 있어야한다.

정돈의 목적은 이후 들여다 보고 무엇을 해야할지 결정하기 위한 것입니다. 따라서 정돈후 언제든 검토할 수 있는 매체여야합니다. 이를 위해 휴대성이 용이해야 하지요. 그리고 원하는 항목을 쉽게 찾을 수 있어야 합니다.

2. 카테고리 관리가 필요하다.

해야할 일의 리스트가 열개 스무개 안팍으로 끝난다면 굳이 분류작업을 할 필요는 없습니다. 하지만, 대부분의 경우 그 수는 훨씬 많게 되지요. 따라서 쉽게 분류작업을 할 수 있는 것이 필요합니다. 또 항목의 카테고리를 필요에 따라 바꿀 수 있는 것이 좋습니다.

3. '열린 고리'가 생기는 영역에 같이 있거나 가까운 것이 좋다.

표현이 애매하긴 하지만, 한마디로 할 일이 생기는 공간에서 최대한 가까운 것이 좋다는 것입니다. 불필요한 변환 작업을 하지 않기 위해서지요. 예를 들어 이메일이 요즘은 일의 큰 비중을 차지합니다. 따라서 이메일에서 바로 '해야할 일'을 만들어 낼 수 있다면 시간과 노력이 많이 줄어들게 됩니다. 이것을 해주는 툴도 여럿 개발되어 있구요.

이 목적만 만족된다면 어떤 툴이든지 상관이 없습니다. 제 경우는 카테고리 관리와 이메일과의 연계때문에 아웃룩을 선택했습니다. 그리고 휴대성 때문에 팜을 아웃룩과 연동시키구요.

정돈 / 카테고리 관리

그러면 어떻게 정돈를 할까요. 그런데 그전에 정돈의 대상을 명확히 할 필요가 있습니다. 약속이나 TO-DO 항목이라고 하기에는 대상의 폭이 넓습니다. GTD에서 정돈해야할 대상이 뭐다라고 명확히 말하지는 않지만 제가 보기에는 '행동'이라는 용어가 가장 근접한 것 같습니다. '열린 고리'를 수집하고 추려서, '무언가 행동을 취해야 할 것' 모두를 믿을만한 시스템에 기록하고 정돈하는 것입니다.

또한 정돈의 목적을 잊지 말아야합니다. 정돈은 이후 해야할 행동을 기억해내기 위한 것입니다. 하루에 발생하는 모든 일을 (기억할 필요가 없음에도) 일기처럼 기록할 필요는 없습니다. 또 하나의 목적은, 행동해야할 때 생각할 필요를 없애기 위한 것입니다. 상황에 맞게 분류를 해놓으면 행동할 때는 기계적으로 하나씩 선택해서 하면 됩니다. 물론 현실에서 그렇게 되기는 힘듭니다만, GTD의 철학은 그렇습니다.

카테고리는 크게 세가지로 나뉠 수 있습니다. 첫째 GTD 프로세스에서 기본적으로 생성되는 카테고리, 둘째 GTD에서 추천하는 카테고리, 그리고 개인적으로 추가할 카테고리입니다.

1. 처리단계에서 만들어지는 기본 카테고리

어느날/어쩌면(Someday/Maybe): 당장 취할 행동은 없지만, 나중을 위해 기억해두어야 할 일이 있을 수 있습니다. 또한 언젠가 하고 싶은 소망들이 있습니다. 예를 들어, 두달 후의 공연티켓 혹은 기타 배우기 같은 것입니다. 읽고 싶은 책, 보고 싶은 영화도 대상이 될 수 있지요. 마음 속에 담겨져 있는 '언젠가는 꼭'에 해당하는 것을 다 이 카테고리에 기록합니다.

프로젝트 리스트: 어떤 일을 수행하기 위해 두가지 이상의 행동을 필요로 하는 경우, GTD에서는 이를 프로젝트로 취급합니다. 모든 프로젝트를 기록할 카테고리가 필요합니다. 그리고 개별 행동과 프로젝트를 연결시킬 방법도 필요합니다.

기다림(Waiting): 내가 아니라 다른 사람에게 넘기는 것이 타당한 경우는 일을 넘깁니다(delegate). 넘기고 나서 잊어버려도 되는 경우는 기록할 필요가 없지만, 다른 사람의 결과를 체크할 필요가 있거나, 그 일의 결과가 다른 행동을 만들어내는 경우는 기다림 목록에 기록을 합니다.

달력(Calendar): 어떤 행동을 특정일 혹은 특정시간에 해야하는 경우, 달력에 기록합니다. 전에도 말했지만 달력에는 "꼭~" 그날 그시간에 해야하는 행동만 기록합니다. '한번 해볼까?'하는 것을 다 적고, 지키지 않으면 달력에 대한 신뢰도가 떨어지게 됩니다.

2. '다음행동목록(Next Actions)'

지금까지 분류안된 모든 행동은 다 Next Action입니다. 빨리 할수록 좋은 일들입니다. 다시 말하지만, 여기에 해당하는 것이 20개 이내라면 굳이 분류할 필요가 없습니다. 하지만 대부분 하나의 목록으로 관리하기에는 버겁게 되지요. GTD에서는 다음 행동을 상황에 따라 분류할 것을 제안합니다. 그래서 어떤 GTD 툴은 카테고리 대신 상황(Context)라는 용어를 사용합니다.

GTD에서 추천하는 카테고리는 다음과 같습니다.

전화(Call): 전화로 처리할 행동들입니다. 대부분 시간이 잠깐 생길 때 처리하면 좋습니다.

집(@Home): 집에서 해야할 일입니다. 아이들과 해야할 일. 부인과 해야할 일등... 특히 인건비 땜에 많은 집안일을 손수 해야하는 ㅡ.ㅡ 미국 거주자에게는 꼭 필요한 카테고리입니다.

컴퓨터(@Computer): 컴퓨터를 가지고 해야할 일입니다. 온라인인 경우에만 할 수 있는 일을 구분하기 위해 온라인(@OnLine)을 추가하는 것도 좋습니다.

사무실(@Office): 사무실에서만 할 수 있는 일입니다. 사람 만나서 이야기하는 것등이 이에 해당됩니다.

심부름(Errands): 소포 보내기등 이동중에 해야할 간단한 잡일들은 이 카테고리에 기록합니다.

아젠다(Agenda): 회의나 면담시 다루어야할 주제들을 미리 기록합니다. 상황에 따라 세부 카테고리를 만들 필요가 있습니다. 제 경우 AGND-BOSS라는 카테고리로 제 보스와 이야기할 기회가 생기면 다룰 주제를 미리 기록해둡니다.

읽기/검토(Read/Review): 검토해야할 서류나 읽어야할 기사들은 이곳에 분류합니다.

여기까지 보면 대략 GTD의 분류 원리를 이해하실 수 있을 겁니다. 이후에는 필요에 따라 카테고리를 추가하면 됩니다. 제 경우는 교회(@Church), 학교(@School), 어디든지(@Anywhere)를 추가해서 사용합니다.

상황에 따른 분류는 여러모로 잇점이 있습니다. 예를 들어 사무실에 도착하면 바로 사무실에서 해야할 일을 검토합니다. 그리고 컴퓨터에서 해야할 일, 온라인에서 해야할 일을 보지요. 해야할 일을 다 끝내면 기분이 좋구요 ^^;; 이를 위해서는 기록한 내용이 믿을만 해야합니다. 모든 열린고리와 모든 행동이 다 기록되어 있다고 믿을 수 있어야지요. 이것이 '믿을만한 시스템'의 원래 의미입니다 ^^;;

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

여기서 잠깐...

GTD가 너무 복잡하다는 의견을 여러번 듣습니다. 제 주위에도 GTD를 소개하면, 조금 이야기를 듣다가 "아~ 너무 복잡해. 안해"라고 하는 분들이 있더군요. 아무래도 설명하는 저의 문제인듯 합니다. 사실 GTD는 상식적으로 생각하면 너무나 당연한 것이기 때문입니다.

GTD의 기본 원리는 이렇습니다. "해야할 일이 뭔지 기록한다" -> "각각 어떻게 처리할지 결정한다" -> "알아보기 쉽게 정리한다" -> "때가 되면 실행한다". 여기에 추가로 "틈틈히 들