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마음의 균형(Stasis) 회복하기

시간/행동 관리 2009/05/23 01:43 Posted by 쉐아르

일이 너무 많아 마음이 복잡한 경험 누구나 해봤을 겁니다. 적당히 많으면 끝이 보이기에 열심히 하지만, 너무 많으면 오히려 미루게 되고, 무엇을 해야하나 우왕좌왕하게 됩니다. 저도 그런 경험을 많이 해봤지요. 매일이 그런 상황의 연속이라 할 수도 있구요.

어떻게 하면 마음의 안정을 찾을 수 있을까. 어떻게 하면 '정심여수'의 경지 ^^ 를 이룰 수 있을까 고민하다가 이전에 읽었던 것을 조합해서 다음과 같은 원칙을 만들어 봤습니다. 이른바 균형(Stasis) 원칙입니다.

Stop
일단 하던 일을 멈춥니다. 억지로라도 한두시간 아무것도 하지 않고, 자신만 생각할 수 있는 조용한 시간과 공간을 만듭니다. 사람은 하루에 이만가지 생각을 한다죠? 생각을 고요하게 만들기 위해서는 시간이 좀 걸릴 겁니다. 생각하는 것조차 멈춥니다. 평소에 생각이 많은 사람은 오랜 시간이 필요할 수도 있습니다.

Think
생각이 없어지면 그때 생각을 시작합니다. 시간관리의 파레토 법칙을 기억하면 좋을 겁니다. 내가 하는 일의 80%는 어쩌면 중요하지 않은 것일 수 있습니다. 무엇이 가장 중요한가, 어디에 힘을 쏟아야 하는가 생각해 봅니다.

Ask
물어봅니다. 무엇을 해야하는지, 왜 해야 하는지, 그리고 무엇을 원하는지. 명확하게 정의되지도 않은 상황에서 무작정 나아가면 힘과 시간만 낭비될 뿐입니다.

Simplify
상대해야할 일이 너무 크면 마음만 복잡하고 일의 진전은 없습니다. 1 KM는 1M가 천개 놓여있는 것일 뿐입니다. 큰 일은 잘게 나누어야 합니다. 그리고 하나만 생각합니다. What is the next step?

Ignore
해도 그만 안해도 그만인 일이라면 무시합니다. 남이 해도 되는 일은 최대한 빨리 넘기는게 좋습니다. 20%에 집중하기 위해서 80%는 일단 잊어버립니다.

Shut down
위와 같이 해도 해결이 안될 때가 있습니다. 피시에 문제가 너무 많아 손쓸수가 없을 때 가장 먼저 하는 일은 완전 꺼버리고(Shutdown) 다시 시작하는 겁니다. 생명에 관계되는 것이 아니라면 다 내려놓습니다. 그리고 몇시간 아니 며칠이 걸리더라도 생활을 정돈하는 것에 최우선을 둡니다.

사는게 너무 복잡하다 싶어 이 원칙을 제 생활에 적용해봤습니다. 문제 진단하고 - 원칙 만들고 - 임상 실험까지 완전 '혼자놀기'네요 ㅡ.ㅡ 다음번 포스팅에는 STASIS 원칙을 GTD와 연계해 적용한 경험을 소개하겠습니다.

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TAG GTD, Stasis, 균형, 시간관리의 파레토, 행동관리

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Sean Song의 생각
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마음의 균형 회복하기(stasis)
2009/05/23 08:45

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송동현 수정/삭제 댓글쓰기
좋은 말씀과 원칙들, 명심하도록 하겠습니다. 감사합니다.
2009/05/23 08:42
- 쉐아르 수정/삭제
  조금이라도 도움이 되셨다면 저도 기쁘지요 ^^
  2009/05/25 09:33

더욱 GTD스러워진 Jello.Dashboard 5.0

시간/행동 관리 2009/04/16 12:28 Posted by 쉐아르

제가 사용하는 GTD 프로그램은 Jello.Dashboard입니다. 프리웨어로 여기 가면 다운 받을 수 있습니다. GTD 애플이 꽤나 많지만, 이 프로그램을 선택한 것은 젤로가 아웃룩의 애드인이기 때문입니다. 이전에는 팜, 요즘은 블랙베리로 아웃룩과 연동해서 사용해왔기에 아웃룩에서 돌아가는 GTD 프로그램을 찾았던 겁니다.

4점대 젤로를 설치하고 일년 가까이 불편없이 사용해왔기에 새 버전에 대한 욕심이 별로 없었습니다. 그래서 젤로 홈페이지 방문도 뜸했는데 얼마전에 보니 메이저 업그레이드가 있었네요. 많이 달라졌습니다. 버전4가 GTD가 어울리지 않는 아웃'룩' ^^ 을 입었던 느낌이라면 5가 되면서 젤로가 더욱 GTD스러워졌습니다. 젤로 쓰는 즐거움이 더 커졌습니다. (GTD를 모르시는 분은 제가 쓴 GTD관련 글들을 참조하시기 바랍니다.)

우선 피부에 다가오는 가장 큰 변화는 사용 순서가 GTD 프로세스와 명확하게 연결되어 있다는 겁니다. 이전버전의 젤로는 GTD 프로세스를 사용할 수 있는 기능들을 제공하는 것이었습니다. 사용자가 알아서 GTD 프로세스를 사용하면서 필요한 부분을 찾아서 썼었지요.

처음에 젤로를 띄우면 이런 화면이 나옵니다.

버전 5부터는 위젯기능을 제공해서 홈에 원하는 것들을 추가할 수 있습니다. 포스트잇, 밀린 아이템, 중요아이템등 몇가지가 제공되고, 원하는 웹페이지를 덧붙일 수도 있습니다. 제 경우는 이 화면에 머무는 일이 거의 없어서 위젯의 유용성은 잘 모르겠습니다.

수집(Collect)이 참 맘에 듭니다. F2를 눌러서 수집으로 가면 횡한 창문이 하나 나옵니다. 이곳이 바로 수집함입니다. 생각나는데로 한 줄씩 적습니다. 제 경우는 벽에 붙여놓은 트리거 포인트(Trigger Point)를 보면서 생각나는데로 적습니다.

다 적고나면 '입력 내용 수집(Collect Entered Text)'를 누르면 수집이 끝납니다. (수집 버튼을 누르지 않고 나가버리면 입력 내용이 다 사라집니다. 개선이 필요한 사항이지요.)

수집 다음은 처리(Process) 단계입니다. 수집함에 담겨져 있는 항목들을 하나씩 처리하는 것이지요. 그래서 젤로에서는 처리라고 안하고 수집함(Inbox)라고 부릅니다.

인박스에 가면 수집된 항목들이 보입니다. GTD 원칙에 따라 위에서부터 아래로 내려가면서 금방 처리할 수 있는 일은 바로 해버리고, 아닌 경우는 Context를 설정합니다. 한번 인박스를 열면 닫을 때는 하나도 남지 않게 하는게 목표입니다.

인박스를 마치고 나면 정리단계까지 마치게 되므로 다음으로 사용하는 창문은 리뷰(Review)입니다. Context별로 열어서 어떤 항목이 남아있나 확인하고 필요에 따라 처리하면 됩니다. 젤로가 GTD에서 한걸음 더 나간 것이 !Next 입니다. 주로 기존의 Context에 추가로 !Next 를 설정함으로 우선적으로 처리해야할 항목들을 쉽게 보게 해주는 역할을 합니다. 많이 도움이 됩니다.

이밖에 타스크들을 한눈에 볼 수 있게 해주는 마스터리스트도 가끔 유용하게 사용됩니다.

GTD를 지원하는 좋은 프로그램이 참 많습니다. 어느것을 사용하든 꾸준한 실천이 중요하겠지요. 하지만 좋은 프로그램이 있으면 GTD를 사용하는 맛이 더 좋습니다. 아웃룩을 일정관리및 태스크관리로 사용하는 분에게는 젤로.대시보드 강추입니다 ^^

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TAG GTD, Jello.Dashboard, 시간관리, 아웃룩, 일정관리, 젤로 대시보드, 태스크관리

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토비 수정/삭제 댓글쓰기
여기서 GTD에 대해서도 알게됐는데, 좋은 툴도 소개해 주셔서 감사합니다.
2009/04/16 13:06
- 쉐아르 수정/삭제
  도움이 되셨다니 저도 기쁩니다.
  
  "저도 이제 한국에서 GTD 전문가로 행세해도 될까요?"
  
  ㅎㅎ ... 토비님은 제가 이런 표현을 왜 썼는지 아시죠? ^^
  2009/04/17 03:08
정진호 수정/삭제 댓글쓰기
좋은 정보 감사합니다. 그동한 Mac용 Things 만 쓰다가 윈도우즈 아웃룩에서 쓸 만한 GTD 툴을 찾고 있었는데 이렇게 멋진 녀석이 있었군요. :)
2009/04/16 14:21
- 쉐아르 수정/삭제
  네. 아웃룩에서 돌아가는 GTD 툴중에 젤로가 제일 괜찮은 것 같습니다. 특히 5.0대는 참 좋습니다.
  
  근데 사실 전 Things의 아릿따운 모습에 맥을 쓰고 싶은 욕심마저 생겼습니다 ^^
  2009/04/17 03:09
데굴대굴 수정/삭제 댓글쓰기
영어 울렁증이 있는 저에게 영문 아웃룩을 보여주시다뉘... ㅠ.ㅠ
2009/04/16 21:09
- 쉐아르 수정/삭제
  ㅎㅎ 뭐 울렁증까지는요 ^^
  2009/04/17 03:15
정의의소 수정/삭제 댓글쓰기
저도 개인적인 일은 Tings를 사용하고 업무(회사에서만 할 수 있는)는 Jello를 사용했습니다.
그런데 업데이트 소식은 몰랐네요. 감사합니다. ^^;
2009/04/17 00:09
- 쉐아르 수정/삭제
  네. 업데이트 되었습니다. 젤로 사용해오셨다면 더 맘에 드실겁니다. 아직 5.0 초기라 여기저기 버그는 있습니다. 개선해야할 점도 있구요. 그래도 더 GTD스러워진게 무엇보다 맘에 듭니다.
  2009/04/17 03:16
한방블르스 수정/삭제 댓글쓰기
지메일만 사용하였는데 데모 동영상을 보니 아웃룩을 써 봐야겠다는 생각이 팎~ 듭니다..
2009/04/17 02:23
- 쉐아르 수정/삭제
  지메일은 POP를 지원하기에 아웃룩으로 메일을 받고 또 아웃룩에서 보내실 수도 있습니다. 둘을 같이 쓰면 편합니다. 제가 그렇게 쓰고 있거든요.
  2009/04/17 03:16
Health2.0 수정/삭제 댓글쓰기
좋은 정보 감사합니다. 쉐아르님 덕분에 GTD를 알게 되어 지금까지 잘 사용하고 있었습니다.
저는 아웃룩 작업 기능을 이용하여 GTD를 허접하게 사용했었습니다. 일단 작업으로 등록하고 등록된 작업들을 Next Action, Somday/maybe, project 등으로 범주로 나누어 사용했었습니다. 작업 view에서 범주로 정렬을 하면 그럭 저럭 사용할 만 했죠. ^^
지금 jello 설치했는데 정말 좋네요. 잘 사용해보겠습니다. 감사
2009/04/17 10:23
- 쉐아르 수정/삭제
  젤로도 내부적으로는 같은 기능을 사용해서 구현이 되어 있습니다. 그걸 더 보기 좋게 겉치장을 한거라고 할까요? 정보가 도움이 되셨다고 하니 저도 기쁩니다 ^^
  2009/04/22 02:01
아름프로 수정/삭제 댓글쓰기
좋은 글 감사히 봤습니다.
저는 Lifemanager를 쓰고 있는데.. 젤로도 살짝 살펴봐야겠습니다. ^^
2009/04/17 10:35
- 쉐아르 수정/삭제
  네. 라이프 매니저도 굉장히 좋은 프로그램입니다. 순수하게 다른 이들을 돕는다는 생각으로 이런 프로그램 만들어내시는 분들 보면 참 대단합니다.
  2009/04/22 02:02
한방블르스 수정/삭제 댓글쓰기
이거 쓰면 쓸수록 물건이란 생각이 듭니다. GCal과의 연계는 아직 미정이지만요...
아웃룩에서 사용하지 않아도 된다는 점도 맘에 듭니다.. 감사합니다..
2009/04/19 16:52
- 쉐아르 수정/삭제
  아웃룩 말고 브라우저에서 쓸수도 있는데 저는 그렇게 사용해본적은 아직 없습니다. 어떤가요? 다른 점이 있나요?
  
  이번 업그레이드로 더 젤로 쓰는 맛이 좋아졌습니다 ^^
  2009/04/22 02:13
- 한방블르스 수정/삭제
  로칼에서 브라우저로 사용할 수 있습니다 물론 IE에서만 사용가능하지만요. 아웃룩을 별도로 실행하지않아도 사용가능합니다. 메일도 가능하구요.
  덕분에 좋은 툴을 알게되어 잘 사용하고 있습니다. 물론 툴이 좋다고 잘 활용하는 것은 아니지만요. 어제는 그간 올려주셨던 GTD관련 포스트를 다시 읽었습니다. 감사합니다. ^.^
  2009/04/22 09:10
- 쉐아르 수정/삭제
  그렇군요. 그래도 데이타는 아웃룩에 남는 방식으로 할 것 같네요. 저는 지금도 별로 불편함 없이... 아니 아주 기분좋게 사용하기에 별 불만이 없습니다. 뭐... 몇가지 개선했으면 하는 점들이 있긴 하지만요.
  2009/04/28 04:12
brandon419 수정/삭제 댓글쓰기
저도 한번 사용해 보겠습니다. 좋은 정보 감사해요.^^
2009/04/19 22:22
- 쉐아르 수정/삭제
  네. 한번 사용해보세요. 만족하실 겁니다 ^^
  2009/04/22 02:28
빠야지™ 수정/삭제 댓글쓰기
Outlook + OneNote 를 사용하고 있습니다. 일단 손에 익고 나니 좋은 정보를 알게되도 선뜻 옮기기가 힘이드네요. 항상 좋은 정보 감사합니다.
2009/04/20 13:06
- 쉐아르 수정/삭제
  저도 Outlook + OneNote를 사용하고 있습니다. OneNote는 주로 정보 저장용으로 쓰고 있지요. 젤로는 시간관리용이구요.
  2009/04/22 03:18

[연말 특집] 2008년에 읽은 책 베스트 5

책 그리고 글 2008/12/24 14:25 Posted by 쉐아르

산나님과 Inuit님이 올해 읽은 책을 정리하는 것을 보았습니다. 연말이 되어 올해를 돌아보는 의미로 게다가 포스팅 거리도 떨어지다 보니 저도 동참을 합니다. 생각해 보니 최근 몇년간 올해만큼 책을 적게 읽은 해가 없는 듯 합니다. 학습에 책만큼 중요한 것이 없는데 무엇하느라 책읽기를 게을리 했는지... 많이 반성이 됩니다. 내년에는 매주 한권을 위해 열심히 뛰어야 겠습니다 ^^;; 어쨋거나 얼마 안되는 책중에서 추려낸 ㅡ.ㅡ 2008년 베스트 5입니다.

비슷한 것은 가짜다 - 10점

정민 지음/태학사

2007년에 다산 선생을 만났다면, 2008년에는 연암을 엿보고자 시도했던 해입니다. 그래봐야 책 두권 (비슷한 것은 가짜다, 열하일기) 읽은 게 다였지만, 그래도 연암을 알고 싶다면 이 책은 반드시 읽어야할 책이라 추천하고 싶습니다. 정민 선생의 정성스런 해석과 해박한 주석은 책 읽는 재미를 더해줍니다.

조선시대 지식인의 삶과 사상은 아직도 큰 관심으로 남아있습니다. 2009년에는 더 깊이 공부해보고 싶습니다.

나는 학생이다 -

왕멍 지음, 임국웅 옮김/들녘(코기토)

아직도 읽고 있는 책이지만 올해가 가기전에 끝낼 것이므로, 그리고 당연히 올해 베스트 5에 들어갈만 하므로 여기에 선택했습니다. 어린 나이에 혁명에 가담, 정권의 부침을 경험한 노작가가 후배들에게 권하는 글은 문장마다 힘이 실려 있습니다. 그의 인생에 전적으로 동의하지 않다 하더라도, '나는 학생'이라고 당당하게 이야기하는 그의 정체성에 대한 고백만으로도 충분히 읽을 가치가 있는 책입니다.

내면 세계의 질서와 영적 성장 - 10점

고든 맥도날드 지음, 홍화옥 옮김/IVP(한국기독학생회출판부)

십여년만에 다시 이 책을 읽었습니다. 세번째 읽은 것이고 개정판으로는 처음입니다. 기독교인으로서 단순히 종교적인 열심만이 아닌 가치있고 정돈된 삶을 살기 위해서 반드시 읽어봐야할 책입니다. 실패의 경험만큼 그리고 지속적인 성찰과 단련만큼 깊어진 고든 맥도날드의 교훈은 나도 그러한 질서 정연한 삶을 살고 싶다는 긍정적 욕심을 갖게 만듭니다.

Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity (Reprint, Paperback) -

데이비드 알렌 지음/Penguin Group USA

2008년 제 블로그의 가장 중요한 주제는 GTD였습니다. 프랭클린 시스템의 Top Down과는 다른 Bottom Up 방식의 시간/행동 관리 방식으로 저에게 큰 도움을 주었습니다. 한국에서는 공병호 번역의 '끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기'가 있다고 알고 있습니다만, 번역판은 절판이고 또 번역상 문제가 있다는 평이 있어 원서를 추천합니다.

칼의 노래 -

김훈 지음/생각의나무

평소 경영/자기계발/리더십 관련된 책만 보던 저에게 문학에 대한 재미를 일깨워준 책입니다. 더불어 좋은 문장을 쓴다는 것은 그 자체만으로 얼마나 큰 즐거움인가를 느끼게 해주었습니다. 욕심 같아서는 김훈의 모든 책을 구해서 읽고 싶었지만 올해는 칼의 노래와 남한산성으로 만족해야 했습니다. 내년에도 꾸준히 김훈의 책은 읽어야할 책 목록에서 떠나지 않을 것입니다.

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TAG 2008년, GTD, 고든 맥도날드, 김훈, 나는 학생이다, 내면세계의 질서와 영적 성장, 데이비드 알렌, 박지원, 베스트 5, 연암, 왕멍, 책, 칼의 노래

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2009/01/04 23:02

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sanna 수정/삭제 댓글쓰기
'나는 학생이다'-제 지난해 '베스트 5' 중 한 권이었답니다. 노작가의 위엄과 여전히 젊은이같은 생기가 동시에 담긴 책이지요. 지금도 가끔 펼쳐본답니다. '비슷한 것은 가짜다'도 읽어봐야 하겠군요.
2008/12/24 21:42
- 쉐아르 수정/삭제
  네. 경륜에서 우러나오는 삶의 교훈들이 한줄 한줄 마음을 뛰게 합니다. 산나님의 서평을 보고 미탄님이 이 책을 선택, 여러번 글을 올리셨지요. 그 글들이 제가 이 책을 선택한 동기였으니 결국 산나님이 시작이시라 할 수 있습니다 ^^
  2008/12/25 14:10
한방블르스 수정/삭제 댓글쓰기
저도 GTD는 아주 잘 읽었습니다.. 즐거운 크리스마스되세요..
2008/12/24 21:13
- 쉐아르 수정/삭제
  네. 실제적인 도움이 되는 책이지요. 구성만 조금 더 깔끔했으면 하는 욕심이 들긴 합니다 ^^
  2008/12/25 13:55
Inuit 수정/삭제 댓글쓰기
정민 교수의 글이라면 안봐도 믿음직한 구석이 있습니다.
물론 쉐아르님 리뷰를 읽어서 알고 있지만. ^^

우리나라에는 GTD가 품절이더군요.
제 직원들 교재로 선물하려 했는데 없습니다.
제 책 돌려읽혀야 하는 처지입니다. ^^
2008/12/24 21:35
- 쉐아르 수정/삭제
  네. 제가 지금까지 봐온 정민 교수님의 책은 모두 일정 정도 격을 갖추고 있더군요. 이만한 퀄러티로 여러권의 책을 내시는게 대단하다 생각이 들었습니다.
  
  GTD가 품절인가요? 이쪽에서는 요즘 할인 판매까지 하던데요. 혹시 필요하시면 알려주시기 바랍니다 ^^
  2008/12/25 13:57
이승환 수정/삭제 댓글쓰기
영어로 읽어야 한다.
but 영어 실력이 없음.
부족하나마 한글이라도 구해보자
but 품절...

orz...
2008/12/25 10:31
- 쉐아르 수정/삭제
  그러게요. 나름 제가 적은 GTD 소개로도 충분하다 자신합니다만 (퍽~ ㅡ.ㅡ)
  
  사용자가 늘어나면 한국에도 괜찮은 GTD 소개 책자가 나오지 않을까 예상됩니다. 시간되면 저도 하나 써보고 싶긴 한데 출판사에서 받아줄까 걱정이 됩니다 ^^
  2008/12/25 13:59
Strongberry 수정/삭제 댓글쓰기
오랜만이에요 쉐아르님~
회사에서 동료직원 책상에 낯익은 사진(쉐아르님의 존안!)이 뵈길래 봤더니 이 블로그에서 GTD관련글 인쇄한 거더라구요.

GTD 번역서가 품절되었다니..^^; 옛날에 사둔게 왠지 다행이다 싶네요. 그리고 생각해보니 저도 매년하던 올해의 도서 결산을 해야겠네요! +_+

복된 성탄절 되시고 새해에도 좋은 글 부탁드립니다. ^^
2008/12/25 13:10
- 쉐아르 수정/삭제
  Strongberry님. 정말 오랜만에 뵙습니다. 프리랜서 일은 잘 진행되고 있는지요?
  
  GTD 소개가 많이 안되긴 안되었나 봅니다. 제 글을 프린트해서 보신다니 왠지 기분 좋은데요?
  
  블로그가 바뀌었네요. 저도 블로거닷컴에 영문용으로 하나 블로그를 가지고 있지만, 거의 손을 못대고 있습니다.
  
  좋은 날 되시기 바라구요... 하나님의 평강이 항상 함께 하시길 소망합니다.
  2008/12/25 14:07
한방블르스 수정/삭제 댓글쓰기
저는 알라딘 중고샵에서 구매를 하였습니다.

세아르님 한번 쓰시지요.
GTD와 ZTD를 같이 쓰시면 프랭클린보다 훨신 반향이 좋을 듯합니다.
2008/12/25 19:04
- 쉐아르 수정/삭제
  ZTD도 사용하시나 보네요. 한국에는 별로 알려지지 않았다 생각했는데요. 요즘 나오는 시간관리 기법들을 묶어서 설명하는 것도 괜찮을 것 같습니다. 지적소유권의 문제가 어떻게 될지 모르겠지만 그것만 해결되면 괜찮은 주제 같습니다.
  2008/12/28 01:32
해피아름드리 수정/삭제 댓글쓰기
우왕....책을 읽는다는 거 정말 행복한 일이죠..
이렇게 다시 돌아보는 것 또한 값진 일이구요...
행복한 연말 마무리 잘하시구요 새해에도 축복가득 하세요^^
2008/12/26 13:32
- 쉐아르 수정/삭제
  네. 책만큼 좋은게 세상에 별로 없지요. 물론 좋은 책 나쁜 책이 있지만요. 그렇기에 이렇게 좋은 책을 서로 추천하는 것은 좋은 일이라 생각합니다 ^^
  
  해피아름드리님의 연말은 어떠신가요. 행복하시구요. 새해에도 멋진 사진과 글 부탁드립니다.
  2008/12/28 01:34
두부양와 왕만두군 수정/삭제 댓글쓰기
좋은 책 소개 감사드립니다. 저도 "내면세계의 질서와 영적 성장"을 다시 한번 읽으며 2009년을 준비해야 겠네요. 나이를 먹어도 아직 내면은 잠잠하지 못하고 질풍노도네요. 개인적으로 정민교수님의 책을 좋아합니다. 삶이 힘들 때마다 정민교수님이 쓰신 "다산어록청상'을 읽습니다. 그리고 다시 초심으로 돌아갈려고 노력합니다. 2009년에도 건강하시고 좋은 책 많이 소개해주시기 바랍니다. 하나님의 축복과 은혜가 쉐아르님 가정에 넘치시길 소원합니다.
2008/12/26 16:15
- 쉐아르 수정/삭제
  감사합니다. 닉네임이 굉장히 특이하세요 ^^
  
  2009년에 읽으시려 계획하시는 책들이 상당히 많던데요. 저도 그렇게 모아놓고 사진한번 찍어야겠습니다. 저도 사다놓고 읽지 않은 책들이 너무나 많아서요. 내년은 새로 책을 사지 않고 일단 있는 책들을 다 읽는 해로 삼아야겠습니다.
  
  정민교수님의 다산어록청상... 기억하겠습니다 ^^
  2008/12/28 01:38
격물치지 수정/삭제 댓글쓰기
내면세계의 질서와 영적성장이라는 책은 꼭 읽어 보고 싶군요... ^^
2008/12/27 10:23
- 쉐아르 수정/삭제
  네. 제가 아는 기독교인 모두, 그리고 기독교인이 아니더라도 그에 대한 거부감이 없으신 모든 분에게 추천하는 책입니다 ^^
  2008/12/28 01:39
brandon419 수정/삭제 댓글쓰기
저도 올 해는 퍽이나 책을 안 읽은 것 같네요. 원래 별로 읽지도 않지만서도요. 새해에는 책 좀 열심히 읽자 각오하게 됩니다.^^
2008/12/28 03:21
- 쉐아르 수정/삭제
  시험때문에 바쁘셔서 그렇겠지요. 새해에는 서로 화이팅입니다 ^^
  2008/12/28 05:57
데굴대굴 수정/삭제 댓글쓰기
오... 읽고 싶은 책이 대폭 늘어났어요...
2009/01/21 19:07
- 쉐아르 수정/삭제
  워낙에 빨리 읽으시니... 이번에 추가된 것도 어서 읽으시고 서평 올려주세요 ^^
  2009/01/22 22:29

GTD 활용 팁 #1 – 이메일

시간/행동 관리 2008/11/13 19:05 Posted by 쉐아르

이메일 얼마나 받으세요? 전 좀 많이 받는 편입니다. 회사 메일로 받는게 하루에 150개에서 200개 정도 되니까요. 제가 보내는 메일은 대략 50개 정도 됩니다. 일단 양이 많다보니 며칠만 신경 안쓰면 바로 잔뜩 밀려버립니다. 휴가 땜에 일주일 안보면 천단위로 넘어가지요. 저희 회사에도 많은 사람들이 다 읽는 것은 포기하고 열지 않은 메일을 잔뜩 쌓아놓고 지내는 것을 볼 수 있습니다.

그중 5% 정도는 전체 공지 혹은 회사 카드에서 온 것처럼 제목만 봐도 나와는 상관없다는 것을 알 수 있습니다. 하지만 30%는 관련 부서의 메일이라 최소한 내용이 뭔지 봐둘 필요는 있고, 나머지는 제 일과 직접 관련이 있습니다. 전에는 이메일을 읽고 바로 바로 처리했습니다. 열고나서 처리 안하면 하루만 지나도 잊어버리고 일에 구멍이 생기기 때문에 그걸 방지하기 위해였습니다. 그런데 이게 끝이 없습니다. 자고 일어나면 오십통 정도 쌓여있는데 다 처리하려면 두세시간 후딱 지나갑니다.

요즘은 이메일에도 GTD의 원리를 적용하고 있습니다. 덕분에 밀리지도 않고, 필요한 처리를 다 할 수가 있습니다. 이를 위해서는 GTD툴이 필요합니다. 회사에서 아웃룩을 사용한다면 Jello.Dashboard 강추입니다. 이메일에서 바로 태스크로 전환시킬 수 있으니까요. 제 경우는 회사가 로터스 노츠를 쓰기에 좀 불편하긴 합니다. 노츠에 추가로 아웃룩을 띄워놓고 메일 처리를 하니까요.

GTD의 시작은 수집입니다. GTD Flow를 보면 이해가 쉬울 것 같네요. 제일 먼저 이메일을 보고, '나와 상관이 있는가?', '지금 당장 해야할 일이 있는가?'를 생각합니다. 절대로 지켜야할 원칙은 바로 응답하고자 하는 욕구를 누르는 것입니다. 처리 작업은 GTD의 기본 플로우와 같습니다. 지우거나, 나중에 보기 위해 Follow-up Flag를 달거나, 정리를 위해 다른 폴더로 옮겨 놓습니다. 행동을 취해야 하는 메일의 경우는 처리방법은 두가지 중의 하나입니다. 답장을 쓰는데 1분이 안걸린다 확신될 때만 바로 답을 합니다. 그렇지 않다면 Outlook의 GTD 툴에 해야할 행동을 적습니다. "OT101의 스코프 리뷰" 뭐 이런 식으로요. 이런식으로 처리하면 메일 하나에 평균 30초 이상을 안씁니다. 최대한 빨리 무엇을 해야할지만 적어놓고 넘어갑니다. 그리고 나면 그다음은 일반 GTD 프로세스와 다를 것이 없습니다. 이렇게 작성된 태스크는 다른 태스크와 섞여 다시 한번 처리 과정을 거칩니다.

블랙베리를 쓰면서부터는 상당한 수의 메일을 블랙베리로 처리합니다. 이 경우도 크게 다르지는 않습니다. 다만 블랙베리에서는 태스크를 만들기가 불편합니다. 대신 후속작업이 필요한 메일을 Follow Up이라는 폴더로 옮겨 버립니다. 이메일을 다 처리하고 나서는 Follow Up폴더로 가서 하나씩 하나씩 처리를 합니다. 한번 처리가 끝났기에 이번에는 중요도에 따라 선택해서 처리합니다.

이메일을 철해놓는 작업도 중요합니다. 그런데 분류를 잘해놓다 보면, 원하는 폴더로 갈때까지 몇번 드릴다운을 해야되기에 시간이 걸립니다. 그래서 제 경우에는 현시점에 활동이 벌어지는 일에 대한 폴더를 가장 상위에 만들어 놓습니다. 그렇게 함으로 폴더를 찾는데 걸리는 시간을 줄이는 것이지요. 어느 정도 시간이 지나면 폴더채 옮겨서 분류작업을 해버리면 됩니다.

이렇게 적고 나니 모든 메일을 다 차곡차곡 분류하는 것 같은데 그렇지는 않습니다. 많은 메일을 기본 Inbox에 그냥 쌓아놓습니다. 정말 필요한 것 아니면 분류 안하고 그냥 보관합니다. 그래도 확실한 것은 GTD를 사용하고 나서는 미루어 놓는 메일은 없다는 겁니다 ^^

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TAG GTD, 이메일

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RTM을 이용한 GTD식 할 일 관리 1편
Tracked from 도도빙 삭제
RTM (Remeber The Milk)는 온라인 할일 관린 서비스 입니다. 아마도 이 재밌는 네이밍은 마트에 갈 때마다 꼭 필요한 것을 까먹고 사오지 못하는 것을 빗댄 것 같습니다. GTD (Getting Things Done)을 알게 되고나서 어떻게 하면 편리하게 이것을 적용할 수 있을까 하는 생각에 몇 가지 소프트웨어와 웹서비스를 찾아보다가 RTM을 발견하게되었습니다. Life is Good에 소개된 소프트웨어인 GTD free는 괜찮은 소프트..
2008/11/22 22:23

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inuit 수정/삭제 댓글쓰기
정말, 이메일을 모아서 처리만 해도 시간효율이 증가하지요.
저도 아웃룩 플래그를 많이 사용하는데, Jello는 처음 듣습니다. 소개 고맙습니다. ^^
2008/11/13 22:14
- 쉐아르 수정/삭제
  네. 이메일이 일에 집중을 못하게 하는 경우가 많이 있지요. 하루에 몇번으로 몰아서 처리하는게 도움이 많이 되는 것 같습니다.
  
  Jello.Dashboard에 대해서는 리뷰를 쓰리라 작정한게 반년은 된듯합니다 ㅡ.ㅡ 공짜이면서도 참 좋은 툴입니다.
  2008/11/14 20:16
이승환 수정/삭제 댓글쓰기
200통이라니, 업무량 과다를 넘어 매일이 철야모드겠군요;;;
2008/11/15 18:09
- 쉐아르 수정/삭제
  이메일 갯수가 꼭 업무량이랑 바로 연결되는 것은 아닙니다 ^^ 그저 봐야될 메일을 체크하는데 시간이 많이 걸리는 거죠. 같이 일하는 사무실이 여러군데 널려있고, 또 블랙베리등 커뮤니케이션이 발달될수록 이메일을 많이 사용하게 되는 것 같습니다.
  
  근데 요즘은 이메일 갯수랑 상관없이 매일이 철야모드입니다 ㅡ.ㅡ
  2008/11/16 17:59
서울비 수정/삭제 댓글쓰기
저는 삭제할 건 삭제하구.. 지메일이기 때문에 지나가거나 처리된 것은 archive아카이브 합니다.
폴더가 없지만 나중에 구글의 검색기능으로 원하는 메일을 금새 차지 때문에 처리되면 저장하구요
다시 보거나 진행중인 것은 무조건.. 인박스...

그런데 문제는 인박스에 넘쳐나는 메일들.. ㅠㅠ
2008/11/17 11:16
- 쉐아르 수정/삭제
  저도 인박스에 쌓여있는 메일 때문에 짜증날 때도 있었지만, 요즘은 그냥 그러려니 합니다. '너희들은 폴더에 저장될 자격이 없어!' 그러면서요 ^^
  
  지메일만 되도 정말 좋을 것 같습니다. 로터스 노츠 너무 안좋아요 ㅡ.ㅡ
  2008/11/20 00:36
데굴대굴 수정/삭제 댓글쓰기
저는 내용조금보기를 적극 활용합니다. 다른 사람이 보기에는 조금 난잡해 보일 수 있는데, 이름과 첫줄만 읽어도 사실 메일을 열어야 할 것은 많이 줄어듭니다. 그리고 읽는 즉시 범주나 깃발로 표시를 하지요. 깃발로 내가 해야 할 일 여부를 결정하고 범주로 언제까지 해야 할 일인지를 체크합니다.

그리고 이 작업이 바로 진행되어야 할 일이라면 바로 작업이나 스케줄에 떨어뜨려두지요. 이 작업이 끝나면 제가 보는건 메일함이 아니라 일정폴더와 작업폴더 뿐이죠.

그런데, 이렇게 쓰면 하나 문제가 생깁니다. 바로 메일이 메일함에서 이동되므로 메일은 과연 어디에 있느냐?라는 질문인데, 이는 데스크톱서치로 처리합니다. 문서와 메일이 한꺼번에 연동되어 있는 경우가 많으므로 '어디에 뭐가 있는가(Where)?'를 기억하는건 효율적이지 않더군요. 이 보다는 '기록이 있는가 여부(Y/N)'를 확인하는게 더 빨랐습니다.

이 방법을 사용하는 이유가 꼭 아웃룩이나 다른 툴이 설치되지 않아도 괜찮기 때문입니다. (다행히 회사 메일 서버가 익스체인지 서버이므로 모바일 환경에서도 잘 붙는다는... ^^)
2008/11/24 16:46
- 쉐아르 수정/삭제
  메일을 굉장히 효과적으로 활용하십니다. 댓글 쓰신 그대로 포스팅을 하나 해도 될 것 같아요 ^^
  
  구글 데스크탑을 쓰면 굳이 노력 많이 안해도 원하는 것을 쉽게 찾을텐데 회사에서 구글 데스크탑을 사용못하게 합니다. 뭐가 두려운지... ㅡ.ㅡ 저희 회사도 빨라 익스체인지로 갔으면 좋겠습니다. 노츠는 너무 제한된게 많아요
  2008/11/30 07:09

Mind Like Roller Coaster

일기 혹은 독백 2008/11/13 04:54 Posted by 쉐아르

데이비드 알렌은 그의 책에서 '수면과도 같은 마음 (mind like water)'을 이야기했습니다. 평소에는 고요하게 있다가도 주위의 작용에 기민하게 반응하고, 또 시간이 지나면 처음의 잔잔함으로 바로 돌아가는 그런 마음이지요. GTD의 목적이 바로 이런 수면같은 마음을 얻기 위한 것입니다.

요즘 제 마음을 돌아보면 수면 같기는 커녕, 완전 롤러코스터입니다. 청룡열차, 팔팔열차 뭐 이런게 시시하다 할만 하지요 ^^ 일이 너무 많았습니다. 낮과 밤으로 계속 되는 일에 몸과 마음이 다 잡혀 있었다고 할까요. 좀 시간이 남으면 남편으로, 아버지로 해야할 일들이 널려 있고… 이래 저래 블로그에 들어올 정신이 하나도 없었습니다.

정신을 좀 가다듬고자 머리비우기를 다시 열심히 했습니다. GTD를 계속 사용해왔지만 자잘한 방청소로는 어느새 머리 속에 자리잡고 끄집어 내지 않은 생각들이 많더라구요. 대청소한다는 생각으로 다 꺼집어내고 나니 조금 여유가 생겼습니다. 그래도 지금 맡은 일 끝내기 전에는 여유가 많이 있을 것 같지는 않지만, 그래도 블로그에 들어올만큰 엉망이지는 않을 듯 합니다 ^^

그나 저나 몇달만에 다시 온 인도의 인터넷은 여전히 느리군요. 이래서 사진이라도 하나 올릴 수 있을지 모르겠습니다 ㅡ.ㅡ

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TAG GTD, 근황

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미탄 수정/삭제 댓글쓰기
인도에 출장가셨군요.
저는 가 봐야 수원화성인데 ^^
정말 글로벌시대임을 느끼게 하네요.
쉐아르님 모습을 드러내주셔서 반갑습니다.
2008/11/13 22:12
- 쉐아르 수정/삭제
  네. 인도에 또 왔습니다. 뭐 말이 좋아 글로벌이지, 글로벌 때문에 잃는 것도 많습니다. 일단 근무시간의 시작과 끝이 없어요 ㅡ.ㅡ
  
  미탄님은 따님과 함께 인도여행 하시지 않았나요? 전 오히려 수원산성에 가보고 싶어요 ^^
  2008/11/14 20:15

GTD 따라잡기 #8 - 단계 5 : 실행 (Do)

시간/행동 관리 2008/05/15 01:07 Posted by 쉐아르

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

GTD 프로세스의 마지막 단계인 실행입니다. 아무리 계획을 잘 잡아도 실제로 실천하지 않으면 아무 의미가 없지요. 그래서 실행은 GTD의 다섯 단계중 가장 간단하면서도 가장 중요한 단계입니다 ^^;;

어떤 행동을 선택해야 하나?

전에도 한번 언급했지만, GTD의 목적은 실행 단계에서 생각을 별로 하지 않아도 되게하는 것입니다. 시간이 나면, 목록을 보고 바로 선택해서 실행할 수 있어야 합니다. 그렇기에 정돈 단계에서 상황에 따른 분류가 중요합니다.

그래도 주어진 상황에서 선택할 수 있는 일이 여러가지가 있을 때, 무엇을 할지 선택하는 기준으로 GTD는 다음의 네가지를 제시합니다.

1) 상황

현재 있는 장소, 주어진 환경등을 말합니다. 예를 들어 이메일을 보내는 일이 아무리 중요하더라도 컴퓨터가 없다면 할 수가 없습니다. 집에서만 혹은 회사에서만 할 수 있는 일이 있지요. 현재 상황에서 할 수 있는 행동을 먼저 선택합니다.

2) 주어진 시간

회의와 회의 사이, 10분의 짧은 시간이 생겼습니다. 무엇을 할까요? 아무래도 '새로운 제안서 쓰기'보다는 '여행사에 전화하기' 혹은 '옆동료에게 A의 이전 경력이 무엇인지 물어보기'를 선택하는 것이 시간 사용에 현명할 것입니다.

3) 남아있는 기력

금요일 오후, 일주일간 밤잠 설쳐가며 준비한 회의를 마쳤습니다. 시간이 한두시간 남았는데... 일이 손에 안잡힙니다. 그럴때는 쉽게 할 수 있는 일을 선택하는게 낳겠지요. 예를 들어 '구독할 경영잡지 찾기' 혹은 '동창회 모임 연락하기' 같은 거요. 근데 이 기준을 적용할 때 조심해야합니다. 자칫하면 '하기 싫은 일을 미루기 위한 타당한 핑계'로 작용할 수 있거든요 ㅡ.ㅡ

4) 중요도

이제야 중요도가 등장합니다. Top-down에 익숙한 저 같은 사람에게는 이제야 중요도를 거론한다는게 말이 안되는 것 같지만, 한편으로는 나름 합리적입니다. 그래도 정말 중요한 일이라면 상황이나 여유시간에 핑계를 돌리는 것이 아니라, 중요한 일을 먼저 할 수 있도록 상황을 갖추어나가는 것이 필요하다 생각합니다.

일의 세가지 종류

실행과 관련해서 알렌은 일을 바라보는 흥미로운 패러다임을 제시합니다. 모든 행동은 다음의 세가지로 분류할 수 있습니다.

- 미리 정의되어진 일 수행하기 (Doing predefined work)
- 일이 나타나는대로 바로 하기 (Doing work as it appears)
- 새로운 일을 정의하기 (Defining work)

대부분의 경우 첫번째와 두번째에 대해서는 익숙합니다. 누군가 시킨 일, 혹은 당장 눈앞에 보이는 일을 하는 것은 아무나 할 수 있는 일이지요. 하지만 세번째의 '새로운 일 정의하기'를 효과적으로 하기 위해서는 어느 정도의 훈련이 필요합니다. 드러커는 지식노동자의 중요한 특징 중 하나가 '자신의 일을 정의하는 것'이라 했지요. 할 일이 없을 때 (사실 이런 경우는 거의 없지만 ㅡ.ㅡ) 아무것도 안하고 시간을 죽이는 것보다 자신이 해야할 일을 스스로 정의하고 수행하는 것이 필요합니다.

그럼 다음 행동은?

알렌은 어떤 상황에서든지 "다음에 해야할 일은 무엇인가? (What is next action?)"라는 질문을 던지라고 했습니다. 너무 오래 걸려 GTD의 앞부분을 잊어버리셨겠지만 어쨋든 다섯 단계를 다 정리했습니다. 이제 스스로에게 질문을 던지셔야 합니다. "이제 무엇을 할까?"라구요 ^^;;

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TAG Getting Things Done, GTD, 데이비드 알렌, 자기계발

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난나 수정/삭제 댓글쓰기
우와 수고하셨습니다. fpug.org의 GTD게시판에도 링크 업데이트 했습니다.
좋은 정리 감사합니다... :-)
2008/05/17 11:53
- 쉐아르 수정/삭제
  감사합니다 ^^;; 난나님 덕분에 fpug.org도 알게되었습니다. 도움이 되었으면 좋겠네요.
  2008/05/18 13:44
한방블르스 수정/삭제 댓글쓰기
유용한 GTD 프로그램 있으면 소개시켜주세요. 웹으로 사용했으면 좋겟습니다. RTM은 사용해 보니 좀 부족한 면이 있더군요. ToDoIst는 그나마 나아 보이던데 다른 좋은 것이 잇으면 부탁드리겠습니다.
요즈음 데비이드 알렌의 책을 읽고 있는데 느낀 바가 많습니다.
2008/06/07 02:33
- 쉐아르 수정/삭제
  저는 Outlook에 Jello.Dashboard를 사용하고 있습니다. 아웃룩을 쓰신다면 강추합니다. 웹으로는 어떤 툴이 좋은지 잘 모르겠네요. RTM과 더불어 GTDInbox를 많이 이야기하는 것 같긴 하더군요.
  
  여기 GTD 툴에 대해 소개하는 사이트중 가장 잘되어있는 곳을 소개해드립니다. 한번 가보셔서 어떤 것이 있나 보시는 것도 좋을 것 같네요. http://www.priacta.com/Articles/Comparison_of_GTD_Software.php
  2008/06/12 13:24
- 한방블르스 수정/삭제
  감사합니다. outlook을 사용하지 않아서 그것은 사용하지 못하겠군요.
  2008/06/13 12:22
- 쉐아르 수정/삭제
  좋은 솔루션 찾으셨나 궁금합니다. 시간나는데로 저도 웹솔루션을 찾아보겠습니다.
  2008/06/16 23:29
- 한방블르스 수정/삭제
  Todoist.com을 사용하고 있습니다. 불여우랑도 잘 맞습니다. 알림기능이 유료라는 문제가 있지만요. 감사합니다.
  2008/06/17 02:49
- 쉐아르 수정/삭제
  저도 한번 가봐야겠습니다. 지금 시스템에 적응이 되어 웹기반의 툴을 쓰지는 않겠지만... 또 모르죠. 언제 변덕이 발동할지요 ^^
  2008/06/17 10:16
TWO 수정/삭제 댓글쓰기
꼼꼼한 연재 글 잘 읽었습니다.
GTD를 하셔서 이런 좋은 글의 업데이트가 빠지지 않고 가능하셨던 건가요? ^^
어쨌든 너무 감사합니다.
2008/08/21 12:30
- 쉐아르 수정/삭제
  감사합니다. 도움이 되셨기를 바랍니다.
  
  음... GTD 덕에 시간을 더 잘쓰고 있는 것은 확실합니다 ^^ 사실은 두편을 더 염두에 두고 있는데, 아직 못쓰고 있습니다. 나중에 한번 더 찾아 주세요 (<--- 뭐. 광고 같습니다 ^^)
  2008/08/22 01:25
MyBrainz 수정/삭제 댓글쓰기
GTD 관련자료를 찾다가 여기까지 왔습니다.
연작 잘 봤구요... 블로그로 옮겨가겠습니다.
제가 워낙 시간관리를 잘 못해서.. 일단 저부터 잘 하고 직원들에게도 한번씩 읽어보기를 권해야겠습니다.
좋은 글 정말 감사합니다.
2008/09/01 18:20
- 쉐아르 수정/삭제
  감사합니다. 도움이 되셨다면 좋겠네요. 혹시 GTD 사용하시면서 새로 발견하신 것이나 나누고 싶으신 것이 있으시면 언제든 노크해주시기 바랍니다 ^^
  2008/09/02 14:07
웹디황용 수정/삭제 댓글쓰기
유용하게 읽었구요
저는 웹프로그램머라 자료정리같은게 아주중요하거든요
당연히 카테고리로 관리하고 ..
새로운 정보에 대해서도 중요도나 이런글 프로그램으로 제작해서 한번 정리해보고싶은
생각이 드네요..저는 실행단계에 바로 실행이 않되거든요 정리가 복잡하면..그렇켔죠?
내용 감사하구요 . 수고하세요.
2008/12/12 16:57
- 쉐아르 수정/삭제
  닉네임의 '웹디'라는 부분에서 강한 정체성이 느껴집니다 ^^
  
  정리를 잘하는 것이 실천에 확실히 도움이 되더군요. 어떤 상황에서든지 뭐를 해야하나 생각하는 것보다 목록을 보고 순서대로 실행하면 되니까요. 문제는 바쁘다 보면 정리 자체가 안된다는 거죠. 그래서 GTD는 이론보다 실천이 훨~씬 중요한 것 같습니다.
  2008/12/14 01:26
soobj 수정/삭제 댓글쓰기
안녕하세요?
GTD 따라잡기 연재글을 모두 읽었는데 정말 많은 도움이 되었습니다.^^
몇개월 전 우연히 GTD를 알게되었는데 저한테는 너무 필요한 시스템(?)인거 같아 자료도 찾아보고
프로그램도 여러개 설치해서 사용도 해보고 했었는데 .. 그당시에는 GTD이론에 대한 지식도 부족했고 무엇보다 의지 부족으로 제대로 시작을 못했었다가.. 쉐아르님의 블로그를 우연히 알게되서 좋은글도 읽고 저도 다시 시작을 해보려 합니다.ㅎㅎ 다시 한번 의지를 불태워 주신데 대해 감사드립니다.^^
2008/12/17 17:33
- 쉐아르 수정/삭제
  도움이 되었다니 제가 기쁩니다. GTD가 어떻게 설명이 되느냐에 따라 필요이상으로 복잡하게 느껴질 수가 있습니다. 저도 그런 과정을 거쳤기에 제가 나름대로 느낀 것을 이곳에 정리를 해봤습니다.
  
  요즘 같이 정신없을 때는 마음의 여유를 가지기가 쉽지 않죠. GTD를 통해 일을 깔끔하게 처리하셔서 물과 같은 평온함을 쟁취하시기 바랍니다 ^^
  2008/12/18 03:19
soobj 수정/삭제 댓글쓰기
아. 그리고 질문 하나 드려도 될까요?
툴을 고르고 있는데 저도 웬만하면 outlook 에 jello.dashboad를 사용하려 하는데요.
요즘 요긴하게 쓰고 있는 원노트와 호환도 잘되고 해서 괜찮아 보여서요.
일단 설치도 하고 메뉴얼도 보고 이것 저것 만져 보면서 저한테 맞게 설정을 하고 있습니다.
근데.. Inbox 설정이 애매하네요..
일단 Inbox 의 기본 설정은 받은편지함으로 되있긴한데요.
메일함을 GTD 수집단계에서 수집한 모든 정보를 담는 Inbox로 설정하는 것은 수집하려는 대상의 범위가 너무 좁아지지 않을까요?.. 쉐아르님이 jello.dashboard를 활용하신다길래 혹시 조언 좀 얻을 수 있을까 해서 여쭤 봅니다..^^
2008/12/17 17:51
- 쉐아르 수정/삭제
  Jello.Dashboard는 아웃룩 용으로 만들다 보니 이메일을 시작점으로 삼고 개발이 된듯 합니다. 요즘은 워낙 디메일을 많이 쓰다 보니, 그것만으로도 반 이상 할일을 정리할 수 있지요.
  
  저같은 경우는 No Context인 경우를 inbox라 생각하고 태스크를 만듭니다. 할 일이 생각날 때마다 등록을 하지요. 그리고 나서 나중에 정리를 합니다. GTD 프로스세대로요. 혹시 다른 좋은 방법 있으면 알려주세요 ^^
  2008/12/18 03:23
건이아빠 수정/삭제 댓글쓰기
최근 GTD에 관심을 가지고 적용해 보고 있었는데 좋은 연재 정말 감사합니다.
해당 도서를 구입해 일독 하려 했지만 한글 번역판인 "끝도 없는 일 깔끔하게 처리하기" 를 도저히 구할 수가 없네요..죄다 품절이라;; 그러던 차에 쉐아르님 연재가 큰 도움이 되었습니다.

저는 GTD수행 도구로 일단 라이프매니저 (http://gtdlog.net) 라는 소프트웨어를 선택했는데 이 도구에 대한 쉐아르님의 의견을 듣고 싶습니다. (InBox에 넣어주세요 ^^)

다시 한번 감사드리고.. 주말 잘 보내시기 바랍니다. ^^
2009/02/08 00:38
- 쉐아르 수정/삭제
  안녕하세요. 도움이 되셨다니 제가 더 기쁩니다.
  
  공병호박사 책이 품절이 되었나 보네요. 한국에도 괜찮은 GTD 책이 나왔으면 좋겠습니다.
  
  라이프매니저 리뷰 한번 해보겠습니다. 저는 사정상 아웃룩을 쓰고 있는데... 그래도 라이프매니저가 GTD에 가장 근접한 프로그램이라 생각됩니다. 정말 구현이 잘 되어 있지요.
  2009/02/10 17:10

GTD 따라잡기 #7 - 단계 4 : 검토 (Review)

시간/행동 관리 2008/05/08 02:52 Posted by 쉐아르

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

정돈을 했으면 자주 들여다 보고 실행에 옮겨야합니다. 그렇지 않으면 아무 의미가 없지요. 여러번 언급한 웹프로그램 'Remember the Milk'라는 제목은 다음의 문장에서 나온 것입니다.

우유가 필요하다고 적어두는 것과 가게에 갔을 때 그것을 기억하는 것은 전혀 다른 문제이다. (It's one thing to write down that you need milk; it's another to be at the store and remember it.) - Getting Thins Done p45

적어놓기만 하고 기억하지 않는다면 아무런 의미가 없습니다. 그런 의미에서 검토는 GTD가 시간 낭비인가 아닌가를 결정하는 단계라 할 수 있습니다.

그럼 검토는 언제 할까요? 정답은 '무시로'입니다 ^^;;; 틈날 때마다 해야합니다. 상황이 바뀌면 (회사 도착, 학교 도착) 그 상황에서 해야할 일을 검토합니다. 기다리는 시간이 있으면 잊어버린 일이 없나 검토합니다. 화장실은 검토하기에 좋은 장소입니다 ^^;; 그러기 위해서는 휴대성이 중요하게 되지요.

검토(Review)의 순서

제 의견으로는 순서는 별로 중요하지 않다고 생각됩니다만, 그래도 GTD에서 제안하는 검토 순서가 가장 이치에 맞다 생각되어 적어봅니다. 알렌은 먼저 달력을 보라고 합니다. 오늘 혹은 지금 시간에 취해야할 행동이 뭔가 확인합니다. 그리고 상황이 우선하는 일을 먼저 봅니다. 예를 들어 사무실이면 @Office먼저, 그리고 @OnLine, @Computre, @Anywhere를 검토합니다. 그리고 상황에 상관없는 카테고리, 예를 들어 '전화걸기'나 '기다림' 항목들을 검토합니다. 그래도 시간이 남으면 ^^;; Someday/Maybe 항목들을 검토합니다.

주간 검토 -> 주간 GTD

알렌은 검토를 이야기하면서 주간 검토(Weekly Review)를 강조합니다. 그런데 주간검토라고 부르는 것은 잘못되었다는 생각이 듭니다. 검토만 하는 것이 아니라 GTD의 전체 프로세스를 다 돌린다고 생각하는게 맞습니다. 그래서 저는 "주간 GTD"라 부르는 것을 더 좋아합니다.

'수집'은 최초 수집 이후 수시로 발생을 하는 것이지만, 일주일에 한번 시간을 따로 내어 전체적으로 점검을 하는 것이 필요합니다. 이때 미리 작성한 '고려할 사항 목록 (Trigger List)'를 사용합니다. 처리와 정돈을 거쳐 행동리스트를 전체적으로 업데이트합니다.

어떤 경우에는 이미 정돈되어 있는 항목들을 다시 수집함에 넣는 것이 생각을 더 원할하게 할 수도 있습니다. 저는 일주일에 한번 정도, 카테고리에 맞지 않는 항목이 있으면 맞는 카테고리로 바꾸기도 하지만, 아예 수집함 (제 경우는 Unfiled)으로 돌려보냅니다. 그리고 나서 GTD 프로세스를 다시 타게 하는 겁니다.

바쁜 경우에는 어쩔 수 없이 뒤로 밀리긴 하지만 금요일 오후 한시반이라는 시간도 지킬려고 노력합니다. 금요일 오후는 알렌이 주간검토를 하기에 좋다고 추천하는 시간입니다. 일주일이 끝나가지만, 아직 완전히 끝난 것은 아니기에 충분한 기억을 가지고 있고, 검토하다 혹시 급한 일이 발견되면 처리할 시간이 있기 때문입니다.

검토하지 않는 기록은 시간낭비

다시 강조하지만 수시로 검토하며 기억하지 않는다면 시간관리를 위해 들인 시간이 오히려 낭비가 되어버립니다. 수시로 검토하고 실천하는 것이 필요합니다. 저도 아직 잘 못하지만, 검토하고 실천하는 만큼 도움이 되고 있으니 언젠가는 습관으로 정착하기를 바랍니다.

그런데 자주 들여다 보기 위해서는 의지도 필요하지만, 일단 시스템이 마음에 들어야 합니다. 예쁘거나 가지고 놀만하거나 ^^;; 이를 위해 작은 투자를 해도 괜찮다고 생각합니다. 예를 들어 알렌처럼 '팜을 가지고 놀기 위해' 자주 검토를 한다면... 본전은 뽑는 거니까요 ^^;;

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ezerjina 수정/삭제 댓글쓰기
아 아!
수집에서부터 걸리니 이걸 어쪄지 ? ? ? ? ? ^^
2008/05/09 07:45
- 쉐아르 수정/삭제
  욕심부릴 필요도 없고, 또 너무 복잡하게 생각할 필요도 없고... 그냥 자연스럽게 따라간다 생각하는게 필요할 거야. 하나 하나 다 따르려고 하면 어느 방법이든지 부작용이 생기니까. 상황에 맞게 적용할 필요가 있음.
  2008/05/09 13:59

GTD 따라잡기 #6 - 단계 3 : 정돈 (Organize)

시간/행동 관리 2008/05/07 23:33 Posted by 쉐아르

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

앞의 2단계에서 처리단계의 가장 중요한 목적은 '열린 고리'에 대해 무엇을 할 것인가 결정하는 것이라 했습니다. 버릴 것인지, 다른 사람에게 넘길 것인지, 바로 처리할 것인지 정해야 합니다. 이에 따른 1차 분류가 처리 단계에서 일어나는데, 이를 더욱 세분화해서 이후 사용할 목적으로 정리 정돈하는 것이 3단계 정돈(Organize)의 목적입니다.

믿을만한 시스템 (Trusted System)

정돈을 하기 전에 '어디에' 정돈을 할 것인가를 결정해야 합니다. 이에 대해 GTD에서는 '믿을만한 시스템' (Trusted System)이라는 표현을 합니다. 믿을만하다는 것은 한번 기록을 하고 나면 잊어버릴 염려가 없다는 것을 뜻합니다. GTD에서는 사람의 머리가 가장 '믿을 수 없는 시스템'입니다 ^^;;

믿을만한 시스템이 될 수 있는 것은 무수히 많습니다. 예를 들어, 메모지 묶음, 포스트잇, 몰스킨 노트등도 믿을만한 시스템입니다. 전자적으로는 아웃룩을 비롯한 일정관리 시스템, Remember the Milk같은 웹기반 프로그램들도 다 믿을만한 시스템입니다. 한번 기록해놓으면 일부러 지우거나 사고가 생기지 않는한 남아있기 때문입니다.

하지만 GTD를 잘 활용하기 위해서는 범위를 좁혀 다음의 기준을 적용하는 것이 좋다고 생각합니다.

1. 기록한 후 언제든 다시 들여다 볼 수 있어야한다.

정돈의 목적은 이후 들여다 보고 무엇을 해야할지 결정하기 위한 것입니다. 따라서 정돈후 언제든 검토할 수 있는 매체여야합니다. 이를 위해 휴대성이 용이해야 하지요. 그리고 원하는 항목을 쉽게 찾을 수 있어야 합니다.

2. 카테고리 관리가 필요하다.

해야할 일의 리스트가 열개 스무개 안팍으로 끝난다면 굳이 분류작업을 할 필요는 없습니다. 하지만, 대부분의 경우 그 수는 훨씬 많게 되지요. 따라서 쉽게 분류작업을 할 수 있는 것이 필요합니다. 또 항목의 카테고리를 필요에 따라 바꿀 수 있는 것이 좋습니다.

3. '열린 고리'가 생기는 영역에 같이 있거나 가까운 것이 좋다.

표현이 애매하긴 하지만, 한마디로 할 일이 생기는 공간에서 최대한 가까운 것이 좋다는 것입니다. 불필요한 변환 작업을 하지 않기 위해서지요. 예를 들어 이메일이 요즘은 일의 큰 비중을 차지합니다. 따라서 이메일에서 바로 '해야할 일'을 만들어 낼 수 있다면 시간과 노력이 많이 줄어들게 됩니다. 이것을 해주는 툴도 여럿 개발되어 있구요.

이 목적만 만족된다면 어떤 툴이든지 상관이 없습니다. 제 경우는 카테고리 관리와 이메일과의 연계때문에 아웃룩을 선택했습니다. 그리고 휴대성 때문에 팜을 아웃룩과 연동시키구요.

정돈 / 카테고리 관리

그러면 어떻게 정돈를 할까요. 그런데 그전에 정돈의 대상을 명확히 할 필요가 있습니다. 약속이나 TO-DO 항목이라고 하기에는 대상의 폭이 넓습니다. GTD에서 정돈해야할 대상이 뭐다라고 명확히 말하지는 않지만 제가 보기에는 '행동'이라는 용어가 가장 근접한 것 같습니다. '열린 고리'를 수집하고 추려서, '무언가 행동을 취해야 할 것' 모두를 믿을만한 시스템에 기록하고 정돈하는 것입니다.

또한 정돈의 목적을 잊지 말아야합니다. 정돈은 이후 해야할 행동을 기억해내기 위한 것입니다. 하루에 발생하는 모든 일을 (기억할 필요가 없음에도) 일기처럼 기록할 필요는 없습니다. 또 하나의 목적은, 행동해야할 때 생각할 필요를 없애기 위한 것입니다. 상황에 맞게 분류를 해놓으면 행동할 때는 기계적으로 하나씩 선택해서 하면 됩니다. 물론 현실에서 그렇게 되기는 힘듭니다만, GTD의 철학은 그렇습니다.

카테고리는 크게 세가지로 나뉠 수 있습니다. 첫째 GTD 프로세스에서 기본적으로 생성되는 카테고리, 둘째 GTD에서 추천하는 카테고리, 그리고 개인적으로 추가할 카테고리입니다.

1. 처리단계에서 만들어지는 기본 카테고리

어느날/어쩌면(Someday/Maybe): 당장 취할 행동은 없지만, 나중을 위해 기억해두어야 할 일이 있을 수 있습니다. 또한 언젠가 하고 싶은 소망들이 있습니다. 예를 들어, 두달 후의 공연티켓 혹은 기타 배우기 같은 것입니다. 읽고 싶은 책, 보고 싶은 영화도 대상이 될 수 있지요. 마음 속에 담겨져 있는 '언젠가는 꼭'에 해당하는 것을 다 이 카테고리에 기록합니다.

프로젝트 리스트: 어떤 일을 수행하기 위해 두가지 이상의 행동을 필요로 하는 경우, GTD에서는 이를 프로젝트로 취급합니다. 모든 프로젝트를 기록할 카테고리가 필요합니다. 그리고 개별 행동과 프로젝트를 연결시킬 방법도 필요합니다.

기다림(Waiting): 내가 아니라 다른 사람에게 넘기는 것이 타당한 경우는 일을 넘깁니다(delegate). 넘기고 나서 잊어버려도 되는 경우는 기록할 필요가 없지만, 다른 사람의 결과를 체크할 필요가 있거나, 그 일의 결과가 다른 행동을 만들어내는 경우는 기다림 목록에 기록을 합니다.

달력(Calendar): 어떤 행동을 특정일 혹은 특정시간에 해야하는 경우, 달력에 기록합니다. 전에도 말했지만 달력에는 "꼭~" 그날 그시간에 해야하는 행동만 기록합니다. '한번 해볼까?'하는 것을 다 적고, 지키지 않으면 달력에 대한 신뢰도가 떨어지게 됩니다.

2. '다음행동목록(Next Actions)'

지금까지 분류안된 모든 행동은 다 Next Action입니다. 빨리 할수록 좋은 일들입니다. 다시 말하지만, 여기에 해당하는 것이 20개 이내라면 굳이 분류할 필요가 없습니다. 하지만 대부분 하나의 목록으로 관리하기에는 버겁게 되지요. GTD에서는 다음 행동을 상황에 따라 분류할 것을 제안합니다. 그래서 어떤 GTD 툴은 카테고리 대신 상황(Context)라는 용어를 사용합니다.

GTD에서 추천하는 카테고리는 다음과 같습니다.

전화(Call): 전화로 처리할 행동들입니다. 대부분 시간이 잠깐 생길 때 처리하면 좋습니다.

집(@Home): 집에서 해야할 일입니다. 아이들과 해야할 일. 부인과 해야할 일등... 특히 인건비 땜에 많은 집안일을 손수 해야하는 ㅡ.ㅡ 미국 거주자에게는 꼭 필요한 카테고리입니다.

컴퓨터(@Computer): 컴퓨터를 가지고 해야할 일입니다. 온라인인 경우에만 할 수 있는 일을 구분하기 위해 온라인(@OnLine)을 추가하는 것도 좋습니다.

사무실(@Office): 사무실에서만 할 수 있는 일입니다. 사람 만나서 이야기하는 것등이 이에 해당됩니다.

심부름(Errands): 소포 보내기등 이동중에 해야할 간단한 잡일들은 이 카테고리에 기록합니다.

아젠다(Agenda): 회의나 면담시 다루어야할 주제들을 미리 기록합니다. 상황에 따라 세부 카테고리를 만들 필요가 있습니다. 제 경우 AGND-BOSS라는 카테고리로 제 보스와 이야기할 기회가 생기면 다룰 주제를 미리 기록해둡니다.

읽기/검토(Read/Review): 검토해야할 서류나 읽어야할 기사들은 이곳에 분류합니다.

여기까지 보면 대략 GTD의 분류 원리를 이해하실 수 있을 겁니다. 이후에는 필요에 따라 카테고리를 추가하면 됩니다. 제 경우는 교회(@Church), 학교(@School), 어디든지(@Anywhere)를 추가해서 사용합니다.

상황에 따른 분류는 여러모로 잇점이 있습니다. 예를 들어 사무실에 도착하면 바로 사무실에서 해야할 일을 검토합니다. 그리고 컴퓨터에서 해야할 일, 온라인에서 해야할 일을 보지요. 해야할 일을 다 끝내면 기분이 좋구요 ^^;; 이를 위해서는 기록한 내용이 믿을만 해야합니다. 모든 열린고리와 모든 행동이 다 기록되어 있다고 믿을 수 있어야지요. 이것이 '믿을만한 시스템'의 원래 의미입니다 ^^;;

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CeeKay 수정/삭제 댓글쓰기
제가 그동안 정돈한다고 했던 것들은 그냥 창고에 보관하는 수준이었네요. (구글 노트북, 캘린더 활용하긴 하는데 저장해 놓고 찾아보질 않아요. -.-;) 말씀해주신 방법을 실천해 봐야겠는데 게으름 때문에 곧 다시 '창고에 저장화' 될 것 같은 두려움이 생기네요. ^^;;
2008/05/08 01:32
- 쉐아르 수정/삭제
  기록한 행동리스트를 들추어보고, 또 적힌대로 실천하는 것이 생각보다 훨~씬 큰 의지를 필요로 하더군요. 저도 제대로 하고 있다고 생각되지는 않습니다. 그래도 하루에 한두번 작심하고 리스트를 보며 실천할 수 있는 것들을 미루지 않고 수행하는 것이 정말 큰 도움이 되는 것을 느낍니다. 이러다 보면... 좋은 습관으로 정착하지 않을까 그런 기대를 하고 있습니다 ^^
  2008/05/08 02:48
- 난나 수정/삭제
  그런의미에서 GTD 툴들이 의미가 있는 거지요...
  GTD를 OL에서 시스템화해주는 툴로 대표적인 것은
  DavidCo의 GTD addin이 있습니다.
  http://gtdsupport.netcentrics.com/home/
  
  이걸 사용하면 @Office와 같이 Review/Do시에 정리된 카테고리별로 action list들이 정리되어 나오는 장점이 있지요....
  2008/05/12 11:45
- 쉐아르 수정/삭제
  말씀하신대로 잘 선택하는 것이 큰 도움이 되는 것 같습니다. 생활의 주된 영역 바로 그곳에 GTD의 툴이 있으면 잊어버리지 않게 되니까요. 그래도 강한 의지가 필요하긴 하더군요 ㅡ.ㅡ;;;
  
  저는 Jello.Dashboard를 씁니다. 그게 저한테 더 맞는 것 같아서요.
  2008/05/14 05:20

GTD 따라잡기 #5 - 단계 2 : 처리 (Process)

시간/행동 관리 2008/05/01 14:40 Posted by 쉐아르

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

여기서 잠깐...

GTD가 너무 복잡하다는 의견을 여러번 듣습니다. 제 주위에도 GTD를 소개하면, 조금 이야기를 듣다가 "아~ 너무 복잡해. 안해"라고 하는 분들이 있더군요. 아무래도 설명하는 저의 문제인듯 합니다. 사실 GTD는 상식적으로 생각하면 너무나 당연한 것이기 때문입니다.

GTD의 기본 원리는 이렇습니다. "해야할 일이 뭔지 기록한다" -> "각각 어떻게 처리할지 결정한다" -> "알아보기 쉽게 정리한다" -> "때가 되면 실행한다". 여기에 추가로 "틈틈히 들여다본다"가 추가되었다 생각하시면 됩니다.

처리(Process) 플로우차트 풀어쓰기

GTD에서는 처리를 '수집함(In Box) 비우기'라고 표현합니다. 수집단계에서 모아논 것들(열린고리)을 하나씩 빼면서 처리한다는 말입니다.

GTD 원리 그리고 프로세스에 첨부했던 플로우차트를 다시 한번 보겠습니다.

복잡해 보이는 이 프로세스를 풀어쓰면 다음과 같습니다.

2-1 먼저 "이게 뭔가?" 파악한다.
2-2 뭔가 행동해야할 거리가 있는지 생각한다.
   2-2-1 없다면, 던져버리던가, 철해두던가, 후일을 기약하며 숙성시킨다.
2-3 뭔가 행동해야한다면, 그 행동이 무엇인지 생각한다.
   2-3-1 하나의 행동으로 일이 끝나는게 아니라면 프로젝트로 취급한다.
2-4 그 행동이 2분내에 끝낼 수 있나 판단한다.
   2-4-1 2분내에 할 수 있는 일이면 바로 해버린다.
2-5 2분이상 걸릴 일이라면
   2-5-1 남한테 넘길 수 있는 (혹은 넘겨야 하는) 일인가 판단한다.
      2-5-1-1 넘길 일이라면 다른 사람에게 맡긴다.
2-5-1-2 나중에 챙겨야 되는 일이라면 '기다림' 목록에 기록한다.
   2-5-2 넘길 수 없다면 다음에 할 수 있도록 기록해 둔다
2-5-2-1 시간이나 날자가 중요하면 달력으로
2-5-2-2 아니면 "다음행동목록"에 기록한다.

음... 풀어쓰고 나니 더 복잡한가요? 그럼 다시 한번 더 풀어써보겠습니다 ^^;;

알렌이 Process라는 용어를 쓰고, 이를 '처리'라고 해서 이 단계에서 무언가 해주어야한다고 생각하기 쉬운데, 사실 이 단계에서 가장 중요한 것은 판단(Decison) 입니다. 수집단계에서 기록된 '무언가(Stuff)'를 어떻게 처리할 것인지 결정하는 것입니다. 버리거나, 철해두거나, 다른 사람에게 넘기거나, 나중을 위해 기록해두는 것입니다. 2분내에 끝낼 수 있는 일은 당장 해버리라는 것은 효율적으로 일을 관리하기 위한 추가적인 팁이라 생각하면 쉬울 것 같습니다. 즉 이 단계의 초점은 '일을 처리'하는 것이 아니라, 어떻게 처리해야하는가를 결정하고 그에 따라 분류하는 작업을 하는 것입니다.

처음 GTD를 접할 때 헷갈리는 부분은 처리단계와 뒤에 나오는 정돈 단계가 겹치는 것 때문입니다. 그리고 사람의 심리가 '뭔가 해야한다' 싶으면 '어디에서 어떻게'라는 생각이 자연스레 따라오기 때문에 처리와 정돈을 명확히 구분하기가 쉽지 않습니다. 또 GTD 적용툴을 보면 두단계가 섞여있어 그냥 하나의 스텝처럼 수행되게 구현되어 있습니다. 그럼에도 개념상으로 '처리' 단계는 해야할 일을 결정하는 것이라고 이해해두는게 도움이 됩니다.

처리의 원칙

알렌이 말하는 처리의 두가지 원칙이 있습니다. 1) 위에서부터 아래로 한번에 하나씩 2) 수집함에서 빼낸 것은 절대로 다시 넣지 않기.

이전 글에 GTD의 기본원리는 머리속에 있는 것들을 외부에 기록함으로 '한번에 한가지'만 생각할수록 하는 것이라는 이야기를 했습니다. 한번에 여러개를 생각하면 효율이 떨어집니다. 수집함에 담겨있는 것을 처리할 때 반드시 맨위의 것 하나에만 초점을 맞춥니다. 그리고 판단합니다. 어떻게 처리해야하나. 대부분의 경우 "한번에 한가지만 집중해서 생각한다면" 판단(버린다, 미룬다, 넘긴다 등등)은 10초 내외로 할 수 있습니다.

그리고 처리한 항목은 다시 수집함에 집어넣지 말라고 합니다. GTD 프로세스는 전진형입니다. 돌아가는 일이 없습니다. (하지만 제 경우 어떤 항목은 수집함으로 되돌리기도 합니다. 이에 대해서는 검토 단계에서 설명하겠습니다.)

행동할 거리가 없는 경우

이 경우 선택을 세가지라 했습니다. 필요없다 판단되면 가차없이 버립니다. 하지만 버리면 나중에 후회할 것 같은 생각이 들면 보관해둡니다. (이에 관해서는 "GTD 준비하기"의 '참조 항목 보관 공간'을 참조하시기 바랍니다.)

어떤 경우는 당장은 아니지만 시간이 좀 흐른 이후에 행동을 해야할 경우도 있습니다. 예를 들어 두달 후에 관심있는 세미나가 열립니다. 그때 상황이 어떨지 모르기에 참석을 결정할 수는 없습니다. 하지만 한달 후에는 계획이 잡힐 것이기에 한달 뒤에 보자고 하고, 이를 보관해 둡니다. 이때 사용할 수 있는 것은 두가지입니다. '어느날/어쩌면(Someday/Maybe)' 목록을 사용해 기록하거나 Tickler file를 쓸 수 있습니다. Tickler file에 대해서는 GTD 준비하기에 설명이 나와 있습니다.

행동할 거리가 있는 경우

우선 해야할 일이 무엇인지 생각합니다. 이때 이 행동은 '구체적면서 가시적 성과가 나타나는' 행동이여야합니다. 예를 들어 '핸드폰을 바꾼다'라는 행동은 구체적이 아닙니다. '퇴근길에 핸드폰 가게에 들러 구경한다' 혹은 '남친에게 전화해 어떤 모델이 좋은지 물어본다' 혹은 '김태희가 선전하는 핸드폰이 살만한 가격인지 인터넷에서 조사한다'와 같이 행동을 하면 다음 단계로 넘어갈 수 있을 정도로 구체적이여야 합니다.

어떤 경우는 하나의 행동으로 끝나지 않을 때가 있습니다. GTD에서는 하나 이상의 행동이 필요한 경우 무조건 프로젝트로 분류합니다. 프로젝트의 목표를 달성하기 위해 해야할 일이 뭔지 처음부터 끝까지 생각할 필요는 없습니다. 이 단계에서 필요한 것은 가장 처음의 일. 프로젝트에 뭔가 진전이 있기 위해 가장 먼저 해야할 일을 생각해내는 겁니다.

생각해낸 '구체적인' 행동이 2분이 걸리지 않을 수 있습니다. 온라인 상점에서 핸드폰 가격 알아보는 건 인터넷만 되면 30초면 됩니다. 그러면 목록에 적어놓을 필요도 없이 바로 해버리는 것이 났습니다. 2분은 하나의 기준입니다. 시간 여유가 있으면 5분도 될 수 있고, 바쁘면 30초로 제한해야 할 때도 있습니다.

2분 이상 걸리는 일은 다른 사람에게 넘기거나 미룹니다. 다른 사람에게 넘길 때는 넘기고 잊어버려도 되는 경우와 그 결과를 챙겨야하는 경우가 있습니다. 전자의 경우는 넘기는 것으로 머리 속에서 지우면 되고, 후자의 경우는 '기다림(Waiting For)' 목록을 만들어 관리합니다.

넘길 수 없는 경우는 미룹니다. 하지만 여기서 미룬다는 것은 '처리' 단계에서 행동하지 않는다는 것이지 시간 상으로 뒤로 미룬다는 것은 아닙니다. 이 '미룬다'는 단어도 혼동을 일으키는 GTD 표현중 하나입니다 ㅡ.ㅡ

미루는 경우는 달력 아니면 '다음 행동 목록'으로 가야하는데, 이 작업은 '정돈(Organize)' 단계와 많이 겹칩니다. 이는 다음번 글에서 다루도록 하겠습니다.

이해를 돕기 위한 적용 예

전에도 이야기했듯이 전 수집함으로 물리적인 것들을 정리하고 해야할 일들은 아웃룩(Outlook)을 사용해 관리합니다. 수집함의 경우는 위에서 말한 것과 같습니다. "열린 고리"가 있으면, 예를 들어 편지가 도착하면, 수집함에 넣습니다. 그리고 하루에 한번 정도 수집함을 꺼내서 위에서부터 하나씩 처리합니다.

아웃룩에서 수집함은 사실은 두개로 나뉘어져 있습니다. e-mail이 담긴 문자 그대로의 inbox와 카테고리가 정해지지 않은 task들입니다. 왜냐하면 이 두군데의 영역에서 해야할 일이 생기기 때문입니다. e-mail은 물리적 수집함을 처리하듯이 같은 방식으로 처리합니다. 위에서부터 아래로 하나씩 보면서 무엇을 해야하나 결정합니다. 행동이 필요하면 이를 위한 task를 만듭니다.

카테고리가 정해져 있지 않은 task는 inbox에 담긴 '열린고리'로 취급합니다. 여기서도 위에서 아래로 하나씩 보며 처리를 합니다. 아웃룩의 경우에는 이때 정돈단계까지 다 수행이 됩니다. 이에 대해서는 정돈단계를 설명할 때 자세히 다루겠습니다.

****

쉽게 보고 시작한 일인데 적다보니 양이 갈수록 늘어납니다 ㅡ.ㅡ;; 블로그에 포스팅한다기보다 매뉴얼 작업하는 것 같은 느낌도 들고요 ^^;; 그러다 보니 글이 좀 거칩니다. 이해해 주시기 바랍니다 ^^

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coolgun 수정/삭제 댓글쓰기
처리 단계에서 할 일은 분류작업이었군요....
단계별로 해야 하는데 자꾸만 겹쳐져서 혼선을 빚네요
2008/05/06 01:32
- 쉐아르 수정/삭제
  네. GTD를 처음 접했을 때 갖게되는 혼선입니다. 다음번 글에서 그런 혼선을 최대한 정리하려고 합니다.
  2008/05/06 22:45

GTD 따라잡기 #4 - 단계 1 : 수집 (Collect)

시간/행동 관리 2008/04/29 14:14 Posted by 쉐아르

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

GTD 프로세스의 다섯단계중 첫번째 단계는 수집입니다. 이 단계에서는 "제 자리에 있지 않은" 모든 것을 한 군데로 모으는 작업을 합니다. 이는 정리되지 않은 편지와 같은 물리적인 것에서부터, 답장해야하는 메일, 해야하는 운동등 모든 것을 포함합니다. 알렌은 이런 것들을 "열린 고리 (Open Loop)"라 표현했습니다.

수집의 영역은 사람마다 틀릴 수 있습니다. 일반적으로 적용될 수 있는 것은 1) 편지, 책, 인쇄물등 물리적인 것 2) 처리하지 않은 e-mail 3) 머리속에 담겨져 있는 해야하는 일등이 될 수 있습니다. 하지만 사람마다 추가로 수집해야하는 영역이 있을 수 있지요. 예를 들어 저같은 경우, 정리안된 필름들이 예가 될 수 있고, 혹은 문구나 CD들도 수집의 대상이 될 수 있습니다.

수집의 대상에 따라, 수집하는 방법도 다릅니다. GTD에서 제안하는 것은 우선 물리적인 수집을 한 이후에 전자적인 수집, 그리고 정신적 수집을 하는 순서입니다.

물리적 수집

우선 수집함(INBOX)이 필요 합니다. 어떤 것이든 수집함이 될 수 있습니다. 제 경우는 가장 큰 서랍을 하나 정해 수집함으로 사용하고 있습니다. 잘 보이게 "INBOX"라 레이블을 붙여놓구요. 생활공간이 회사와 집이다 보니 각각 하나씩 수집함을 만들어놨습니다. 그리고 필요한 것은 편하게 쓸 수 있는 백지입니다. 프린트용지 같은 거요.

준비가 되었으면, 수집을 시작합니다. 눈에 보이는 책상위부터 시작해서 구석 구석 뒤지며 "제 자리에 있지 않은" 물건들을 모읍니다. 제 경우는 주로 여기저기 널려있는 서류들이 대상이었습니다. 그외 책상 구석에 쌓여있는 CD나 벽에 꽂아놨던 (작년에 마친) 프로젝트의 계획표등도 수집의 대상입니다. 쓰레기통이나 리사이클통을 옆에 가져다 놓는 것이 좋습니다. 수집하면서 버려도 되겠다고 싶은 것은 다 버리는게 낳기 때문입니다.

두가지 문제가 생길 수 있습니다. 어떤 물건은 너무 크거나 움직이기 힘들어서 수집함에 넣을 수 없습니다. 그럴 때는 대신 종이에 적어서 수집함에 넣으면 됩니다. "안쓰는 모니터" 이렇게요. 또 최초 수집의 경우는 수집함에 다 넣을 수 없는 경우가 있습니다. 그럴때는 구분만 명확히 되게 해서 수집함 주변에 쌓아놓으면 됩니다.

이때 중요한 것은 확실히 버려도 되는 것 이외에는 수집만 하지, 처리를 하는 것이 아니라는 겁니다. 근데 사람 심리가 수집하면서 바로 처리하고 싶은 욕구가 생기게 되어 있습니다. 저도 처음에는 구분이 안되어 수집을 하면서 '어 이거 잊어버리고 있었네'하면서 처리를 하곤 했습니다. 그래서 시간이 더 많이 걸렸습니다. 알렌은 꼭 필요한 것 아니면, 수집만 하라고 합니다. 정 급한 일이면 (마음 속으로 계약을 맺고) 일 처리를 한 이후에 다시 수집모드로 들어가라고 조언합니다.

현실적으로 모든 수집을 한번에 끝내기는 불가능합니다. 집과 회사만 봐도 시간차이가 있게 마련이니까요. 저는 회사 먼저 수집과 처리를 끝내고 집에 와서 수집과 처리를 했습니다.

전자적 수집

메일의 경우 보통 메일 프로그램의 Inbox에 들어와 있기 때문에 따로 수집을 할 필요는 없습니다. 이외에 정리안되어 있는 파일들은 폴더 하나 만들어서 다 옮겨놓습니다. Inbox 폴더가 되는 거지요. 이미 정리되어 있는 것들까지 다시 수집할 필요는 없습니다. 이럴 때 기존의 방법 다 날리고 새로 시작하고자 하는 욕심이 생길 수 있는데, 제 경험상 일단은 간단하게 시작하는 것이 좋은 것 같습니다.

정신적 수집 (일명 머리 비우기 - Mindsweeping)

다음에는 머리 속에 담겨져 있는 열린 고리들을 수집합니다. 몇년동안 마음에 담고 있는 장기계획부터 오늘 써야할 상황보고서까지 다 수집합니다. 목적은 말 그대로 머리를 싹 비우게 빗자루질을 하는 겁니다.

수집방법은 여러가지가 있겠지만, 될 수 있는데로 이후 사용할 시스템을 염두에 두고 방법을 고르면 시간을 절약할 수 있습니다. 제 경우는 아웃룩 + 팜을 사용하기로 결정했기에 아웃룩의 task list를 사용해 바로 입력을 했습니다. 알렌은 그의 책에서 종이 하나에 한가지씩 적어서 (물리적) 수집함에 넣는 방법을 제안했습니다. 다른 방법으로 마인드맵을 사용할 수도 하고, "Remember the Milk"같은 Web-based to-do 관리툴을 사용할 수도 있습니다. 중요한 원칙은 모든 것을 담을 수 있어야하고, 또 이후 사용할 시스템과 같거나 혹은 쉽게 변환이 가능해야 하는 것입니다.

무작정 머리속에 담은 것을 적어내려하면 쉽지가 않습니다. 어디에서 시작해야 할지 모르고, 또 몇십개 적었다고 해서 다 수집을 했는지 알 수도 없습니다. 이때 필요한 것이 "고려할 사항 목록" (Trigger Points)입니다. 알렌의 책을 보면 참조할만한 고려사항 목록이 나옵니다. 저는 그것을 기초로 해서 제가 계속해서 사용할 것을 만들었습니다.

항목이 좀 많지요? ^^;; 이 목록을 보면서 각 사항별로 '열린고리'가 없는지 점검하면서 마인드스윕을 했더니... 최초 수집-처리-정돈의 결과 182개의 To-do 항목이 생기더군요 ㅡ.ㅡ;;;

주간 수집 (Weekly Collect)

지금까지 설명한 것은 최초의 수집에 대한 내용입니다. 하지만 한번 제대로 수집을 했다고 해도 (사실 완벽한 수집은 불가능한 일이겠죠) 그걸로 끝나는 것은 아닙니다. 알렌은 4. 검토(Review) 단계에서 주간 검토를 제안합니다. 하지만 주간 검토는 검토만 하는 것이 아니라 수집-처리-정돈-검토의 모든 단계를 거치는게 효과적입니다.

자신의 생활 공간을 돌아보며 혹시 "제 자리에 있지 않은" 것들은 없는지, 처리 안된 이메일은 없는지, 그리고 머리 한구석을 괴롭히는 "열린 고리"는 없는지 점검하며 수집을 해야합니다. 꾸준히 GTD를 사용하더라도 (한달가량밖에 안되었지만 ㅡ.ㅡ) 정리 안된 서류가 발견되고, 위의 "고려사항 목록"을 보며 정신적 수집을 하면 매주 5~6개의 열린 고리가 발견됩니다. 알렌도 그랬지만, 저도 일주일에 한번 시간을 정해 GTD의 전과정을 거치는 것은 꼭 필요하다고 생각됩니다.

***

이상 수집단계를 정리해봤습니다. 원래 계획은 수집-정리, 정돈-검토-실행, 그리고 실제 적용 이렇게 해서 세번만 더 포스팅을 하려고 했는데, 생각보다 내용이 많아져서 각 단계별로 따로 포스팅을 할까 합니다. 요즘은 글도 많이 못 쓰는데, 이러다 GTD 따라잡기 언제 다 마치게될지... ㅡ. 그래도 도움 되었다는 분들이 계셔서 힘이 납니다. 잠자는 시간 좀 줄이고 빨리 마무리 짓겠습니다 ^^;;

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데굴대굴 수정/삭제 댓글쓰기
끄아아아아아악~

복잡해요. -_- (읽기 전부터 제 머릿속은 진공에 가까운 상태였습니다)
2008/04/29 14:43
- 쉐아르 수정/삭제
  안 복잡해요 !!! ^^;;;
  
  그냥 물흐르듯이 자연스럽게 생각하신다면 특별할 것도 없는 상식적인 내용입니다 ^^;;;
  2008/04/29 14:51
vlian 수정/삭제 댓글쓰기
한 때 GTD에 빠졌었는데, PDA와 몰스킨노트를 활용하기도 하고,,
그러다가 요즘 게을러지면서 잘 하지도 않고, GTD에 대해서도 점점 까먹어가고 있었는데,
여기 글 읽고 오늘부터 다시 시작해볼까 합니다.^^
2008/04/29 16:07
- 쉐아르 수정/삭제
  GTD를 다 따른다기보다 그 원리를 파악해서 자신에 맞게 적용시키면 될 것 같습니다. 몰스킨은 저도 가끔 이용합니다. 워낙에 노트가 좋아서 뭔가 마구 쓰고 싶어지게 만들죠 ^^;;
  
  GTD 적용하시면서 효과있는 팁 있으면 공유해주세요 ^^;;
  2008/04/30 01:42
coolgun 수정/삭제 댓글쓰기
책 한 번 밖에 안 읽었는데도 쉐아르님 글 보니까 머릿속에 쏙쏙 들어오네요.
2008/04/29 18:02
- 쉐아르 수정/삭제
  도움이 되셨다니 감사합니다. 될 수 있는데로 쉽게 설명하려 애쓰고 있습니다 ^^;;
  2008/04/30 01:42
brandon419 수정/삭제 댓글쓰기
와 정말 대단합니다. 책을 안 읽어도 될 것 같아요. 너무 자세히 이해하기 쉽게 설명해 주셔서요. 저도 한번 적용해 봐야겠네요, 워낙 두서없이 살고 있어서 많은 도움이 될 것 같아요. 감사합니다.
2008/05/01 12:02
- 쉐아르 수정/삭제
  적다보니 양이 늘어납니다. 그래도 도움이 되신다면 제 한 몸 희생해서 ^^;; 다른건 몰라도 미루는 습관 치료에는 효과가 있는듯 합니다. 적용해보시고 어떤게 먹히는지 아니면 어떤 부분이 개선되어야될지 알려주세요 ^^
  2008/05/01 14:43
kyoonjae 수정/삭제 댓글쓰기
너무 감사합니다. 좋은 정보를 이렇게 제공해주셔서요 :)
오랜만에 혼자만의 여유로운 시간이 생겨서 큰 맘 먹고 'GTD 대작전' 을 계획한 뒤 실행중입니다.

진행 중에 계속 들러서 팁을 얻고 있습니다.
가치를 매길 수 없을만큼 유용한 정보 너무 감사합니다!
2008/07/05 18:09
- 쉐아르 수정/삭제
  도움이 되셨다니 감사합니다. 원래 이런게 시행착오를 겪게 되어 있잖아요. 제가 겪었던 착오들을 적은 것 뿐입니다. 꾸준히 GTD 실행하셔서 생산성의 일취월장 성취하시기 바랍니다 ^^
  2008/07/07 05:44
서울비 수정/삭제 댓글쓰기
저는 전자적으로 무조건 milk 에 넣기만 하기를 즐겨했는데, '물리적' 수집이 굉장히 필요한 거 같네요
일단 박스 하나 놓고 무조건 책상 위에 있는 것들 집어 넣어봐야 되겠습니다.
2008/11/17 11:22
- 쉐아르 수정/삭제
  네. 서류를 날 잡아서 정리를 해주지 않으면 잔뜩 쌓여서 금방 통제 불능이 되어버립니다. 근데 문제는 인박스를 만들어 놓고, 이제는 인박스에 다 쌓아놓고 있다는 ㅡ.ㅡ;;
  2008/11/20 00:38
서울비 수정/삭제 댓글쓰기
그런데... 밀크는 프로젝트를 지원하지 않아서..

1반 숙제 내주기, 2반 숙제 내주기.. 등등의 비슷한 과제로 이루어진 프로젝트 할 일은 어떻게 수집하고 관리하는 게 좋을지요?
2008/11/17 11:23
- 쉐아르 수정/삭제
  제가 사용하는 Jello.Dashboard도 프로젝트를 지원하지 않고 있습니다. 그래서 사용한 방법이 프로젝트 폴더를 만들어서 '[BASE] 지하실 청소하기' 같은 태스크를 만들고 난후 관련된 일은 [BASE] tag를 사용하는 방법으로 관련된 태스크를 관리합니다.
  
  그리고 회사일에서 하고 있는 가장 중요한 프로젝트에 대해서는 '@'나 '#' 등의 마크를 붙여서 관리합니다.
  2008/11/20 00:42
zeratull 수정/삭제 댓글쓰기
안녕하세요 항상 top-bottom만 생각하다가 이런게 있었네요.
잘 읽고 있습니다. 정리가 잘 되어 있어서 논문인가 했습니다. ㅋ
재미있게 읽고 필기 까지 했어요 ^^ㅋㅋ
여기 까지 읽다가 궁금한게 있는데요..
이 저자의 책 제목하고,
위에 마인드맵같은 것은 어떤 소프트웨어를 이용하여서 만든것인가요?
그럼 계속 읽어갈겁니다~ ㅋㅋ
2008/11/24 19:59
- 쉐아르 수정/삭제
  필기까지 하셨다니 영광입니다 ^^ 책 제목은 Getting Thins Done입니다. http://futureshaper.tistory.com/206 에 보시면 책에 대한 설명이 나와 있습니다. 마인드맵은 Mind Manager를 사용했습니다. 상용 소프트웨어지만 그만한 가치를 하는 듯 합니다.
  2008/11/30 07:12
zeratull 수정/삭제 댓글쓰기
defer it에서 next actions이 바로 수행한다는 의미 아님 무한정 날짜 기한 없이 연장인가요?
delegate it 하고 waiting이 있는데 이 의미가. 위임하고 기다려라? 음.. 그렇군 ~
좋은 포스팅 읽구있네요 ㄳ
2008/11/24 20:58
- 쉐아르 수정/삭제
  next action은 무언가를 하는 것이라 생각합니다. 그리고 이제 행동할 때 next action을 하나씩 끄집어 내서 하는 거지요. 할일목록을 만들어 놓고 상황에 따라 하나씩 하는 것이 GTD의 기본 개념이지요.
  2008/11/30 07:19
권구현 수정/삭제 댓글쓰기
좋은 글 잘 보고 갑니다. 저희 클럽에 게시 하고 있으니 오셔서 봐 주세요.
감사합니다.
2009/01/19 09:23
- 쉐아르 수정/삭제
  감사합니다. 가보겠습니다 ^^
  2009/01/19 15:18