GTD 따라잡기 #2 - GTD 준비하기

GTD를 구현하기 위해서는 미리 준비를 해야합니다. 몇가지 도구가 필요하고, 특히 행동의 목록을 어디에서 관리할 것인가를 결정해야 합니다. 하지만 GTD 따라잡기 #1 - 원리 그리고 프로세스에서 설명하였듯이 GTD는 프로세스이자 접근방법입니다. 어떤 플래너를 써야한다든가, 어디에 어떻게 적어야한다는 정해져있는 규칙이 없습니다. 여러가지 방식으로 구현이 가능합니다. 따라서 도구에 대한 설명을 할 때, 먼저 필요한 이유에 대해 설명하고, 제가 구현한 방법을 예로써 들까 합니다.

우선 저장 장치가 필요합니다. 저장 장치는 서류등 물리적으로 존재하는 것을 보관하는 것과, 다음에 해야할 일등 비물리적인 것을 저장하는 것이 있습니다. 이메일이나 음성 사서함등도 다 저장장치라 할 수 있습니다.

>> 수집함

수집함은 GTD의 출발점입니다. 첫 단계인 ‘수집’에서 모든 ‘열린고리’를 수집함에 넣는 것으로 GTD 프로세스가 시작됩니다. 요즘은 생활이 복잡해지면서, ‘열린고리’가 존재하는 영역도 다양해졌습니다. 빠짐없이 수집을 하기 위해서는 자신이 생활하는 영역을 파악하고, 각 영역에 맞는 수집함을 만들어야합니다.

일단 서류등 물리적으로 존재하는 것들을 담을 수 있는 바구니가 있어야겠지요. 저는 회사와 집에 하나씩 큰 서랍 하나를 골라서 INBOX라고 레이블을 붙여놨습니다. (레이블은 중요합니다. 이에 대한 설명이 뒤에 나옵니다.) 그리고 모든 처리안된 문서를 여기에 집어넣습니다. 가족들도 다 알고 있기에, 편지가 오면 바로 이 박스에 넣습니다. 제자리에 있지 않다 생각되는 물건들도 일단 여기에 넣어놓지요.

머리속에 있는 열린 고리를 기록할 수집함도 필요합니다. 크게 종이에 적는 것(예: 플래너)과 전자적으로 적는 것(예: 아웃룩)으로 구별할 수 있습니다. 어떤 방법이든지 상관은 없습니다. 이른바 대학노트라 불리우는 줄쳐진 공책도 좋고, 돈좀 들여 몰스킨도 괜찮습니다. 어떤 사람은 백지에 하나씩 적어 종이폴더에 넣어 관리하기도 하더군요. 하지만 뒤에 해야할 정돈및 리마인더 설정을 생각하면 아무래도 전자솔루션이 잇점이 있습니다.

이메일의 경우, 이메일 프로그램 자체가 수집함이 됩니다. 데이비드 알렌도 이메일은 그대로 놔두는게 가장 효과적이라고 이야기하더군요. 이메일에 의존하는 정도가 커짐에 따라, 이메일만을 사용해 GTD를 구현하는 GTDer들이 들어나고 있습니다.

>> 정돈 결과 저장 장치

수집 되어진 열린 고리들을 처리하면서 그 결과들이 저장이 됩니다. 처리 단계에서 크게 분류가 되고, 정돈 단계에서 더 세분화되어집니다. 이 결과를 어딘가에 저장을 해야합니다.

처리(Process)단계에서 생길 수 있는 결과는 다음과 같습니다(#1 참조). 쓰레기통, 참조파일(reference), Someday/Maybe, 위임 (Delegate), 달력, 그리고 다음 행동 목록등입니다. 그리고 정돈(Organize)단계를 거치고 나면, 위임된 항목들은 처리 결과를 기다리는 "Waiting For" 카테고리로 분류가 됩니다, 또 다음 행동 목록은 상황에 따라 여러개의 카테고리로 나뉘어서 관리가 됩니다. (이해가 아직 안되시죠? 다음이나 그 다음에 자세한 내용이 나옵니다.) 이를 종합하면 크게 다음의 세가지 저장장치가 필요하다는 것을 알 수 있습니다.

1. 이후 참조를 위한 것들을 저장할 수 있는 공간 (예. 서류함)
2. 날자가 중요한 항목들을 기입할 달력
3. 카테고리로 목록을 분리해서 관리할 수 있는 도구

여기에 데이비드 알렌이 제안하는 한가지가 더 있습니다. 43 Folder라고 불리는 Tickler File입니다.

1. 참조 항목 보관 공간

당장 무언가 행동을 해야할 필요는 없지만 나중에 참고로 사용할 것들을 보관하는 곳입니다. 서류함이 한가지 예가 될 수 있습니다. 여러가지 방법이 있겠지만, 알렌은 종이폴더를 제안합니다. 세부항목별로 종이폴더를 하나씩 만들어서 가나다순(혹은 알파벳순)으로 정리해 보관하는 겁니다. 종이폴더를 사용하는 이유는 이동이 편하기 때문입니다. 재배치도 쉽구요. 폴더에 레이블러로 필요할 때마다 레이블을 붙여서 쓰면 보기도 좋습니다 ^^;; 만약에 저처럼 hanger를 써야하는 경우는 종이폴더에 레이블을 붙여서 hanger에 넣으라고 제안합니다. 워낙 제가 이런 말을 잘듣는지라 ^^ 그대로 따라 했습니다. 시간은 오래 걸렸지만, 해놓고 나니 뿌듯하네요.

전자문서의 경우도 마찬가지로 폴더관리를 잘 해둘 필요가 있습니다. 결국 목적은 “필요할 때 최소한의 노력으로 원하는 것을 찾을 수 있는” 것이니까요. 기회가 되면 나중에 더 자세한 내용을 적어보겠습니다.

2. 달력

달력은 날자 혹은 시간이 중요한 일들을 기록하는 곳입니다. 알렌은 달력을 ‘신성한’ 장소로 여기라고 제안합니다. 달력에는 꼭 시간과 날자가 중요한 항목만 적습니다. 그리고 달력에 기록한 일은 어떻게든 꼭 처리를 해야합니다. 그렇지 않다면 시스템이 흐트러진다는 것입니다. 저는 그 말에 동의합니다.

참고로 GTD의 바탕에 깔려있는 철학 중의 하나가 각 도구의 목적을 분명히 해서 그 목적을 철저히 지키는 것입니다. 만들어만 놓고 제대로 지키지 않는다면, 어느새 머리속에는 이를 해결하기 위해 따로 ‘열린고리’들을 관리하기 시작합니다. GTD의 목적에 위배가 되지요. 시스템을 만드는 의미가 없어지는 겁니다.

구현이야 종이달력이나 전자달력 모두 좋습니다. 제 경우는 아웃룩의 달력을 사용합니다.

3. 목록 관리 장치

위에서 말한대로 카테고리별로 목록을 관리할 수 있는 것이면 뭐든 좋습니다. 고객관리(CRM)툴을 사용해서 GTD를 구현한 사람도 봤습니다 ^^;; '흑묘백묘'라고 할까요? 프로세스를 구현할 수만 있다면, 무엇이든 상관없습니다.

우선 종이기반의 솔루션이 있을 수 있습니다. 예를 들어 종이플래너를 변형해서 사용하거나, 몰스킨처럼 단순한 노트를 사용할 수도 있습니다. 하지만 저는 전자적인 솔루션이 났다고 생각합니다. 행동을 관리하다 보면, 진행상황에 따라, 카테고리가 달라져야할 때가 있습니다. 예를 들어 “투자 회사 찾기”라는 프로젝트의 첫번째 항목이 “아무개에게 자문 구하기”라고 한다면, 이 행동은 처음에는 Call 카테고리에 있다가 전화를 하고 나면 답이 올 때까지 “Waiting For”에 있게 되고, 답을 받고나면 내용을 “투자회사 어카운트 만들기”로 수정해서 “@OnLine” 카테고리에 보관할 수 있습니다. 이런 흐름을 생각할 때 그때 그때 쉽게 변경할 수 있는 전자솔루션이 더 맞다고 할 수 있습니다.

워낙에 사용할 수 있는 도구가 많기에 각자 맞는 것을 선택하면 될 것입니다. 저 같은 경우는 아웃룩의 Task로 관리하고 이를 팜과 연동시켜 사용합니다. 팜에서는 Agendus를 사용하지요. GTD에서 제안하는 것은 아니지만 task에 due date를 설정할 수 있는 장점이 있습니다. 맥이라면 정진호님이 소개해주신 Things가 인기있는 것 같습니다.

온라인 도구 중에는 RTM (Remember the Milk!)을 많이 쓰는 것 같더군요. 다양한 기능과 Gmail과의 연동등으로 큰 호평을 받고 있습니다. 또는 메일만으로 GTD를 구현할 수도 있습니다. 이를 위해서는 카테고리 혹은 폴더관리를 지원하는 여러개의 메일 어카운트가 필요하지요. 이에 대해서도 나중에 자세히 다룰 예정입니다만, 급하신 분들은 다음의 포스팅을 참조하시기 바랍니다. iPhone의 기본어플과 Yahoo! 메일을 사용해 GTD를 구현하였습니다. 메일을 통한 GTD 구현의 원리를 이해할 수 있습니다.

4. Tickler File (일명 43 폴더)

저에게 아픈 기억이 있는 ㅡ.ㅡ 크레디트 카드 청구서를 예로 들어봅니다. 청구서가 편지로 왔습니다. 날자를 보니 아직 3주가량 시간이 있습니다. 이를 기록하기 위해 달력에 가서 해당날자에 “XX 카드 지급”이라 적습니다. 그리고 청구서는 서류함의 해당 폴더에 집어넣습니다. 이래도 되기는 한데 이중으로 관리한다는 “아주 작은” 불편함이 있습니다.

알렌은 달력의 개념과 서류함의 개념을 조합해 이럴 때 아주 편리한 ‘43폴더’라는 것을 제안합니다. 43폴더는 월별 12개의 일별 31개의 폴더로 되어 있습니다. 그림을 참조하면 이해가 쉬우실 겁니다. 앞에 말한 카드를 5월 3일날 지급해야한다면, 5월 3일이 오늘부터 한달내에 있다면 3일 폴더에 청구서를 넣습니다. 한달 이상 남아있다면 5월에 넣으면 되구요.매일 그날에 해당하는 폴더를 열어봅니다. 뭔가 있다면 처리를 합니다. 그리고 그 폴더를 다음달, 바로 전 날자의 폴더 다음에 넣습니다. 13일 폴더를 처리했다면 12일 다음으로 이동하는 것이지요. 이 방법으로 항상 오늘 기준 앞으로 한달만큼의 일별폴더가 있는 것입니다. 매달 첫날이 되면 해당 달의 폴더를 열어 그 안에 있는 것들을 처리합니다.

43폴더는 종이를 된 서류나 편지를 많이 다루어야하는 경우 굉장히 유용합니다. 미국 상황에는 잘 들어맞지요. 하지만 전자화가 훨씬 더 많이 된 한국 상황에는 유용성이 떨어지는 것 같습니다.

>> 수집을 도와주는 도구

수집은 한마디로 기록입니다. 열린고리를 기록하는데 도와주는 도구는 모두 유용하지요. 예를 들어 포스트잇, 메모수첩, 핸드폰의 쪽지 기능등 다양한 도구가 있습니다. 이메일 프로그램은 그 자체가 수집함이자 수집 도구입니다.

운전을 많이 하시는 분은 소형녹음기(혹은 녹음가능한 핸드폰)도 유용합니다. 저도 운전을 꼭 하고 다녀야 하는 상황이라 얼마전에 조그만 디지탈 녹음기를 구입했습니다. (옆의 사진에 있는 겁니다. 손에 꼭 들어오는게 사진과 달리 꽤나 귀엽습니다 ^^;;) 옆자리에 놔두고 생각날 때마다 녹음을 합니다. 그리고 회사나 집에 도착해서 듣고 다른 곳에 기록을 하지요. 50불이 아깝기는 했지만, 이를 사용해 한시간을 벌 수 있다면 본전은 이미 뽑는다 생각하는 심정으로 과감히 투자했습니다 ^^;;

>> 저장을 도와주는 도구

종이 폴더는 앞에서 언급했기에 반복하지는 않겠습니다. 알렌은 종이폴더와 더불어 레이블러를 적극 추천합니다. 종이테이프를 넣고, 타이프를 쳐서 바로 레이블을 만들어주는 기계죠. 제가 사용하는 것은 사진에 보여지는 브라더 PT-1880 입니다.

모든 일에 Fun factor가 있습니다. 즐거우면 일이 힘들지 않게 되지요. 레이블러를 사용해 레이블을 만들어 붙이면서 알렌이 fun factor를 잘 이해하는 사람이구나 생각했습니다. 정리하는게 즐겁더군요 ^^;; 손으로 쓰는 것과는 차원이 다른 즐거움이 있습니다. 또 그렇게 만들어 놓은 것을 보면 깨끗이 정리가 되어 있기에 보기좋기도 하구요.

서류 이외의 것들을 정리할 수 있는 서랍장 같은 것도 도움이 됩니다. 할 일이라는게 꼭 서류에서 시작하는 것은 아니니까요. 물론 서랍마다 레이블을 붙여야죠 ^^;

>> 그리고 또 하나...

GTD를 적용하기 위해 필요한 또 하나는 “강력한 의지”입니다. 제 경우, GTD를 충분히 제대로 구현하기까지 일주일 정도가 걸렸습니다. 아직도 100% 적용했다고 할 수도 없구요. 회사와 집에 있는 서류를 다 모아서 폴더만들어 정리하는 데만 열시간은 넘게 걸렸을 겁니다. 머리 속에 있는 모든 생각들을 기록하고, 분류하는 것도 오래 걸렸구요. 솔직히 이것만 하는데도 지칩니다. 하다가 중간에 마치지 않을려면 어느 정도 끈기가 필요합니다. 하지만 다 정리하고 나니까 제 자신이 대견합니다 ^^;;; 아직 실행이라는 단계가 남았지만, 전보다 조금은 더 나아졌다는 기분이 드니까요.

>> 도구에 과감히 투자하라

“책읽는 엄마의 보석창고”의 김정수님이 올린 "시간 투자법"의 서평을 보니, 황금시간 만들기 원칙의 첫번째가 “시간을 만들기 위해 여러가지 투자를 아끼지 않는다”더군요. 그 말에 적극 동감합니다. 갈수록 시간이 소중하기에 그 시간을 줄일 수 있다면 어느 정도 투자를 해야겠지요. 하지만 여기서의 투자는 효과에 대한 투자입니다. 무조건 돈을 많이 쓴다고 효과가 더 생기는 것은 아니니까요. 저에게는 50불짜리 녹음기나 150불짜리 녹음기나 제가 얻는 것은 똑같기 때문입니다.

GTD를 적용해본다는 것, 또 이를 위해 여러가지 장치나 도구를 준비하는 것. 이 모두가 투자라 생각합니다. 결과가 좋다면야... 그 정도 투자 할만하지요 ^^;;