GTD 따라잡기 #6 - 단계 3 : 정돈 (Organize)

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

앞의 2단계에서 처리단계의 가장 중요한 목적은 '열린 고리'에 대해 무엇을 할 것인가 결정하는 것이라 했습니다. 버릴 것인지, 다른 사람에게 넘길 것인지, 바로 처리할 것인지 정해야 합니다. 이에 따른 1차 분류가 처리 단계에서 일어나는데, 이를 더욱 세분화해서 이후 사용할 목적으로 정리 정돈하는 것이 3단계 정돈(Organize)의 목적입니다.

믿을만한 시스템 (Trusted System)

정돈을 하기 전에 '어디에' 정돈을 할 것인가를 결정해야 합니다. 이에 대해 GTD에서는 '믿을만한 시스템' (Trusted System)이라는 표현을 합니다. 믿을만하다는 것은 한번 기록을 하고 나면 잊어버릴 염려가 없다는 것을 뜻합니다. GTD에서는 사람의 머리가 가장 '믿을 수 없는 시스템'입니다 ^^;;

믿을만한 시스템이 될 수 있는 것은 무수히 많습니다. 예를 들어, 메모지 묶음, 포스트잇, 몰스킨 노트등도 믿을만한 시스템입니다. 전자적으로는 아웃룩을 비롯한 일정관리 시스템, Remember the Milk같은 웹기반 프로그램들도 다 믿을만한 시스템입니다. 한번 기록해놓으면 일부러 지우거나 사고가 생기지 않는한 남아있기 때문입니다.

하지만 GTD를 잘 활용하기 위해서는 범위를 좁혀 다음의 기준을 적용하는 것이 좋다고 생각합니다.

1. 기록한 후 언제든 다시 들여다 볼 수 있어야한다.

정돈의 목적은 이후 들여다 보고 무엇을 해야할지 결정하기 위한 것입니다. 따라서 정돈후 언제든 검토할 수 있는 매체여야합니다. 이를 위해 휴대성이 용이해야 하지요. 그리고 원하는 항목을 쉽게 찾을 수 있어야 합니다.

2. 카테고리 관리가 필요하다.

해야할 일의 리스트가 열개 스무개 안팍으로 끝난다면 굳이 분류작업을 할 필요는 없습니다. 하지만, 대부분의 경우 그 수는 훨씬 많게 되지요. 따라서 쉽게 분류작업을 할 수 있는 것이 필요합니다. 또 항목의 카테고리를 필요에 따라 바꿀 수 있는 것이 좋습니다.

3. '열린 고리'가 생기는 영역에 같이 있거나 가까운 것이 좋다.

표현이 애매하긴 하지만, 한마디로 할 일이 생기는 공간에서 최대한 가까운 것이 좋다는 것입니다. 불필요한 변환 작업을 하지 않기 위해서지요. 예를 들어 이메일이 요즘은 일의 큰 비중을 차지합니다. 따라서 이메일에서 바로 '해야할 일'을 만들어 낼 수 있다면 시간과 노력이 많이 줄어들게 됩니다. 이것을 해주는 툴도 여럿 개발되어 있구요.

이 목적만 만족된다면 어떤 툴이든지 상관이 없습니다. 제 경우는 카테고리 관리와 이메일과의 연계때문에 아웃룩을 선택했습니다. 그리고 휴대성 때문에 팜을 아웃룩과 연동시키구요.

정돈 / 카테고리 관리

그러면 어떻게 정돈를 할까요. 그런데 그전에 정돈의 대상을 명확히 할 필요가 있습니다. 약속이나 TO-DO 항목이라고 하기에는 대상의 폭이 넓습니다. GTD에서 정돈해야할 대상이 뭐다라고 명확히 말하지는 않지만 제가 보기에는 '행동'이라는 용어가 가장 근접한 것 같습니다. '열린 고리'를 수집하고 추려서, '무언가 행동을 취해야 할 것' 모두를 믿을만한 시스템에 기록하고 정돈하는 것입니다.

또한 정돈의 목적을 잊지 말아야합니다. 정돈은 이후 해야할 행동을 기억해내기 위한 것입니다. 하루에 발생하는 모든 일을 (기억할 필요가 없음에도) 일기처럼 기록할 필요는 없습니다. 또 하나의 목적은, 행동해야할 때 생각할 필요를 없애기 위한 것입니다. 상황에 맞게 분류를 해놓으면 행동할 때는 기계적으로 하나씩 선택해서 하면 됩니다. 물론 현실에서 그렇게 되기는 힘듭니다만, GTD의 철학은 그렇습니다.

카테고리는 크게 세가지로 나뉠 수 있습니다. 첫째 GTD 프로세스에서 기본적으로 생성되는 카테고리, 둘째 GTD에서 추천하는 카테고리, 그리고 개인적으로 추가할 카테고리입니다.

1. 처리단계에서 만들어지는 기본 카테고리

어느날/어쩌면(Someday/Maybe): 당장 취할 행동은 없지만, 나중을 위해 기억해두어야 할 일이 있을 수 있습니다. 또한 언젠가 하고 싶은 소망들이 있습니다. 예를 들어, 두달 후의 공연티켓 혹은 기타 배우기 같은 것입니다. 읽고 싶은 책, 보고 싶은 영화도 대상이 될 수 있지요. 마음 속에 담겨져 있는 '언젠가는 꼭'에 해당하는 것을 다 이 카테고리에 기록합니다.

프로젝트 리스트: 어떤 일을 수행하기 위해 두가지 이상의 행동을 필요로 하는 경우, GTD에서는 이를 프로젝트로 취급합니다. 모든 프로젝트를 기록할 카테고리가 필요합니다. 그리고 개별 행동과 프로젝트를 연결시킬 방법도 필요합니다.

기다림(Waiting): 내가 아니라 다른 사람에게 넘기는 것이 타당한 경우는 일을 넘깁니다(delegate). 넘기고 나서 잊어버려도 되는 경우는 기록할 필요가 없지만, 다른 사람의 결과를 체크할 필요가 있거나, 그 일의 결과가 다른 행동을 만들어내는 경우는 기다림 목록에 기록을 합니다.

달력(Calendar): 어떤 행동을 특정일 혹은 특정시간에 해야하는 경우, 달력에 기록합니다. 전에도 말했지만 달력에는 "꼭~" 그날 그시간에 해야하는 행동만 기록합니다. '한번 해볼까?'하는 것을 다 적고, 지키지 않으면 달력에 대한 신뢰도가 떨어지게 됩니다.

2. '다음행동목록(Next Actions)'

지금까지 분류안된 모든 행동은 다 Next Action입니다. 빨리 할수록 좋은 일들입니다. 다시 말하지만, 여기에 해당하는 것이 20개 이내라면 굳이 분류할 필요가 없습니다. 하지만 대부분 하나의 목록으로 관리하기에는 버겁게 되지요. GTD에서는 다음 행동을 상황에 따라 분류할 것을 제안합니다. 그래서 어떤 GTD 툴은 카테고리 대신 상황(Context)라는 용어를 사용합니다.

GTD에서 추천하는 카테고리는 다음과 같습니다.

전화(Call): 전화로 처리할 행동들입니다. 대부분 시간이 잠깐 생길 때 처리하면 좋습니다.

집(@Home): 집에서 해야할 일입니다. 아이들과 해야할 일. 부인과 해야할 일등... 특히 인건비 땜에 많은 집안일을 손수 해야하는 ㅡ.ㅡ 미국 거주자에게는 꼭 필요한 카테고리입니다.

컴퓨터(@Computer): 컴퓨터를 가지고 해야할 일입니다. 온라인인 경우에만 할 수 있는 일을 구분하기 위해 온라인(@OnLine)을 추가하는 것도 좋습니다.

사무실(@Office): 사무실에서만 할 수 있는 일입니다. 사람 만나서 이야기하는 것등이 이에 해당됩니다.

심부름(Errands): 소포 보내기등 이동중에 해야할 간단한 잡일들은 이 카테고리에 기록합니다.

아젠다(Agenda): 회의나 면담시 다루어야할 주제들을 미리 기록합니다. 상황에 따라 세부 카테고리를 만들 필요가 있습니다. 제 경우 AGND-BOSS라는 카테고리로 제 보스와 이야기할 기회가 생기면 다룰 주제를 미리 기록해둡니다.

읽기/검토(Read/Review): 검토해야할 서류나 읽어야할 기사들은 이곳에 분류합니다.

여기까지 보면 대략 GTD의 분류 원리를 이해하실 수 있을 겁니다. 이후에는 필요에 따라 카테고리를 추가하면 됩니다. 제 경우는 교회(@Church), 학교(@School), 어디든지(@Anywhere)를 추가해서 사용합니다.

상황에 따른 분류는 여러모로 잇점이 있습니다. 예를 들어 사무실에 도착하면 바로 사무실에서 해야할 일을 검토합니다. 그리고 컴퓨터에서 해야할 일, 온라인에서 해야할 일을 보지요. 해야할 일을 다 끝내면 기분이 좋구요 ^^;; 이를 위해서는 기록한 내용이 믿을만 해야합니다. 모든 열린고리와 모든 행동이 다 기록되어 있다고 믿을 수 있어야지요. 이것이 '믿을만한 시스템'의 원래 의미입니다 ^^;;