BLOG main image
분류 전체보기 (564)
책 그리고 글 (87)
미래 빚어가기 (79)
시간/행동 관리 (44)
조직을 말한다 (16)
마케팅 노트 (14)
짧은 생각들 (33)
사랑을 말한다 (27)
세상/사람 바라보기 (40)
그밖에... (83)
일기 혹은 독백 (85)
신앙 이야기 (24)
음악 이야기 (19)
법과 특허 이야기 (13)
Visitors up to today!
Today hit, Yesterday hit
daisy rss
tistory 티스토리 가입하기!
'시간관리'에 해당되는 글 20건
2013. 3. 8. 07:24

새로운 제품 개발을 맡아 기분좋게 일을 했습니다. 팀원도 좋고 분야도 해오던 분야라 순조롭게 진행되었습니다. 그런데 갑자기 다른 프로젝트로 발령이 납니다. 중요한 프로젝트인데 잘 안되다 보니 소방수로 차출된거죠. 과정은 맘에 들지 않았지만 나름대로 큰 뜻을 품고 달려듭니다. 경험을 살려 한번 잘 해보겠다구요. 그런데 생각대로 안됩니다. 팀원들도 흩어져있고 프로젝트 범위도 명확치않고... 통제가 안됩니다. 그래도 어떻게 해보려고 밤낮을 매달려 하나 하나 손을 댑니다. 그러면 좀 질서가 잡힐까 해서요. 그런데도 잘 안됩니다. 결국은 지쳐버렸습니다. 뭘 해야할지도 모르겠고 제어도 안되는 그런 상황이 되어버립니다.

살다보면 이런 경험을 하게 됩니다. 어디로 가야할지도 모르겠고 눈앞에 닥친 일도 잘 안되는 상황. 혹은 계획은 좋은데 제어가 잘 안되거나, 혹은 닥치는대로 일은 해나가는데 계획이 명확하지 않는 경우. 반면 미래에 대한 명확한 비전을 가지고 구체적인 계획을 차근히 이루어 나가는 경우도 있습니다. 그럴때는 정말 기분 좋지요. 그런데 무엇이 이런 차이를 만들어낼까요? 

제어(Control)와 관점(Perspective)

데이비드 알렌은 Making it All Work에서 효과적인 삶을 살기 위한 두개의 축을 이야기합니다. 그것은 제어(Control)와 관점(Perspective)입니다. 제어와 관점은 서로 다른 방향을 가지지만 서로 연관이 되어있습니다. 차기년도 계획을 세우는 중요한 회의를 준비합니다. 이를 위해서는 회의실 예약, 출장오는 사람들의 숙소및 차량, 회의 중간의 간식까지 신경써야할 것이 많습니다. 관점을 가지기 위해서는 제어가 필요한 거지요.  

제어와 관점이라는 관점에서 개인이나 조직의 행동을 바라보면 꽤나 흥미로운 분석을 할 수 있습니다. 개인적으로 데이비드 알렌의 책에서 가장 뛰어나다고 생각하는 부분이 여기입니다. 알렌은 자기관리 매트릭스 (Self-management matrix)라고 이름을 붙였는데 저는 CP 차트(Control-Perspective Matrix)라고 부를까 합니다.  



차트에서 보는 것처럼 한축은 관점, 다른 한축은 제어의 정도입니다. 왼쪽 밑이 낮은 관점, 낮은 제어이고 오른쪽 위는 높은 관점, 높은 제어를 나타냅니다. 실제로 그렇습니다. 뜻은 큰데 상황이 제어가 안될 때가 있고, 반대의 경우도 있습니다. 둘다 너무 좋거나 둘다 너무 안좋은 상황도 있습니다. 

효과적인 삶을 살려고 할 때 가장 이상적인 상황은 관점도 높게 가지고 제어도 잘 될 때입니다. 차트에서 선장&사령관이라 표시한 부분이지요. 그런데 다른 상황이 꼭 나쁜 것만은 아닙니다. 또 어쩔 수 없이 그 상황에 처하게 되구요. 중요한 건 현재 어디에 처해있는지 인식하고 선장&사령관으로 옮겨가는 겁니다. 

희생자 (Victim) 혹은 반응자 (Responder)

뭘해야할지도 모르겠고 일들이 정돈도 안될 때 희생자 모드에 빠지기 쉽습니다. 분주하게 살지만 책상에는 처리할 서류가 쌓여있고 읽지 않은 이메일도 몇백개입니다. 그렇다고 내년에 무엇을 하고 있을지 계획도 없는. 폭풍속에서 끌려다니는듯한 삶입니다. 스트레스도 엄청나고 어쩌면 우울증이 닥칠지도 모릅니다. 너무 오랫동안 이 상태로 살다보면 자신이 희생자로 산다는 것도 모를 수도 있습니다. '사는게 그렇지'하며 체념합니다. 

하지만 이상황에 처한다고 지레 겁먹고 포기할 필요는 없습니다. 상황을 정확히 인식하고 민감하게 반응하며 문제를 해나가려는 노력이 필요합니다. '위기가 오히려 기회'가 된다는 구태의연한 문구가 사실로 이루어지느냐 아니냐는 문제에 얼마나 민감하게 반응하느냐에 달렸습니다. 로켓은 발사후 목적지에 이르기까지 대부분의 연료를 잘못된 길로 갈 때 올바른 길로 가도록 수정하는데 쓴다고 합니다. 이런 피드백 시스템이 특히 낮은 관점, 낮은 제어의 상황에 닥쳤을 때 필요합니다. 이를 위해 무엇이 문제인지 테이블에 올려놓을 필요가 있습니다. 신경쓰이게 하는 모든 열린 고리를 다 드러내놓고 차근 차근 해결해나가는 겁니다. 그럴때 희생자가 아닌 반응자로 어려운 상황에서 능동적으로 벗어날 수 있습니다. 

혼란 유발자 (Crazy Maker) 혹은 비전 제시자 (Visionary) 

생각은 멋지고 뛰어난 비전을 제시하지만 실제 일하는 것 보면 정돈되지 않은 사람을 가끔 봅니다. 구체적으로 성과물을 만들어내지도 못하면서 항상 새로운 것을 제시함으로 다른 이들을 혼란스럽게 만들기도 하죠. 그럴때면 꼭 반대에서 원칙이 중요하다 질서가 필요하다 하는 사람들이 생깁니다 ^^ 그러면 비전을 이해못하는 멍청이라고 비난하기도 하지요. 이렇게 높은 관점을 가지고 있지만 제어는 낮은 사람은 혼란 유발자가 됩니다. 조직을 흔들 수는 있지만 그 이상의 긍정적 결과를 만들어내지는 못합니다.   

하지만 제어에 비해 높은 관점을 가진 것이 꼭 부정적인 것은 아닙니다. 큰 회사나 조직을 이끄는 사람들은 거의 이 상황에 처해있습니다. 조직의 방향을 제시하고 비전을 가다듬지만 그것을 직접 이루는 경우는 별로 없으니까요. 비전 제시자입니다. 이렇게 혼란을 유발하는 것이 아니라 비전을 제시하는 사람이 되기 위해서는 어느 정도의 제어가 필요합니다. 최소한 발등의 불은 꺼놓고 나서 한단계 더 나아가 어디로 갈 것인가에 초점을 맞춥니다. 

마이크로 매니저 (Micro Manager) 혹은 구현가 (Implementer) 

혼란 유발자든 비전 제시자든 높은 관점을 가진 사람 반대편에서 규칙을 강조하는 사람은 종종 이 영역에 있습니다. 관점은 낮지만 제어는 잘 하는. 부정적인 모습으로는 마이크로 매니저의 모습이죠. 이들은 실패를 두려워합니다. 원칙을 세워놓고 그게 지켜지지 않으면 모든게 잘못될 것 같다는 생각으로 처음부터 끝까지 통제를 하려합니다. 제어를 잘하는 것이 나쁜 것은 아닙니다. 하지만 탁구 같은 운동을 보면 긴장해서 탁구채를 너무 꽉 잡으면 오히려 실수를 할 수 있습니다. 제어를 못하게 되지요. 나무만 보고 숲을 보지 못하면 잘못된 방향으로 갈 수 있듯이 제어만 신경쓰고 높은 관점을 가지려 하지 않으면 애만 쓰고 결과는 안좋을 수 있습니다. 

반면 어느 곳에든 규칙을 만들고 이루어 내는 사람이 필요합니다. 혼란한 상황을 제어하는 사람이 필요하지요. 비전을 무시하고 규칙만 외치는 것이 아니라, 필요에 따라 현 상황에 초점을 맞추고 제어해나가야 할 때가 있습니다. 이때 마이크로 매니저가 아니라 구현가가 됩니다.      

선장 (Captain) & 사령관 (Commander)

가장 이상적인 모습입니다. 명확한 비전과 목적을 가지고 구체적인 계획을 차근히 이루어 나가는 모습은 생각만 해도 기분이 좋습니다. 낭비 없이 모든 노력이 효과적으로 긍정적 결과를 만들어냅니다. 모든 자기계발이 이루려는 이상적인 모습이라 할 수 있지요. 칙센트미하이가 말하는 '몰입'을 느낄 수 있습니다. 

하지만 이 모습이 자동차의 크루즈 콘트롤처럼 아무것도 하지않아도 그냥 앞으로 나가는 거라 생각하면 안됩니다. 첫째, 현상황을 그냥 유지하는 것으로는 발전이 없기 때문입니다. 둘째, (이게 더 중요한데) 그렇게 유지하며 가려고 해도 놔두지를 않기 때문입니다. 짐콜린스의 Good to Great에 여러 회사들이 거론됩니다. 모두 뛰어난 비전을 구체적으로 구현하여 획기적인 성장을 이루었던 회사들입니다. 선장 & 사령관의 영역에 있었습니다. 그럼에도 그중 적지않은 회사가 이미 역사속으로 사라져갔습니다. 현실이 변하기에 관점을 조정하거나 다시 한번 제어에 노력을 기울여야 하는데 그걸 못하는 순간 희생자가 되어버립니다. 

제어와 관점 그리고 GTD

앞에서 말한 CP차트의 사분면을 MBTI의 성향테스트처럼 사람의 특성을 드러내는 것이라 생각하면 안됩니다. MBTI의 성향도 시간과 상황에 따라 바뀌지만 CP차트의 영역은 전혀 고정되지 않은 것입니다. 한 사람이 한 순간에 삶의 영역에 따라 다른 상황에 처할 수 있습니다. 회사에서는 선장&사령관으로 있지만, 집에서는 희생자가 되어 어쩔줄 몰라 할 수도 있습니다. 그리고 시간에 따라 한 영영에서도 다른 상황에 처할 수 있습니다. 이 글의 처음에 나온 예처럼 큰뜻을 가지고 달려들지만 현실은 제어가 안됩니다 (혼란 유발자). 그러다 하나부터 열까지 직접 손을 대며 바로잡으려 합니다 (마이크로 매니저). 이도 저도 안되어 지쳐 떨어집니다 (희생자). 이렇게 상황에 따라 CP차트의 다른 영역으로 이동해갈 수 있습니다.  

그러면 어떻게 희생자에서 벗어나 선장&사령관이 될 수 있을까요? 우선 민감하게 현실을 봐야합니다 (반응자). 당장 처리할 것이 무엇인지 문제는 무엇인지 모두 테이블 위에 올려놓고 하나씩 해결해갑니다. 급한 문제를 해결하고 시스템을 갖추게 됩니다 (구현가). 그리고 팀과 프로젝트에 필요한 것이 무엇인지 여러 관점에서 검토하고 비전과 목표를 세웁니다 (비전 제시자). 마침내 프로젝트는 제자리에 들어서고 성공적으로 진행이 됩니다 (선장 & 사령관). 

바로 이게 GTD가 바라는 모습입니다. GTD는 선장 & 사령관이 된 후 그 자리에 머물려는 것이 아닙니다. 그럴 수 있다는 가정도 안합니다. 오히려 모두가 순간적으로 희생자, 혼란 유발자, 혹은 마이크로 매니저가 될 수 있다 생각하고 어떻게 거기서 선장 & 사령관이 될 수 있는가 길을 제시하려는 것이 GTD의 목적입니다. 고요함을 유지하다가 주위의 세밀한 변화에도 민감하게 적절한 반응을 보이고 다시 언제 그랬냐는듯 원래 평상심으로 돌아가는 물과 같이 고요한 마음(Mind Like Water)이 GTD의 지향입니다.    

이를 위해 우선 해결되지 않은 모든 것, 머리속에 숨어 CPU를 갉아먹는 모든 열린 고리를 외부로 끄집어내는 것이 필요합니다. 그게 GTD 프로세스의 시작이지요. 다음번에는 제어와 관점에서 제어를 담당하는 GTD 프로세스에 대해 개괄적으로 설명할까 합니다. 제목은 'GTD in a Nutshell' 입니다. 

추신1: 지난번에는 Control과 Perspective를 통제와 시각으로 번역했습니다. 그런데 맘에 안들어 고민하다 제어와 관점으로 바꾸었는데 더 나은가요? 이럴 때 번역이 참 어렵다는 걸 실감합니다.

추신2: 이전에 썼던 GTD 따라잡기의 내용을 재활용하려는 얄팍한 마음으로 ㅡ.ㅡ GTD 따라잡기 v2.0으로 시리즈 제목을 정했는데 쓰다보니 재활용은 10% 정도 밖에 안되는 듯 합니다. 그리고 지난번에는 8회만에 끝냈는데 이번에는 20회 정도 갈듯합니다. 너무 오래 걸리더라도 기다려주세요 ^^ 



2013. 2. 13. 22:02
1. 정시 퇴근은 포기했습니다. 오늘내로 보고서를 부장에게 보내야 합니다. 전쟁 치르듯 보고서를 메일로 보내고 나니 책상은 서류로 덮혀있네요. 자료 찾느라 들치다 보니 정리는 엄두가 안납니다. 전철 안에서 며칠전 받은 운전면허 갱신 통지서가 생각납니다. 책상 어딘가에 있겠지 내일 찾자 하지만 내일도 분명 같은 날의 반복일겁니다. 고객전화 한통이면 아침에 세운 계획이고 뭐고 비상에 빠질테니까요.
2. 아이들 방 창고에 풀지 않은 박스가 하나 있습니다. 작년에 이사하면서 당장 쓰지 않을 것 같지만 버리긴 아까울 것 같아 창고에 놔뒀는데 벌써 일년이 되었습니다. 창고를 열고 그 박스를 볼 때마다 정리해야지 하는 마음은 들지만 시간이 안나 놔두고 있었던 거죠. 잊고 살고 싶지만, 창고 근처만 가도 생각이 납니다. "너 저 박스 언제 정리할거야???" ㅡ.ㅡ
익숙한 모습인가요? 잘 정리된 삶을 살고 싶지만 맘은 원이로되 현실은 거리가 좀 있지요 ㅡ.ㅡ 반면 우리 모두 바라는 모습은 아마 이런 걸겁니다.  
3. 스마트폰에 알람이 뜨네요. '캐피탈 그릴 예약'. 결혼 2주년 기념일이 3주 남았습니다. 비싸서 못가봤지만 너무 맛있다는 식당이 그 주간에 특별행사를 한다는 걸 어제 듣고 적어논 태스크입니다. 식당 웹사이트에 들어가 예약을 하니 다시 업무를 시작할 시간입니다. @직장과 @온라인 두개의 컨텍스트를 보니 일단 오늘 마무리할 보고서가 보이네요. 한참 작업중에 부장님 전화가 옵니다. 지난주 마무리한 프로젝트 후속 조치를 내일 아침 이야기하잡니다. 태스크 관리 프로그램을 열어 두가지 태스크를 적습니다. '프로젝트 프레젠테이션 리뷰하기', '프로젝트 후속 미팅 안건 생각하기'. 두 태스크는 일단 '인박스'리스트에 들어갑니다. 나중에 정리하면서 '넥스트'리스트로 옮기겠지요. 프레젠테이션 파일은 '레퍼런스' 폴더에 저장해 놨기에 금방 찾을 수 있습니다. 리뷰는 퇴근하기 전에 하면 될 것 같고 안건은 퇴근 지하철에서 생각하면 될듯 합니다. 컨텍스트는 각각 @오프라인과 @어디서나를 선택합니다. 그리고 달력을 열어 아침 미팅을 기록합니다. 그 시간에 옆팀 동료와 만나 지금 하는 프로젝트 관련 미팅이 잡혀있네요. 동료보다 부장이 더 중요하지요. 미팅 시간을 한시간 늦춥니다. 시간변경요청 메일이 갈겁니다. 또 알람이 뜨네요. 다음 미팅까지 10분 남았네요. 아까 하던 보고서를 다시 시작하자니 시간이 너무 짧습니다. 그래서 보고서 마지막에 아까 생각하던 내용을 짧게 적고 닫아버립니다. 태스크 리스트를 보니 @온라인에 '사내강의 신청하기'가 있네요. 인트라넷을 열어 신청하니 5분이 남았습니다. 커피 하나 뽑아서 들어가려고 여유있게 일어납니다 ^^
매일 퇴근할 때 보면 원래 계획했던데로 지나간 날이 별로 없습니다. 항상 뭔가가 생기지요. 하지만 그렇다고 맨날 불끄기만 할 필요는 없는 것 같습니다. 시스템이 잘 갖추어져 있고 꾸준히 잘 지킨다면 바쁘지만 세번째 시나리오처럼 정돈된 시간을 보낼 수 있습니다. 잘 갖추어져 있으면서 꾸준히 잘 지키게 만들어주는 시스템이 있다면 말이죠. GTD가 바로 그런 믿을만한 시스템입니다. 

GTD는 Getting Things Done의 약자입니다. 데이비드 알렌이 2001년에 쓴 책의 제목이기도 하지요. 소개된지 이미 12년이 되어가지만 아직도 인기는 시들지 않은듯 합니다. 아니 시간이 지나며 더 숙성되었다고 할까요? 많은 사람들이 GTD를 사용해 정리된 삶을 살아가고 있습니다. 

왜 많은 사람들이 GTD를 사용하는지 살펴보기 전에 먼저 GTD의 기본철학을 이야기하고 싶습니다. GTD는 두가지 중요한 원칙을 기본으로 하고 있습니다. "기억하지 말자"와 "생각은 한번만 하자" 

거의 모든 사람이 마음 한구석에 미뤄놨던 일이 자리를 잡고 앉아 계속 속삭이던 경험이 있을 겁니다. 중요하지도 않은 일인데, 한번 "해야지"라는 생각을 하고 나서는 자꾸 신경이 쓰입니다. 반대의 경우도 있지요. 중요한 일인데 그냥 머리 속에 담아두고 정작 생각나야 할 때는 잊어버리는 경우도 있습니다.

GTD의 기본 주장은 사람의 머리는 사람의 머리는 기억하기 위한 것이 아니라 생각하기 위해 만들어진 것이라는 겁니다. 기억과 생각이 같은 머리를 나눠서 쓰기에 기억하는게 많아질수록, 생각할 수 있는 여유는 줄어들게 되어 있습니다. 전화번호를 듣고, 어딘가 기록하기 전까지 잊어버리지 않기 위해 계속 되내어본 경험이 있는 분은 동감할 것입니다 ^^;;

"해야하는데 하지 못한 일"을 데이비드 알렌은 "열린 고리 (Open Loop)"라고 부릅니다. GTD의 첫번째 원칙은 모든 열린 고리를 머리에서 꺼집어내서 외부에 기록하는 것입니다. 열린 고리를 머리 속에 담아 두고 있으면 그만큼 생각을 못하기 때문입니다. 누구에게 전화해야하는데 생각을 하면서, 중요한 미팅에 참가한다고 해보세요. 두가지 생각이 영향을 주겠지요. 기억하려 애쓰면 생각하기 힘들어집니다. 기억할 건 머리에서 끄집어내 외부 장치에 적어놓으면 온전히 생각에 집중할 수 있습니다. 

GTD의 두번째 원칙은 그렇게 꺼낸 "열린 고리"들을 검토하고 정리해서 필요할 때 바로 사용하기 위한 겁니다. 데이비드 알렌은 이렇게 말합니다. "나는 일주일에 한번만 생각을 한다"라구요. 기억에 남아 신경 쓰이게 하는 일들을 다 꺼집어내고, 계속해서 들이닥치는 새로운 일들을 하나의 상자에 다 몰아넣고는 하나씩 꺼집어내어 처리를 합니다. 이건 오늘 해야돼. 이건 중요하지 않으니 버려. 이건 혹시 모르니 저장해두자. 이런 식으로요. 그리고 컨텍스트를 정합니다. 인터넷 연결이 필요한 일, 집에서 할 일, 아니면 전화를 걸 일. 그렇게 정리를 하면 각 상황별로 해야할 일을 꺼집어내는 겁니다. 예를 들어 한시간 운전을 시작하기 전에 @전화 아니면 @어디서나 컨텍스트를 가진 일들을 봅니다. 운전하면서 전화를 하기도 하고, 구상도 합니다.    

특별한 것 없죠? 해야할 일 다 적고 어떻게 처리할지 정리한 다음, 실행하면 되는 겁니다. 다음번에는 이런 상식적인 시스템을 왜 사람들이 그렇게 좋아했는지 이야기해보려 합니다. 그리고 Getting Things Done의 GTD와 Making it All Work의 GTD는 어떻게 다른지도 소개하려합니다. 

추가1: 요즘 좀 바쁘네요. 블로깅할 시간을 못찾고 있습니다. 제가 가장 GTD를 필요로 하는 사람인 것 같습니다.

추가2: 원래 제목을 "GTD 따라잡기 v2.0" - 이렇게 하려 했는데 좀 번잡하네요. 그냥 GTD v2.0으로 하겠습니다 ^^




2013. 2. 13. 07:35

오래전부터 하고 싶었던 일이 있었습니다. GTD에 대한 책을 하나 쓰는 겁니다. 2008년 GTD 따라잡기 시리즈를 쓴 이후 거의 5년이 지났지만 아직까지 제 블로그를 찾는 분의 상당수가 GTD 때문입니다. GTD가 다른 시간관리 방법론에 비해 효과적임을 믿기에 또한 GTD에 대한 정보가 상대적으로 부족하기에 나름대로 정리한 책을 하나 만들면 좋겠다 싶었습니다. 

그런데 매년 써야지하는 생각만 있었지 실천을 못했습니다. 로스쿨 진학이 큰 원인이었긴 하지만 더 큰 문제는 게으름이었죠 ㅡ.ㅡ 이젠 안되겠습니다. 어떤 형태로든 마무리를 지어야겠습니다 ^^

GTD를 만든 David Allen은 이후 두권의 책을 더 썼습니다. <준비된 자가 성공한다 ("Ready for Anything")>과 <"Making it All Work">입니다. Ready for Anything은 GTD에 큰 변화를 주지는 않습니다. GTD를 생활에 어떻게 적용하는지와 어떻게 효과적인 삶을 살지에 대한 David Allen의 에세이들이니까요. 하지만 Making it All Work는 다릅니다. 서평에서 지적했듯이 Getting Things Done의 부족한 점들을 많이 보완했고, 또한 '어떻게'에만 머무르지 않고 '무엇을' 할 것이가로 시야를 넓혔습니다. 

작년초 Making it All Work 서평을 쓰면서 계획은 GTD 정복하기라는 시리즈를 쓰는 것이었습니다. 그런데 이것도 이루지 못했습니다. 바쁘기도 했지만 기존 GTD 따라잡기 시리즈에 추가로 쓰려니 전체적 그림이 잘 그려지지 않았던 점도 있습니다. 

생각 끝에 GTD 따라잡기 v2.0을 쓰기로 했습니다. 일종의 개정판이죠. 기존 시리즈의 원고를 바탕으로 Making it All Work의 내용을 추가하고 현재 상황에 맞게 수정 보완하려 합니다. 그리고 시리즈가 완성되면 전체를 PDF로 만들어 이 사이트에서 공유할 계획입니다. 양이야 작겠지만 제 최초의 책이 되겠네요 ^^

마칠 때까지 두달 잡고 있습니다. 그럼 시작합니다 ^^

  

 



2012. 1. 7. 15:14
Making it All Work
데이비드 알렌 지음 - 펭귄 출판사








데이비드 알렌이 첫 저서 Getting Things Done을 출판한게 2001년입니다. 이 책의 이름을 딴 방법론인 GTD는 열렬한 호응을 받으며 아직까지 많은 이들의 시간/행동 관리 방법으로 사용되고 있습니다. 이후 알렌은 2004년 Ready for Anything이라는 책을 출판했는데 평은 그렇게 좋지 않았습니다. 그의 뉴스레터 내용을 기반으로 엮은 이 책은 사실 첫 저서인 Getting Things Done을 상당부분 반복하는 것이었기 때문입니다.

GTD 서평에도 밝혔지만 Getting Things Done은 아주 잘 쓴 책은 아니었습니다. 처음 읽는 사람은 프로세스가 어떻게 되는지 한번에 알기 힘들었지요. 그래서 제 블로그에 'GTD 따라잡기'라는 제목으로 정리 포스팅을 올렸고 거의 3년이 지난 지금도 GTD는 제 블로그 유입량의 20%~30%를 차지하고 있습니다 ^^

2008년 Getting Thins Done의 미비한 점을 보완하고자 알렌은 새로운 책을 냈습니다. Making it All Work입니다. 이 책은 호불호가 엇갈렸습니다. 어떤 이들은 Ready for Anything과 마찬가지로 새로운 내용이 별로 없다고 불평했고 어떤 이들은 GTD의 이해를 깊게 해준다고 좋아했습니다. 전에 한 포스팅에서 밝혔듯이 제 의견은 전자에 가까웠습니다.

바쁘다는 핑계로 생활의 무질서를 오래 용납했다는 최근의 반성과 함께 이 책을 다시 읽었습니다. 두번째 읽으면서 전에는 스쳐지나갔던 가치를 다시 보게되더군요. 이 책만의 가치가 분명히 있고 또 GTD를 제대로 이해하고 적용하기 위해 이 책의 내용이 꼭 필요하다는 쪽으로 제 의견이 바뀌었습니다.

이 책은 두 가지의 중요한 변화를 담고 있습니다.

1. New names for GTD steps
GTD의 다섯 단계는 수집(Collect) -> 처리(Process) -> 정리(Organize) -> 검토(Review) -> 실행(Do)입니다. 알렌은 그동안 깊어진 생각을 반영해 포착(Capture) -> 명확화(Clarify) -> 정리(Organize) -> 반영(Reflect) -> 참여(Engage)라는 새로운 이름을 사용했습니다. '정리'빼고는 다 바꾼 거지요. 저는 새로운 이름이 더 어울린다고 생각합니다. 각 단계가 왜 필요한지, 무엇을 해야하는지 더 명확해졌구요.



2. Not just 'Bottom-up', but 'Bottom-up to-Top'
GTD는 Bottom-up 방법론입니다. 그건 변하지 않았습니다. 다만 영역을 더 넓혔지요. Making it All Work은 크게 두부분으로 나뉘어져 있습니다. Control과 Perspective입니다. Control은 기존 GTD의 연장입니다. 닥친 일을 '어떻게' 처리할 것인가에 초점이 맞추어져 있지요. Perspective는 GTD에서 잠깐 언급한 여섯개의 지평선(Six Horizons)를 확장한 겁니다. '무엇을' 할 것인가가 초점입니다. 바닥('Next Action')에서 출발해 꼭대기('Purpose and Principles')까지 시야를 확장합니다.


아쉽게도 아직 번역서가 나오지 않았습니다. 그래서 이 책의 내용을 기반으로 새로운 GTD시리즈를 포스팅할 계획입니다. 제목도 'GTD 따라잡기'에서 한발자욱 더 나간 'GTD 정복하기'로 정했습니다 ^^

2012년을 맞이하여 새로이 GTD 시리즈를 시작하는 건 더 많은 분들이 효율적인 삶을 살기를 바라는 마음도 있지만 누구보다도 저를 위한 것입니다. 정리하고 포스팅하는 과정에 더 깊이 이해하고 나름대로 실천방안을 찾을테니까요.




2010. 3. 4. 01:48
GTD를 사용하고 GTD에 대한 글을 올린지도 벌써 2년이 되어갑니다. 아직도 제 블로그를 찾아오시는 분들중상당수는 GTD를 검색하다 들르시는 분들입니다. GTD에 대해 쓴 글 덕분에 '고수 ^^'라는 소리도 듣고 가끔씩 GTD 관련 질문을 하시는 분들도 있습니다. 요즘 데이비드 알렌의 새 책 Making it All Work를 읽으면서 새로 느낀 것도 있고 해서 GTD 관련 글을 새로 올릴까 합니다. 시작은 Q&A입니다. 최근에 받은 질문에 대한 답을 포스팅으로 엮어 봤습니다. 

Q: Trigger Point와 Context는 연관이 있나요? Trigger Point와 Context를 어떻게 mapping할 수 있을까요? 

저는 Trigger Point와 Context를 mapping하지 않습니다. Trigger Point는 해야할 일이 무엇인지 꼼꼼히 챙기며 생각나게 하는데 도움을 주도록 만들었습니다. 그러다 보니 역할이나 삶의 여러가지 영역으로 나뉘어지지요. GTD의 Context는 실행을 위한 것입니다. 시간과 힘이 있을 때 어느 상황에 처해있는가 물리적으로 어떤 위치에 있는가에 따라 정의하는 것입니다. 그래서 직접적인 연관을 가지지 않아도 되고 오히려 mapping을 하려다보면 더 애매하게 만들거 같습니다. Trigger Point의 역할은 inbox안에 task를 만들어내는데까지라고 생각하시면 좋을 것 같습니다.  

Q: 프로젝트를 어떻게 적용해야 할까요? 예를 들어 핸드폰을 구입하는 경우 "친구에게 모델 추천받기" ->"가격및 대리점 조회"->"방문해서 구입" 이렇게 세개의 sub action이 있습니다. 이런 경우도 프로젝트로 해야할까요? 

일단 GTD 기준으로 하면 답은 '예'입니다. 말씀하신 핸드폰 구입은 프로젝트입니다. GTD의 프로젝트는 보통 회사에서 말하는 프로젝트와는 개념이 다릅니다. 하나의 action으로 완수할 수 없는, 두개 이상의 sub action이 필요한 경우 모두 프로젝트라 부릅니다. 

Sub action으로 나누는 기준은 사람마다 상황마다 다를 수 있습니다. 제가 사용하는 기준은 Context입니다 (아마 알렌이 이렇게 이야기를 했을 것 같습니다만... 책에서 읽었던 건지 제가 생각한 건지는 기억이 안나네요 ㅡ.ㅡ) Context가 다르면 다른 action이라 생각하는게 좋습니다. 전화걸어서 할 수 있는 일과 직접 방문하는 일은 다르니까요.

하지만 이런식으로 일을 세분화하다보면 프로젝트가 너무 많아집니다. 그래서 적당히 조절하는게 필요합니다. 늘상 하던 일이고 머리속에 하나의 일로 정착되어 있는 경우 Context가 다른 일이 섞여있더라도 하나의 action으로 잡아도 무방하다 생각합니다.

Q: Inbox에서 next action으로 어떻게 넘어가나요? 

Inbox안에 있는 해결 되지 않은 stuff들을 어떻게 처리하느냐는 GTD에서 가장 중요한 스텝입니다. 보통 GTD의 flow chart를 보며 순서대로 생각을 하게 되는데 그러다 보면 오히려 헷갈릴 수가 있습니다. 그런데 그건 사용자의 잘못이 아닙니다. GTD 프로세스 자체가 명확하지 않아서 그렇습니다 ^^ 특히 프로젝트 관련해서 헷갈리게 만들어 놨지요.

저는 요즘 이렇게 평면적으로 생각합니다. 내가 신경써야 할 일인가? 아니면 삭제. 조만간 할 수 있는 일인가? Someday or Reference. 2분내에 할 수 있나? 바로 처리. 남한테 시킬 수 있나? Delegate. 그렇지 않은 일은 모두 미룹니다(defer).

그런데 이 '미룬'다는 용어가 별로 느낌이 좋지 않습니다. 일을 바로 처리 안한다는 것이니까요. 하지만 GTD에서 이 용어가 의미하는 것은 처리(Process) 과정에서 해결하지 않는다는 것이지 일 자체를 미룬다는 것이 아닙니다. 정리와 리뷰를 거처 이후에 실행한다는 의미입니다. Defer까지 살아남은 일들만 Next action 혹은 Calendar에 기록합니다. 그리고 하나의 action으로 처리할 수 없는 경우에 프로젝트로 다루면 되구요.

도움이 되셨나 모르겠습니다. 다른 궁금하신 점이 있으면 댓글로 달아주세요. 제가 아는 한도 내에서 다음 포스팅에 답을 해보도록 하겠습니다.
 




'시간/행동 관리' 카테고리의 다른 글

8개월만의 정리(Organize)  (4) 2011.10.11
[Free] 괜찮은 마인드맵 소프트웨어 - XMind  (11) 2010.10.20
나는 할 수 있는데 왜 넌 못해?  (8) 2010.02.19
한번에 한걸음만...  (14) 2010.02.11
Waste Zero Life  (10) 2010.01.30


2010. 1. 30. 09:57
중요하게 생각하는 삶의 영역들이 있습니다. 경제적 필요를 채워주는 직장, 인생의 후반부를 위한 투자인 학교, 살아가는 힘을 주는 가족. 제 시간과 힘의 대부분을 사용해왔던 영역들입니다. 그런데 이들 때문에 바쁘다고 소홀히 해왔던 또 하나의 중요한 영역이 있습니다. 바로 교회입니다. 

'나는 크리스찬'이라며 자랑하듯 정체성을 밝혔음에도 그동안 핑계를 대며 교회 사역에 시간을 아껴왔습니다. 그러면서도 가치있는 곳에 시간과 힘을 우선해야하는 것을 알기에 마음에 부담이 있었습니다.

새해가 되어 자의반 타의반 꽤 중요한 일을 맡았습니다. 제가 잘못하면 큰 누가 될 수 있는 일입니다. 끝까지 'NO'라 한다면 누가 목에 밧줄을 메어 끌고 가지는 않을 것이지만, 마지막 순간에 하겠다고 했습니다. 어렵다고, 힘들다고, 계산이 안된다고 안한다면 그건 신앙이 아니라 생각했기 때문입니다.

결과적으로 삶의 네가지 축 모두에 시간과 힘을 상당히 요구하는 '역할'들이 자리잡았습니다. 옆에서 걱정하는 사람들에게 괜찮다 답을 하지만, 마음 속에 걱정이 떠나지 않습니다. 하지만 후회하지는 않습니다.

머리속에 '낭비없는 삶'이라는 말이 떠오릅니다. 매일 매일 지혜롭게 그리고 성실하게 산다면 감당할 수 있습니다. 중요한 일에 적절한 노력을 기울이고, 미리 준비하지 못함으로 쓸데없이 시간 쓰는 일이 없으며, 필요 이상의 휴식으로 시간을 죽이지 않는 그런 '최적의 삶.' 그런 삶을 살아야겠습니다.

몇년전 '내 인생에서 낭비할 수 있는 시간과 돈을 나는 이미 다 써버렸다'라는 말을 적어 책상 앞에 붙였던 기억이 납니다. 왔다가 사라지는 구호의 하나로 끝났지만, 이제 그말을 다시 꺼집어 냅니다. 낭비 없는 삶. 가장 중요한 재산인 시간을 일분도 낭비하지 않는 그런 삶. 그 삶을 오늘도 다짐합니다. 



 


2009. 12. 9. 05:38

After last posting, I observed myself closely. Here is how I did. I installed XNote Timer, which is a tiny free timer. I set the time for 20 min. Whenever I change my task, I start the timer. The goal is focusing on one task for 20 min.

Most of the time, the task is important one. Working on presentation or briefing cases. Still, I feel anxiety of multi-tasking. E-mail arrives at blackberry. Suddenly I remember important message to my team member. I wonder if anybody commented on my Facebook post.

On the first day, it was terrible. In 2o min, as I was listening a con-call, I worked on a presentation, responded to two e-mails, sent an instant message to my team member, and checked Facebook one time. Really I don’t know how to focus.

There are two reasons. First reason is my “habit.” I just do not have a habit of focusing. On other hand, I have habit of multi-tasking. I need to fix this habit. Second reason is my “desire” to do something else. Basically work and study are not fun. You need to ‘work’ hard to keep focus. Without good ‘habit’ of focusing, keeping focus on work or study is really hard. I realized that multi-tasking is a mere excuse for getting away from what I am doing – the thing I am supposed to do.

As time goes, it gets better. Not quite there yet, but making progress definitely. I need to remember the routine and make itself as a habit. The routing is “set timer” – “start work/study” – “keep focus until end of time or work done” – “give small reward to myself.” Once it is settled down, I can increase the time to 30 min.

I know that I can fix my habit. Just it takes time.



'시간/행동 관리' 카테고리의 다른 글

한번에 한걸음만...  (14) 2010.02.11
Waste Zero Life  (10) 2010.01.30
일기장의 마지막 칸을 쓰기 시작했습니다  (14) 2009.06.17
마음의 균형(Stasis) 회복하기  (4) 2009.05.23
what... so what... now what...  (6) 2009.05.14


2009. 12. 1. 14:39

‘Getting Things Done’ by David Allen is a practical book. It talks about how to write down all tasks you have to take care of, how to process them to make most out of 24 hours a day. A systematic approach to put everything under control for every day life.

It is interesting that the purpose of doing it, as David says, is rather philosophical, not practical. David emphasizes ‘Getting Things Done’ is to achieve ‘Mind Like Water’, which is from martial arts, meaning perfect ‘Ready State.’

Imagine a small pond in a very quiet and cozy forest. The surface of water is serene. No movement at all. Still. Peaceful. Calm. It is the state of mind that many people want to achieve. However, ‘Mind Like Water’ does not mean this ‘just quiet – no disturbance’ state. What if someone throws a pebble? What if strong wind blows suddenly? The quietness will be broken instantly.

The power of ‘Mind Like Water’ is in its responsiveness, not in its stillness. Water responds to everything, “totally appropriately to the force and mass of the input.” It does not overreact nor under-react. Just right for every input. And then, it goes back to calm. That is ‘Mind Like Water.’

It can’t be achieved by forgetting everything. It is not a Nirvana or Deliverance, which you can’t achieve in daily life. For the people like us who has to live our life can’t just retreat to a quiet place to get still mind. We need a different method.

‘Mind Like Water’ can be achieved from total control. It is when your personal efficiency is sky high and when you can focus 100% on what you are doing. It is the peaceful mind you get when you know what you are doing. The state of mind that every ‘working people’ wants to achieve.

My motto for 2009 has been achieving this ‘Mind Like Water.’ I tried to organize myself so that everything are under control. I tried couple of time management tools, with hope that I can find one working for me. But my self-evaluation is B-, or maybe C+. I can say my effort was commendable, but the result is far from the objective. Still my mind is like a roller-coaster.

Still I don’t give up. When can I achieve ‘Mind Like Water’? I don’t know. Maybe I won't get there in my life. Putting everything under control is not something you can achieve as a human. But as I think about it and continue to pursue, I will be closer. I will be more response-able, resulting better productivity, which will bring more calmness to my mind. Moving toward this direction. That’s all I need for now.



2009. 5. 26. 05:11
Getting Organized - Chris Crouch

지금 쓰고 있는 책이 시간/행동 관리에 관한 것이다 보니, 그 분야의 책을 많이 읽게 됩니다. 좋게 말하면 참조요, 나쁘게 말하면 커닝입니다 ㅡ.ㅡ 그런데 대부분의 책이 다 거기서 거기입니다. 한시간을 안들이고 전체를 흝어보아도, 중요한 것을 놓지지 않았을까 하는 걱정이 안드는 책도 있습니다.

가끔 두드러진 책도 있습니다. 그중 한권이 이 책입니다. 시간관리에 대한 책을 몇권 읽으신 분이라면 이 책을 볼 필요는 없습니다. 새로운 내용은 별로 없습니다. 하지만 시간관리에 대한 책을 처음 읽는다면 자신있게 이 책을 추천합니다. 이 한 권만 읽어도 모든 것을 얻을 수 있기 때문입니다. 아쉽게도 한국에 소개는 안되어있네요. (무슨 책을 출판할까 찾고 있던 출판사 있음 이 책을 한번 검토하길 제안합니다.)

책은 짧습니다. 55개의 챕터가 150페이지 안에 담겨있습니다. 특이한 것은 모든 챕터가 전에 소개한 what - so what - now what의 프레임웍으로 구성되어 있다는 것입니다. 예를 들어 multitasking이 토픽입니다. multitasking이 무엇인지와 지속적으로 multitasking을 하는 것이 안 좋은 습관임(what)을 소개합니다. 지나친 multitasking이 어떤 영향을 끼치는지, 어떻게 생산성을 떨어뜨리는지(so what)을 지적합니다. 그리고 어떻게 하면 더 집중할 수 있는지로(now what) 결론을 맺습니다. 모든 챕터가 같은 구성이기에 읽기가 쉽습니다.

내용은 다른 시간관리책과 별 차이 없습니다. 시간관리가 어려운 원인부터 시작해서, 어떻게 입력된 것들을 정리하고, 우선순위를 정하는지 여러가지 팁을 소개합니다. 대체적인 흐름은 있지만, 중간에 필요하다 싶은 스킬이 순서와 상관없이 나옵니다. 그래도 토픽의 나열이기에 별 문제는 없습니다.

앞에서 이야기한데로 내용상 새로운 것은 없습니다만 구성이 워낙 좋기에 같은 내용이라도 쉽게 효과적으로 전달이 됩니다. 책을 쓸 때 구성이 중요함을 일깨워 준 책입니다.

**

참고로 이 책에서 처음 본 팁이 있습니다. 책 읽는 속도를 두배로 늘리는 방법입니다. 간단합니다. 바로 손가락을 사용하는 겁니다. 손가락 끝으로 읽는 부분을 가리키고 손가락을 움직여서 책을 읽어보시기 바랍니다. 정말 읽는 속도가 두배 가까이 빨라집니다 ^^


'책 그리고 글' 카테고리의 다른 글

[서평] 나만의 80/20 법칙 만들기  (14) 2009.06.03
신문에 인터뷰 기사가 실렸습니다  (10) 2009.05.27
흐트러진 독서 계획  (10) 2009.05.07
서평 - 순전한 기독교  (14) 2009.04.29
배려 - 우연히 찾아온 선물  (4) 2009.03.14


2009. 4. 16. 12:28
제가 사용하는 GTD 프로그램은 Jello.Dashboard입니다. 프리웨어로 여기 가면 다운 받을 수 있습니다. GTD 애플이 꽤나 많지만, 이 프로그램을 선택한 것은 젤로가 아웃룩의 애드인이기 때문입니다. 이전에는 팜, 요즘은 블랙베리로 아웃룩과 연동해서 사용해왔기에 아웃룩에서 돌아가는 GTD 프로그램을 찾았던 겁니다.

4점대 젤로를 설치하고 일년 가까이 불편없이 사용해왔기에 새 버전에 대한 욕심이 별로 없었습니다. 그래서 젤로 홈페이지 방문도 뜸했는데 얼마전에 보니 메이저 업그레이드가 있었네요. 많이 달라졌습니다. 버전4가 GTD가 어울리지 않는 아웃'룩' ^^ 을 입었던 느낌이라면 5가 되면서 젤로가 더욱 GTD스러워졌습니다. 젤로 쓰는 즐거움이 더 커졌습니다. (GTD를 모르시는 분은 제가 쓴 GTD관련 글들을 참조하시기 바랍니다.)

우선 피부에 다가오는 가장 큰 변화는 사용 순서가 GTD 프로세스와 명확하게 연결되어 있다는 겁니다. 이전버전의 젤로는 GTD 프로세스를 사용할 수 있는 기능들을 제공하는 것이었습니다. 사용자가 알아서 GTD 프로세스를 사용하면서 필요한 부분을 찾아서 썼었지요.

처음에 젤로를 띄우면 이런 화면이 나옵니다.


버전 5부터는 위젯기능을 제공해서 홈에 원하는 것들을 추가할 수 있습니다. 포스트잇, 밀린 아이템, 중요아이템등 몇가지가 제공되고, 원하는 웹페이지를 덧붙일 수도 있습니다. 제 경우는 이 화면에 머무는 일이 거의 없어서 위젯의 유용성은 잘 모르겠습니다.

수집(Collect)이 참 맘에 듭니다. F2를 눌러서 수집으로 가면 횡한 창문이 하나 나옵니다. 이곳이 바로 수집함입니다. 생각나는데로 한 줄씩 적습니다. 제 경우는 벽에 붙여놓은 트리거 포인트(Trigger Point)를 보면서 생각나는데로 적습니다.


다 적고나면 '입력 내용 수집(Collect Entered Text)'를 누르면 수집이 끝납니다. (수집 버튼을 누르지 않고 나가버리면 입력 내용이 다 사라집니다. 개선이 필요한 사항이지요.)

수집 다음은 처리(Process) 단계입니다. 수집함에 담겨져 있는 항목들을 하나씩 처리하는 것이지요. 그래서 젤로에서는 처리라고 안하고 수집함(Inbox)라고 부릅니다.


인박스에 가면 수집된 항목들이 보입니다. GTD 원칙에 따라 위에서부터 아래로 내려가면서 금방 처리할 수 있는 일은 바로 해버리고, 아닌 경우는 Context를 설정합니다. 한번 인박스를 열면 닫을 때는 하나도 남지 않게 하는게 목표입니다.

인박스를 마치고 나면 정리단계까지 마치게 되므로 다음으로 사용하는 창문은 리뷰(Review)입니다. Context별로 열어서 어떤 항목이 남아있나 확인하고 필요에 따라 처리하면 됩니다. 젤로가 GTD에서 한걸음 더 나간 것이 !Next 입니다. 주로 기존의 Context에 추가로 !Next 를 설정함으로 우선적으로 처리해야할 항목들을 쉽게 보게 해주는 역할을 합니다. 많이 도움이 됩니다.


이밖에 타스크들을 한눈에 볼 수 있게 해주는 마스터리스트도 가끔 유용하게 사용됩니다.


GTD를 지원하는 좋은 프로그램이 참 많습니다. 어느것을 사용하든 꾸준한 실천이 중요하겠지요. 하지만 좋은 프로그램이 있으면 GTD를 사용하는 맛이 더 좋습니다. 아웃룩을 일정관리및 태스크관리로 사용하는 분에게는 젤로.대시보드 강추입니다 ^^



'시간/행동 관리' 카테고리의 다른 글

마음의 균형(Stasis) 회복하기  (4) 2009.05.23
what... so what... now what...  (6) 2009.05.14
시간관리의 파레토 법칙  (20) 2009.04.02
정보 정리 - OneNote의 발견  (46) 2009.01.27
메모 어디에 하시나요?  (42) 2009.01.14


prev"" #1 #2 next