파레토 법칙은 '전체 결과의 80%가 전체 원인의 20%에서 일어나는 현상'을 말합니다. 이 원칙이 적용되는 경우는 굉장히 많습니다. 아니 이 원칙이 적용되지 않는 경우가 별로 없다는 말이 맞는 말이겠네요.

일상 생활에서 제가 하는 행동들을 찬찬히 생각해 봤습니다. (아내가 항상 이야기하듯) 제가 워낙 분주한지라 참 여러가지 분야에 시간을 쓰고 있더군요. 회사일, 집안일, 아내와 대화하기, 아이들 공부시키기 ^^, 책읽기, 음악듣기, 글쓰기, 주식가격 확인하기, 이베이에서 물건 사고팔기, 24 보기, 만화보기, 오디오 뜯어보기, 러닝머신에서 운동하기... 등등 수없이 많은 일을 합니다.  시간가계부를 쓸 때도 느꼈지만 제가 집중력이 약하다는 생각을 다시 했습니다. 끊임없이 생각이 떠오르고, 그러면 몸과 마음은 그 생각대로 따라가고.

'시간관리의 파레토 법칙'이라는 화두가 떠올랐습니다. 제가 무언가를 생산해내는 기계라 할 때, 생산물의 80%는 제 행동의 20%에서 나오는 것일겁니다.

먼저 제가 하고 싶은 일, 제가 관심을 두는 분야들에 대해 생각했습니다. 100에 관심이 간다면 그중 가장 중요한 20은 무엇일까? 관심 가는데로 그냥 흘러가며 산다면 정작 중요한 20보다 나머지 80에 시간을 쓰게 되기가 쉽습니다. 100가지 일을 똑같은 중요도로 대한다면 시간의 80%를 중요하지 않은 80%에 쓰게될 것이기 때문입니다.

조금 더 생각해 봤습니다. 양적인 면입니다. 20%에 해당되는 일이 무엇일까? 원하는 것을 이루기 위한 가장 효과적인 방법은 무엇일까? 회사일의 경우 얼마나 효율적으로 팀운영을 하느냐가 중요합니다. 가족과의 관계에서는 대화가 키라는 생각이 들었구요. 재정적인 면에서는 지혜로운 지출과 낭비없애기, 그리고 적절한 투자입니다.

질적인 면을 보니 관점이 달라집니다. '모든 일에 최선을 다하자'라는 것이 일반적으로 가르치는 가치입니다. 하지만 그렇게 사는게 쉽지도 않고 육체적으로도 힘이 듭니다. 그렇다면 파레토법칙을 적용해서 20%에 힘을 쏟고 남은 80%에 대해서는 릴렉스하는게 어떨까? 인생은 100미터 경주가 아니라 마라톤이라고 합니다. 처음부터 끝까지 전력질주를 할 수 없다면, 중요한 곳에 힘을 집중할 필요가 있습니다.

결국 시간관리의 파레토 법칙은 '가치'와 '우선순위'라는 말로 번역이 됩니다. 내 인생에서 중요한 것이 무엇인지, 그것을 이루기 위해 필요한 행위는 무엇인지 알아야겠지요. 그리고 중요한 일에 최선을 다하는 겁니다. 20%를 제대로 선택해서 힘을 집중한다면 나머지 80%는 좀 여유있게 해도 되지 않을까요? 놀기도 하면서 인생을 즐길 수 있을 겁니다 ^^

추가 #1. 이 생각을 꽤 오래 했습니다. 흠... 괜찮은 아이디언데? 책의 메인 주제를 이걸로 정할까? 그런데 얼마전 동네 도서관에서 책구경을 하다보니 누가 벌써 썼더군요 ㅡ.ㅡ

추가 #2. 이 관점을 극단적으로 적용한게 '4시간'입니다. 생계를 위해서는 일주일에 4시간만 일하고 나머지 시간은 하고 싶은 일에 쓰는  삶. 누구말대로 유쾌한 상상이지요 ^^

추가 #3. 제 가치관을 굳이 말하자면, 뭐를 하든 열심히 돈벌어 남은 시간 놀자는 주의는 아닙니다. 제가 가장 많은 시간을 들이는 그 일 자체를 즐기자는 주의죠. 그래서 회사일도 제가 즐거울 수 있는 일이어야 합니다. 아니면... 참 힘들어요 ㅡ.ㅡ

'메모의 기술'이라는 책이 꽤 인기를 끌었습니다. 저도 책방에 가서 들었다 놨다 하다가 그냥 나온 적이 있습니다. 이유는 '언제 기술이 없어서 메모 안했나? 의지가 없어서 안했지 ㅡ.ㅡ'였는데, 나중에 검색으로 이 책의 서평을 보면서 한번 볼 걸 하는 후회가 들기도 합니다.

메모습관이 중요하다는 건 모두 압니다. 그래도 꾸준히 메모를 하는 사람은 많지 않지요. 아무래도 귀찮아서가 제일 큰 이유겠지요? 더불어 메모가 습관이 되지 않아서일겁니다. 그렇다고 게으름이나 의지 없음만을 탓할 수는 없습니다. 어떤 때는 좋은 도구를 쓰는 것이 문제 해결에 도움을 줄 수도 있습니다.

저도 여러가지로 고민했습니다. 특히 디지탈과 아날로그 사이에서 방황을 많이 했지요. 여러 단계를 거치다가 정착한 방법이 다음의 세가지입니다.

#1. 보이스 레코더
GTD준비하기에서 소개한 적이 있는 디지탈로 저장 재생되는 작고 귀여운 ^^ 녹음기입니다. 사는 곳의 특성상 운전을 할 때가 많습니다. 운전중에 할 수 있는게 많이 없습니다. 음악이나 오디오북을 듣거나 아니면 목청껏 노래를 부르거나 하는 거지요. 저는 운전중에 생각하는 것을 좋아하기에 특별한 행위없이 운전만 할 때가 많습니다. 그런데 운전중에 생각한 것 열에 아홉은 목적지에 도착하고 나면 잊어버리더군요. 그래서 구입한게 이 녹음기입니다.

조작방법도 간단해서 한손으로 쉽게 할 수 있습니다. 생각나는데로 바로 바로 녹음합니다. 어떤 날은 작정하고 해야할 일만 집중해서 생각하고 녹음합니다. 블로그에 올릴 글감이나, 좋은 문구가 생각나면 녹음합니다. 가끔은 우리 아이들의 장난감이 되기도 합니다 ^^

디지탈이기에 피시와 연결하여 음성파일을 저장할 수 있습니다. 회사에 도착하면 바로 연결해서 녹음한 것을 듣습니다. 제 뭉툭하고 듣기싫은 음성을 듣는 곤욕을 치루고 나면 아웃룩에 옮겨 기록한 후에 음성파일은 지워버립니다.

이 녹음기의 주쓰임처는 차안에서이지만 가끔 밖에서도 쓰입니다. 휴대감이 아주 좋기에 주머니에 넣고 다니다 종이에 메모하기 힘든 상황에는 꺼내서 쓰기도 합니다.

두손이 자유로운 경우는 블랙베리에 입력을 합니다. QWERTY 키보드가 달려있어 입력속도가 꽤 나옵니다. 한국의 경우는 핸드폰 입력방식이 워낙 좋아 굳이 키보드가 필요가 없겠지만요.

메모에 있어 휴대성은 굉장히 중요합니다. 요즘 휴대전화기 안들고 다니는 사람은 거의 없지요. 당연히 휴대전화를 메모의 도구로 사용한다면 꽤나 큰 장점이 있습니다.

요즘은 왠만한 전화기에 카메라와 동영상 기능까지 있습니다. 간단히 사진을 찍거나 동영상을 찍음으로 메모의 목적을 달성할 수도 있습니다.

블랙베리나 핸드폰에 입력시 피시와의 싱크는 꼭 필요합니다. 흩어져 있는 정보는 관리하기도 힘들고, 또 효용성도 떨어집니다. 핸드폰을 메모도구로 사용할 때는 그 정보를 어떻게 다른 정보와 합쳐서 관리할 수 있을까 생각해봐야 합니다. 블랙베리는 아웃룩과의 동기를 기본적으로 지원하기에 이점에서는 편리하더군요.

#3. 플래너
저는 태스크를 제외한 모든 메모를 플래너에 합니다. 아날로그의 감성을 아직 버리지는 않았기 때문입니다 ^^ 사실 플래너 아니더라도 종이면 다 같은 것이지만, 제가 플래너를 고집하는 이유가 있습니다.

첫번째, 펜홀더가 있어야 합니다. 펜에 대해서는 쓰잘데기 없는 결벽증이 있기에 손에 잡히는 데로 아무 펜이나 쓰지 않습니다. 제가 원하는 펜이 아니면 아예 안씁니다 ㅡ.ㅡ 그렇기에 원하는 펜을 항상 들고 다니기 위해 펜홀더는 필수입니다. 제 플래너에는 홀더가 두개 있어 만년필 하나 하이라이터 하나 이렇게 들고 다닙니다 ^^

두번째, 구성이 편해야 합니다. 제 경우 순서대로 쭉 메모하는 것이 아니라 편의를 위해 섹션별로 나누어 사용합니다. 그런데 어떤 때는 회사 관련 내용이 많을 수도 있고, 어떤때는 개인적 내용이 많을 수도 있습니다. 보통의 수첩은 이경우 불편하지요. 원하는데로 조정할 수 있는 플래너가 장점이 있습니다.

항상 들고 다니기에 휴대성이 중요합니다. 그래서 클래식 (혹은 데스크) 사이즈로 시작 7년가까이 사용하다가 한단계 작은 컴팩 사이즈로 옮긴게 3년 정도 썼습니다. 지난해는 좀 작은듯해 다시 클래식으로 갔다가 올해 컴팩 사이즈로 돌아왔습니다. 연말이 되면 한번씩 플래너에 대해 변덕을 부립니다 ^^ 반년전부터 연락처, 태스크, 일정 관리를 모두 블랙베리로 하다보니 올해 제 플래너에는 월별계획표만 있고 나머지는 줄만 쳐진 노트입니다. 맨 뒤에는 출장시 쓰는 지출내역 적고 영수증 담는 봉투가 몇장 있구요.

# 덧붙여...
녹음기, 블랙베리, 플래너만으로 메모에 대한 제 필요는 모두 충족됩니다. 그럼에도 하나 더 들고다니는 것이 있습니다. 몰스킨 노트입니다. 자주 쓰지도 않으면서 왜 들고 다니나 곰곰해 생각했는데 이유는 결국... 폼 잡기 위해서입니다 ^^

이주간 회사가 셧다운했습니다. 모든 업무가 공식적으로 중단되었지요. 매일 한시간씩 회의가 있었고, 중간 중간 급한 일들을 처리했기에 완전한 휴가는 아니었습니다만, 하루에 세시간 이하는 휴가라 여기기로 했으므로 ㅡ.ㅡ 오랜만에 여유 있는 날을 보낸겁니다. 연말에 육체적 정신적으로 지쳤었기에 단비와도 같은 휴식이었습니다.

셧다운이 시작하기 전에는 꿈이 컸습니다. 이것도 하고 저것도 하고... 그런데 돌아보고 나니 별로 이룬게 없습니다. 가족 여행도 안잡아놓고 시간확보를 해놨는데 정작 하려고 했던 건 못하고 계획 없던 일에 시간을 다 써버렸더군요 ㅡ.ㅡ 허송세월이라 할 수는 없지만, 그래도 기대했던 만큼 효과적으로 시간을 쓰지는 못했습니다.

명상의 원칙이 생각이 났습니다. 흔히들 명상은 머리를 비우는 것이라 말합니다. 아무것도 남겨두지 않고 공허한 상태를 이루라구요. 하지만 무조건 비우기에 대한 경계도 있습니다. 비우기만 하면 오히려 원치않는 것으로 채워진다구요. 비운 이후에는 중요한 가치로 빈 머리를 채우라 말합니다.

시간 사용에도 같은 원리를 적용할 수 있습니다. 시간을 무조건 비운다고 좋은게 아니라는 거지요. 평소에 원하던 일을 여유있게 하고자 하는게 목적이었는데, 그것을 이루기 위해서는 비우고 난 후에 채웠어야함을 깨달았습니다. 월요일 오후 한시부터 다섯시까지는 '지하실 청소', 목요일 오전에는 '도서 정리하기' 이렇게 정해놓고 확실히 실행했어야 했습니다. 그런 계획없이 시간 되는데로 하자고 했더니, 비어있는 시간들을 다른 일들이 다 차지해버렸습니다.

시간 활용을 잘 하기 위해서는 '중요한 것을 먼저' 하겠다는 의지만 가지고는 안됩니다. 비어있는 공간에 물이 흘러드는 것처럼 비어있는 시간에는 급한 일이 흘러들어갑니다. 중요하든 중요하지 않든 말입니다. 그걸 막기위해서 큰 돌을 박아놨어야 했습니다. 그랬다면 급해보이지만 중요하지는 않은 일에 시간을 덜 쓸 수 있었을 겁니다.

시간표를 짜야할까 봅니다. 초등학교때 짰던 동그라미를 24칸으로 나누어 매일 같은 시간에 밥을 먹고, 잠을 자고, 책을 읽는 ^^ 그런 시간표는 아니더라도 어느 요일 몇시에는 무슨 일을 하겠다 하는 주간 단위 시간표는 의미 있을 것 같습니다. 시간 날 때 기타 연습을 해야지 매일 생각합니다만 결국 못하고 말지요. 그보다는 일주일에 한시간이라도 계획 세워 하는 것이 더 효과적일겁니다. 그렇게 큰 바위를 시간표에 콱 콱 박아놔야 겠습니다.

그리고는 가족들에게 보여줄 겁니다. 수요일 저녁 8시부터 10시까지는 아빠 영어공부 시간이니까 양해해달라 요청하면 가족들이 편의를 봐주지 않을까요. 100% 모든 시간을 이런 식으로 다 채울 수야 없겠지만, 정말 중요한 일에는 말이나 생각만이 아닌 실질적인 우선순위를 두어야겠습니다. 의지와 실천은 생각보다 멀리 떨어져 있습니다. 그 간격을 채우는 것은 계획이라는 것을 배웠습니다

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

GTD 프로세스의 다섯단계중 첫번째 단계는 수집입니다. 이 단계에서는 "제 자리에 있지 않은" 모든 것을 한 군데로 모으는 작업을 합니다. 이는 정리되지 않은 편지와 같은 물리적인 것에서부터, 답장해야하는 메일, 해야하는 운동등 모든 것을 포함합니다. 알렌은 이런 것들을 "열린 고리 (Open Loop)"라 표현했습니다.

수집의 영역은 사람마다 틀릴 수 있습니다. 일반적으로 적용될 수 있는 것은 1) 편지, 책, 인쇄물등 물리적인 것 2) 처리하지 않은 e-mail 3) 머리속에 담겨져 있는 해야하는 일등이 될 수 있습니다. 하지만 사람마다 추가로 수집해야하는 영역이 있을 수 있지요. 예를 들어 저같은 경우, 정리안된 필름들이 예가 될 수 있고, 혹은 문구나 CD들도 수집의 대상이 될 수 있습니다.

수집의 대상에 따라, 수집하는 방법도 다릅니다. GTD에서 제안하는 것은 우선 물리적인 수집을 한 이후에 전자적인 수집, 그리고 정신적 수집을 하는 순서입니다.

물리적 수집

우선 수집함(INBOX)이 필요 합니다. 어떤 것이든 수집함이 될 수 있습니다. 제 경우는 가장 큰 서랍을 하나 정해 수집함으로 사용하고 있습니다. 잘 보이게 "INBOX"라 레이블을 붙여놓구요. 생활공간이 회사와 집이다 보니 각각 하나씩 수집함을 만들어놨습니다. 그리고 필요한 것은 편하게 쓸 수 있는 백지입니다. 프린트용지 같은 거요.

준비가 되었으면, 수집을 시작합니다. 눈에 보이는 책상위부터 시작해서 구석 구석 뒤지며 "제 자리에 있지 않은" 물건들을 모읍니다. 제 경우는 주로 여기저기 널려있는 서류들이 대상이었습니다. 그외 책상 구석에 쌓여있는 CD나 벽에 꽂아놨던 (작년에 마친) 프로젝트의 계획표등도 수집의 대상입니다. 쓰레기통이나 리사이클통을 옆에 가져다 놓는 것이 좋습니다. 수집하면서 버려도 되겠다고 싶은 것은 다 버리는게 낳기 때문입니다.

두가지 문제가 생길 수 있습니다. 어떤 물건은 너무 크거나 움직이기 힘들어서 수집함에 넣을 수 없습니다. 그럴 때는 대신 종이에 적어서 수집함에 넣으면 됩니다. "안쓰는 모니터" 이렇게요. 또 최초 수집의 경우는 수집함에 다 넣을 수 없는 경우가 있습니다. 그럴때는 구분만 명확히 되게 해서 수집함 주변에 쌓아놓으면 됩니다.

이때 중요한 것은 확실히 버려도 되는 것 이외에는 수집만 하지, 처리를 하는 것이 아니라는 겁니다. 근데 사람 심리가 수집하면서 바로 처리하고 싶은 욕구가 생기게 되어 있습니다. 저도 처음에는 구분이 안되어 수집을 하면서 '어 이거 잊어버리고 있었네'하면서 처리를 하곤 했습니다. 그래서 시간이 더 많이 걸렸습니다. 알렌은 꼭 필요한 것 아니면, 수집만 하라고 합니다. 정 급한 일이면 (마음 속으로 계약을 맺고) 일 처리를 한 이후에 다시 수집모드로 들어가라고 조언합니다.

현실적으로 모든 수집을 한번에 끝내기는 불가능합니다. 집과 회사만 봐도 시간차이가 있게 마련이니까요. 저는 회사 먼저 수집과 처리를 끝내고 집에 와서 수집과 처리를 했습니다.

전자적 수집

메일의 경우 보통 메일 프로그램의 Inbox에 들어와 있기 때문에 따로 수집을 할 필요는 없습니다. 이외에 정리안되어 있는 파일들은 폴더 하나 만들어서 다 옮겨놓습니다. Inbox 폴더가 되는 거지요. 이미 정리되어 있는 것들까지 다시 수집할 필요는 없습니다. 이럴 때 기존의 방법 다 날리고 새로 시작하고자 하는 욕심이 생길 수 있는데, 제 경험상 일단은 간단하게 시작하는 것이 좋은 것 같습니다.

정신적 수집 (일명 머리 비우기 - Mindsweeping)

다음에는 머리 속에 담겨져 있는 열린 고리들을 수집합니다. 몇년동안 마음에 담고 있는 장기계획부터 오늘 써야할 상황보고서까지 다 수집합니다. 목적은 말 그대로 머리를 싹 비우게 빗자루질을 하는 겁니다.

수집방법은 여러가지가 있겠지만, 될 수 있는데로 이후 사용할 시스템을 염두에 두고 방법을 고르면 시간을 절약할 수 있습니다. 제 경우는 아웃룩 + 팜을 사용하기로 결정했기에 아웃룩의 task list를 사용해 바로 입력을 했습니다. 알렌은 그의 책에서 종이 하나에 한가지씩 적어서 (물리적) 수집함에 넣는 방법을 제안했습니다. 다른 방법으로 마인드맵을 사용할 수도 하고, "Remember the Milk"같은 Web-based to-do 관리툴을 사용할 수도 있습니다. 중요한 원칙은 모든 것을 담을 수 있어야하고, 또 이후 사용할 시스템과 같거나 혹은 쉽게 변환이 가능해야 하는 것입니다.

무작정 머리속에 담은 것을 적어내려하면 쉽지가 않습니다. 어디에서 시작해야 할지 모르고, 또 몇십개 적었다고 해서 다 수집을 했는지 알 수도 없습니다. 이때 필요한 것이 "고려할 사항 목록" (Trigger Points)입니다. 알렌의 책을 보면 참조할만한 고려사항 목록이 나옵니다. 저는 그것을 기초로 해서 제가 계속해서 사용할 것을 만들었습니다.

항목이 좀 많지요? ^^;; 이 목록을 보면서 각 사항별로 '열린고리'가 없는지 점검하면서 마인드스윕을 했더니... 최초 수집-처리-정돈의 결과 182개의 To-do 항목이 생기더군요 ㅡ.ㅡ;;;

주간 수집 (Weekly Collect)

지금까지 설명한 것은 최초의 수집에 대한 내용입니다. 하지만 한번 제대로 수집을 했다고 해도 (사실 완벽한 수집은 불가능한 일이겠죠) 그걸로 끝나는 것은 아닙니다. 알렌은 4. 검토(Review) 단계에서 주간 검토를 제안합니다. 하지만 주간 검토는 검토만 하는 것이 아니라 수집-처리-정돈-검토의 모든 단계를 거치는게 효과적입니다.

자신의 생활 공간을 돌아보며 혹시 "제 자리에 있지 않은" 것들은 없는지, 처리 안된 이메일은 없는지, 그리고 머리 한구석을 괴롭히는 "열린 고리"는 없는지 점검하며 수집을 해야합니다. 꾸준히 GTD를 사용하더라도 (한달가량밖에 안되었지만 ㅡ.ㅡ) 정리 안된 서류가 발견되고, 위의 "고려사항 목록"을 보며 정신적 수집을 하면 매주 5~6개의 열린 고리가 발견됩니다. 알렌도 그랬지만, 저도 일주일에 한번 시간을 정해 GTD의 전과정을 거치는 것은 꼭 필요하다고 생각됩니다.

***

이상 수집단계를 정리해봤습니다. 원래 계획은 수집-정리, 정돈-검토-실행, 그리고 실제 적용 이렇게 해서 세번만 더 포스팅을 하려고 했는데, 생각보다 내용이 많아져서 각 단계별로 따로 포스팅을 할까 합니다. 요즘은 글도 많이 못 쓰는데, 이러다 GTD 따라잡기 언제 다 마치게될지... ㅡ. 그래도 도움 되었다는 분들이 계셔서 힘이 납니다. 잠자는 시간 좀 줄이고 빨리 마무리 짓겠습니다 ^^;;

GTD는 이 방법의 '교주'라 할 수 있는 데이비드 알렌의 주장처럼 Bottom-up 방식입니다. 그 의미는 큰 그림을 먼저 그리고, 세세한 것은 나중에 생각하는 Top-down 방식과는 접근 방법이 완전 반대라는 것이지요. 바닥부터 먼저 정돈하고 위로 올라간다는 것이지요. 그렇기에 GTD는 Top-down의 대표적 시간 관리법인 프랭클린 시스템과 많이 다릅니다.

한가지 부연하자면 제가 프랭클린 시스템이라 부르는 것은 프랭클린 플래너의 기본 원칙과 스티븐 코비의 일곱가지 습관을 합쳐서 말하는 것입니다. 이 두가지는 별도로 존재했었지만, 스티븐 코비가 프랭클린 플래너에 합류하며, 회사 이름도 바꾸고 서로의 방법을 혼합하여 시너지를 추구했기 때문에 이제는 "프랭클린 시스템 = 일곱가지 습관"이라 할 정도로 차이가 없습니다. 그렇게 된 근간에는 기존의 프랭클린 시스템이나 스티븐 코비의 일곱가지 습관 모두 Top-down 방식이라는 이유가 있습니다.

GTD와 프랭클린 시스템의 차이를 극명하게 보여주는 문장들이 있습니다.

엉뚱한 지도를 가지고 헤맬 때의 좌절감과 목적지를 찾기 위한 노력이 얼마나 비효과적일 것인가를 한번 상상해 보라! 당신이 이같은 사실에도 불구하고 평소처럼 자신의 행동에 초점을 맞춘다고 가정해보자. 당신이 더 열심히, 더 부지런히, 또 두배 정도의 속도로 노력한다고 하자. 그러나 이같은 노력은 당신을 단지 엉뚱한 장소로만 더 빨리 데려갈 뿐이다.

<중략> 그러나 문제는 당신이 아직도 헤매고 있다는 것이다. 당신이 가진 근본적인 문제는 행동이나 태도와는 아무 관계가 없고 잘못된 지도가 문제인 것이다. (일곱가지 습관, p30)

만약 어떤 그룹의 사람들 전체가 표준화된 수집 방법을 100% 적용한다면 (참고: ‘GTD를 적용한다면’이라 해석해도 무방함), 그들은 잘 조직된 배를 젓는 것과 같다. 그렇다고 그 배가 올바른 방향을 향하고 있는지, 아니 타야할 배에 제대로 탔는지조차 확실한 것은 아니다. 다만 타고 있는 배가, 가고 있는 방향으로, 최대한 효과적으로 가고 있다는 것을 의미한다. (Getting Things Done, p235)

일곱가지 습관은 김영사의 1994년판을 그대로 인용했고, GTD는 제 나름대로 번역했습니다. 여기에서 볼 수 있듯이, 스티븐 코비는 방향이 맞지 않다면 아무리 애를 써도 소용없다는 것을 강조합니다. 반면 데이비드 알렌은 GTD가 올바른 방향으로 가도록 보장해주는 것은 아니라고 말을 합니다.

GTD를 처음 대했을 때, 제가 받았던 인상도 비슷했습니다. 인생의 방향에 대해서는 이야기를 하지 않고, 그때 그때 적용할 수 있는 잔기술만 가르친다고 할까요? 지금도 그 생각에는 변함이 없습니다. 확실히 GTD는 '효율적'으로 살게는 하겠지만, '효과적'으로 살게 해주지는 못합니다.

하지만, 알렌이 주장하는 것처럼 Bottom-up 방식의 장점이 있습니다. 활주로 레벨(Runway level)의 일들을 제대로 처리하고 나면, 좀더 자신감도 생기고 또 그에 따른 시간 여유도 생깁니다. 그러면 굳이 강조하지 않아도 생각이 더 높은 레벨로 올라가게 되지요. 알렌은 이 효과를 강조합니다. Bottom-up에서 Bottom만 강조하는 것으로 끝나는 것이 아니라 Bottom->Up의 현상이 일어난다는 것이지요.

접근 방향은 다르지만, Top-down에서도 비슷한 요구사항이 있습니다. 많은 사람이 멋지고, 가치있고, 게다가 실천가능해 보이는 목표를 세워놓고도, 그것을 실천에 옮기지 못해서 결국 공수표만 날리게 됩니다. 계획이 멋있더라도, 이를 실현해낼 수 있는 능력이 있어야 하지요. 알렌의 말대로 "실제 구현 단계의 일들을 제대로 관리할 수 있다는 확신이 없는한, Top-down 관리는 좌절감만 생기게" 할 수 있습니다.

그래서 Top-down과 Bottom-up은 서로 충돌하기보다는 보완해야하는 관계입니다. 일곱가지 습관이 멋지고 가치있는 목표를 세우게 해준다면, GTD는 이를 가능케 합니다. 당장 닥치는 급한 일에만 신경쓴다면 혹시나 잘못 잡은 인생의 방향 위에 애만 쓸 수도 있습니다. 이를 피하기 위해 가끔은 큰 그림으로 돌아가야할 필요가 있습니다.

제가 적용하는 GTD와 일곱가지 습관의 시너지 효과입니다.

1. 수집(Collect) 단계에서 가치, 자기 사명, 그리고 역할을 생각한다.

전에 한번 언급했지만, GTD의 실행(Do) 단계에서 언급된 '6단계 고도에 따른 시각차이'는 오히려 수집단계에 더 어울립니다. 여기서 가장 높은 단계(5000+ feet for Life)에서 바라 보는 것이 바로 Top-down의 시각이라 할 수 있지요. 열린 고리를 수집하면서 당장 눈 앞에 보이는 것뿐 아니라, 좀더 멀리 바라보며 무엇을 해야하나, 어떻게 살아야하나를 생각할 수 있습니다. 한 걸음 더 나아가, 프랭클린 시스템의 구체적 성과물, 즉 가치, 자기 사명서, 그리고 역할등을 활용한다면 도움이 됩니다.

2. 정돈(Organize)를 하면서 큰 바위들을 먼저 심어놓는다.

GTD에서는 정돈단계에서 우선순위를 고려하지 않습니다. 실행시 상황, 가능한 시간등을 보며 할 일을 선택하지요. 하지만 상식적으로 모든 열린고리들을 동일한 가치로 다루는 것도 불합리한 점이 있습니다. 일곱가지 습관에서 말하는 '큰 바위(Big rock)'에 우선적으로 노력을 기울이지 않는다면, 자칫 쉬운 일만 처리하고 정작 중요한 일은 안하는 상황이 될 수 있습니다.

이를 극복하기 위해 저는 달력을 사용합니다. 알렌은 달력을 '신성하게' 여겨서 정말 시간과 날자가 중요한 경우에만 달력을 사용하라고 합니다. 하지만 큰 바위라 생각할 일이라면 이를 위해 시간을 할당하고 꼭 그 시간에 지키도록 최선을 다할 가치가 있다고 생각합니다. 예를 들어 매주 금요일 오후 1시반부터 3시까지는 Weekly Review를 위한 시간이라고 달력에 기록을 해놨습니다. 다른 예로 GTD와 일곱가지 습관을 오랜 기간 적용한 Bruce Keener는 '!Focus'라는 카테고리를 만들어 관리하기도 합니다. 이를 보면 정돈 단계에서부터 중요한 일에 대한 배려가 필요하다는 것을 알 수 있습니다.

3. 고려할 항목들(Trigger List)를 Top-down으로 구성한다.

제가 수집을 위해 사용하는 '고려할 항목들(Trigger List)'은 역할 중심으로 되어 있습니다. 그리고 알렌이 말한 여섯단계의 시각과 함께, 제가 가치로 삼고 있는 것들, 제 사명등이 포함되어 있습니다. 이 목록을 주간 리뷰에서 사용을 합니다. 저는 주간 리뷰를 GTD의 수집-처리-정돈-리뷰까지 포함하는 작은 GTD 사이클로 사용하고 있습니다. 고려해야할 항목이 당장 급한 일들 뿐 아니라 장기적인 시각까지 포함하고 있으니까, 자연스레 제 생활을 점검하게 되는 효과가 있습니다. 

다시 강조하자면, GTD와 프랭클린 시스템은 접근 방법이 다릅니다. 하지만 역할만 잘 나눈다면, 시간 관리의 두가지 원리를 잘 조화시킬 수 있습니다. 프로젝트 스케줄을 만들때, Top-down과 Bottom-up의 두가지를 사용하며 몇번 수정작업을 해야하는 것처럼요.

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참고로 제가 말한 것은 기본적인 원칙입니다. Top-down의 원리가 구체적으로 적용되어 나타난 프랭클린 플래너를 사용하면서 GTD를 적용하게 되면 여러가지 안맞는 부분이 있습니다. Top-down과 Bottom-up은 역할을 잘 나누어 같이 사용할 때 효과적일 수 있지만, 프랭클린 플래너처럼 Top-down의 원리로 다 구현되어 있는 시스템은 GTD와 충돌이 나는 것 같습니다.

요즘은 회사 일에 쫓기다 보니... 글을 쓸 여유가 많이 없네요.

그래도 시간 가계부는 꾸준히 쓰고 있습니다. 첫째 날에는 어디다 썼는지 모르는 시간이 여섯시간이 넘었습니다. 둘째날 세째날에도 두시간 이상씩 되었구요. 나흘째 되는 오늘 처음으로 24시간을 다 기록을 했습니다. 사실 오분 남더군요 ㅡ.ㅡ;;;

시간을 다 정리를 하고 나니 어디에 시간을 가장 많이 쓰는지 한번에 볼 수 있어 도움이 많이 됩니다. 그리고 시간을 기록한다고 생각하니 쓸데없는 일에 시간을 안쓰게 되는 장점도 있네요. 뭐 100% 그런건 아니지만요.

시간을 기록하는데... 지금은 가계부를 쓰고 있습니다. 진짜 가계부요. 수입 지출 관리하는 거요. 이렇게 생각했습니다. 매일 24시간의 수입이 생기고, 그걸 쓰는 거라구요. 마이크로소프트 머니를 사용하는데 워낙에 수입지출 관리하는 기능이 다양하다 보니, 이런 목적에도 딱이네요 ^^;;; 일주일 정도 쓰면 방법이 정착될 것 같습니다. 그때 한번 사용법을 정리해보는 것도 좋을 것 같네요.

나흘 시간 쓴 걸보니... 그래도 단일 항목으로 제일 많이 사용한 건 일하는 것과 자는 거네요. 제가 기록을 잘 못했는지, 아님 정말 그렇게 놀았는지 몰라도 ㅡ.ㅡ;;; 자는거에 10분을 더 썼습니다. 근데 처음 사흘의 기록은 믿을만한게 못되니까... 한달이나 지나야 정확한 패턴이 나올 것 같습니다.

혹시 시간이 어디가는지 궁금하신 분 한번 시간가계부 작성해보세요. 며칠 안 되었는데도 벌써 도움이 되는 것 같습니다.

저는 지금 이 글을 쓰는데 10분 걸렸네요 ^^

프랭클린 플래너를 10년 가까이 쓰고 있는 사용자로, 플래너 사용법에 대해 이론적으로 모르는 부분은 없다고 할 수 있다. 아니 어디 가서 강의를 해도 될 정도다. 그리고 일곱가지 습관을 몇번이나 읽었기에 이론적인 배경도 다시 들추어볼 필요가 없다.

그럼에도 이 책을 산 이유는 책 중간에 나오는 다섯사람의 이야기 때문이다. 자기계발을 한단계 업그레이드시킨 공병호 소장, 최연소 기록을 갱신하는 윤송이 상무, 시간가계부를 씀으로 불가능에 가까울 정도록 많은 일을 한 알렉산드로비치 류비세프, 우선순위를 적극 활용한 빌클린턴, 그리고 철저한 시간관리로 미래를 준비하는 대학생 이지영까지.

이들을 통해 자극받고 또 내가 부족했던 점을 돌이켜보게 되었다. 그리고 뒤에 나와있는 플래너 사용법도 비록 다 아는 내용이지만 다시 보면서 실천에 대한 다짐도 하게 되었다. 이론만 알면 무엇하나... 실천을 해야지.

혹시나 프랭클린 플래너 사용법을 알고 싶어서 이 책을 구입한다면 비추천이다. 이보다 일곱가지 습관을 읽고, 플래너를 사면 딸려오는 사용법을 정독하기는 것이 더 좋을 것이다. 모든 플래너가 다 그렇지만,  플래너는 사용하는 사람의 수준 이상의 것을 제공할 수는 없다. 일곱가지 습관을 통해, 왜 가치와 원칙이 중요한지, 소중한 것부터 먼저하는 것이 무엇인지, 그리고 어떻게 다른 사람들과 조화롭게 사는지를 알아야 플래너를 제대로 쓸 수 있다고 생각한다.

오늘 처음으로 시간 가계부를 써봤다. 아침 일어났을 때부터 조금 전까지... 하루 종일 내가 했던 일을 다 적었다. 사람들과 이야기한 것, 다큐멘트 작업한 것, 메일 체크한 것, 블로그에 글 쓴 것, 책 읽은 것 등등... 10분 간격까지 자세하게 적어 봤다.

근데 참 어려웠다. 가장 큰 문제는 아까 적은 것처럼 집중력이 약하다는 거였다. 메일을 보고 나서 답글을 적으려고 하다가 옆에 펼쳐놨던 디자인 다큐멘트를 본다던가, 일정 체크할려고 플래너를 들추다가 갑자기 다이어리에 필요없는 용지를 정리한다던가 등등... 그러니 무슨 일을 하고 나서도 내가 뭘했지하며 잠깐 기억이 안나는 경우가 대부분이였다. 그러니 그 일을 언제 시작했었는지 얼마나 그 일을 하는데 사용했는지 알 턱이 없다.

그래도 어찌 어찌 해서 대략적인 시간을 적다보니 퇴근 시간쯤 되서는 차츰 익숙해지기 시작했다. 일을 바꾸기 직전에 시계를 보고 언제부터 시작했다는 것을 기억해놨다가, 마치고 나면 플래너에 적는다. "누구와 대화 - 10m" 이렇게... 그리고 나서 엑셀 파일 하나 만들어서 체계적으로 옮겨 적었다. 오늘은 처음이라 시계부 파일 만들고 적어넣느라 40분을 썼다  ㅡ.ㅡ;;;

다  적고 나니, 정말 집중해서 일을 하는 시간, 혹은 무언가를 성취해내는 시간이 참 적다는 것을 느꼈다. 네시간 정도 밖에 안되는 것이다. 한참 바쁘게 일했다고 생각했는데도 시간이 다 어디로 간건지. 회사에 들어가서 나올 때까지 11시간이나 있었는데 말이다 ㅜ.ㅜ;;;

게다가 다 합하고 나서도 한시간 반 정도가 빈다. 결국 내가 얼마나 시간을 썼는지 자세히 몰랐거나, 아니면 무슨 일을 했는지조차 기억을 못한다는 이야기다. 이건 실망 정도가 아니라 절망이다.

그럼에도 불구하고... 이렇게 내 문제를 파악하고 개선하고자 노력하는 나에게 칭찬을 해야겠다. 멘토에서 이야기한 1분 칭찬이다 ^^;;; 시계부를 어떻게 작성할지, 어떻게 효과적으로 이용할지는 차차 알아가고 개선해 나가야겠다. 무엇보다도 중요한 건 꾸준히 사용하는 것이겠지.

시간을 열심히 쳐다본다고 시간의 노예가 되는 것이 아니라 오히려 시간을 지배할 수 있다는 말이 이해가 된다. 그건 시간을 지배하는 것이 아니라 내 행동을 지배할 수 있는 것이다. 시계부는 내 시간 사용에 대해 거울을 들여다 보는 것과 같다. 뭐가 문제인지 알았으니, 고칠 수도 있겠지.

이 원칙은 네이버의 창업자이며 현재 NHN의 최고 전략 담당(Chief Strategy Officer:CSO)로 있는 이해진 CSO의 자기계발 원칙입니다.  그도 어디선가 이 원칙을 보고 참조했다고 하던데, 원래 시작은 누구였는지는 모르겠습니다.

이해진은 SDS에서 근무하던 시절, 자신의 시간중 25%를 미래를 위한 투자의 시간으로 쓰기로 마음 먹었다고 합니다. 어디까지가 미래를 위한 투자이고, 어디까지가 현재 업무에 바로 적용이 되는 시간인지는 모르지만, 어쨋든 그가 현 상태에서 만족하지 않고 미래를 위해, 그리고 자신의 개발을 위해 노력을 기울였다는 것은 확실합니다. 이해진은 두시간의 자기계발 시간을 만들기 위해 여덟시간에 할 업무를 여섯시간에 마쳤다고 하더군요. 그렇게 해서 확보된 시간과 또 일년간의 한계도전팀에 합류함으로 주어진 시간을 이용하여 새로운 검색엔진을 개발했고, 이 기술이 네이버를 세우는데 토대가 되었습니다.

8시간 근무를 기준으로 하면 하루에 두시간씩을 자기계발에 쓴다는 것이지요. 그것도 업무시간중에요. 회사 입장에서 보면 그래도 되는거냐라고 묻고 싶을 수도 있습니다. 저도 제 밑의 사람들이 그렇게 시간을 쓴다면 "도데체 업무는 언제 할건데?"라고 물을지도 모릅니다. 열심히 해서 여섯시간에 일을 마치고 나면 상관없는 것 아니냐 할 수 있지만, 회사 입장에서는 주어진 일만 하는 것이 아니라 더 많은 일을 해야지라고 주문할 수도 있습니다. 그리고 애초에 여덟시간이 아니라 열시간 열두시간을 해야 마칠만큼 일이 주어질 수도 있구요.

그럼에도 불구하고 무엇을 추구하느냐에 따라 오년후 십년후의 결과는 엄청나게 달라질 수 있을겁니다. 어제 개인적으로 프린트를 해야할 일이 있었습니다. 호텔에서 유료로 프린트할 수 있는 곳이 있지만, 고장이 났기에 호텔 사무실에 가서 프린트를 했습니다. 거기 담당직원이 자기꺼를 쓰라고 하면서 자리를 내어주는데 모니터에는 네이버 뉴스가 떠 있었습니다. 연예계 소식을 보고 있더군요. 아이러니하죠? 누구는 25%의 시간을 만들어서 미래에 투자했기에 네이버를 세울 수 있었고, 누구는 그 네이버를 보면서 25%의 시간을 죽이고 있으니까요.

저도 나름대로 시간을 아껴쓸려고 노력하지만, 저녁에 일기를 쓸려고 하루를 돌아보면 효과적으로 보내지 못했던 시간들이 후회가 됩니다. 그 시간들을 미래를 위한 투자에 썼다면 더 좋은 결과가 있었을 겁니다. 그냥 막연히 "시간을 잘 보내자", "틈날 때마다 공부를 하자"라는 구호만 가지고는 하루만 지나도 나태해질 수 있을 겁니다. "25%는 어떤 일이 있어도 내 미래에 투자하자"같은 구체적이며 측정할 수 있는 원칙에 대한 뚜렷한 각오가 있지 않으면 실천할 수 없을 겁니다.

갑자기 공병호 박사가 썼다는 시계부(시간가계부)가 보고 싶네요. 저 자신의 시계부부터 작성을 해야겠습니다.