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'Getting Things Done'에 해당되는 글 8건
2013. 2. 13. 22:02
1. 정시 퇴근은 포기했습니다. 오늘내로 보고서를 부장에게 보내야 합니다. 전쟁 치르듯 보고서를 메일로 보내고 나니 책상은 서류로 덮혀있네요. 자료 찾느라 들치다 보니 정리는 엄두가 안납니다. 전철 안에서 며칠전 받은 운전면허 갱신 통지서가 생각납니다. 책상 어딘가에 있겠지 내일 찾자 하지만 내일도 분명 같은 날의 반복일겁니다. 고객전화 한통이면 아침에 세운 계획이고 뭐고 비상에 빠질테니까요.
2. 아이들 방 창고에 풀지 않은 박스가 하나 있습니다. 작년에 이사하면서 당장 쓰지 않을 것 같지만 버리긴 아까울 것 같아 창고에 놔뒀는데 벌써 일년이 되었습니다. 창고를 열고 그 박스를 볼 때마다 정리해야지 하는 마음은 들지만 시간이 안나 놔두고 있었던 거죠. 잊고 살고 싶지만, 창고 근처만 가도 생각이 납니다. "너 저 박스 언제 정리할거야???" ㅡ.ㅡ
익숙한 모습인가요? 잘 정리된 삶을 살고 싶지만 맘은 원이로되 현실은 거리가 좀 있지요 ㅡ.ㅡ 반면 우리 모두 바라는 모습은 아마 이런 걸겁니다.  
3. 스마트폰에 알람이 뜨네요. '캐피탈 그릴 예약'. 결혼 2주년 기념일이 3주 남았습니다. 비싸서 못가봤지만 너무 맛있다는 식당이 그 주간에 특별행사를 한다는 걸 어제 듣고 적어논 태스크입니다. 식당 웹사이트에 들어가 예약을 하니 다시 업무를 시작할 시간입니다. @직장과 @온라인 두개의 컨텍스트를 보니 일단 오늘 마무리할 보고서가 보이네요. 한참 작업중에 부장님 전화가 옵니다. 지난주 마무리한 프로젝트 후속 조치를 내일 아침 이야기하잡니다. 태스크 관리 프로그램을 열어 두가지 태스크를 적습니다. '프로젝트 프레젠테이션 리뷰하기', '프로젝트 후속 미팅 안건 생각하기'. 두 태스크는 일단 '인박스'리스트에 들어갑니다. 나중에 정리하면서 '넥스트'리스트로 옮기겠지요. 프레젠테이션 파일은 '레퍼런스' 폴더에 저장해 놨기에 금방 찾을 수 있습니다. 리뷰는 퇴근하기 전에 하면 될 것 같고 안건은 퇴근 지하철에서 생각하면 될듯 합니다. 컨텍스트는 각각 @오프라인과 @어디서나를 선택합니다. 그리고 달력을 열어 아침 미팅을 기록합니다. 그 시간에 옆팀 동료와 만나 지금 하는 프로젝트 관련 미팅이 잡혀있네요. 동료보다 부장이 더 중요하지요. 미팅 시간을 한시간 늦춥니다. 시간변경요청 메일이 갈겁니다. 또 알람이 뜨네요. 다음 미팅까지 10분 남았네요. 아까 하던 보고서를 다시 시작하자니 시간이 너무 짧습니다. 그래서 보고서 마지막에 아까 생각하던 내용을 짧게 적고 닫아버립니다. 태스크 리스트를 보니 @온라인에 '사내강의 신청하기'가 있네요. 인트라넷을 열어 신청하니 5분이 남았습니다. 커피 하나 뽑아서 들어가려고 여유있게 일어납니다 ^^
매일 퇴근할 때 보면 원래 계획했던데로 지나간 날이 별로 없습니다. 항상 뭔가가 생기지요. 하지만 그렇다고 맨날 불끄기만 할 필요는 없는 것 같습니다. 시스템이 잘 갖추어져 있고 꾸준히 잘 지킨다면 바쁘지만 세번째 시나리오처럼 정돈된 시간을 보낼 수 있습니다. 잘 갖추어져 있으면서 꾸준히 잘 지키게 만들어주는 시스템이 있다면 말이죠. GTD가 바로 그런 믿을만한 시스템입니다. 

GTD는 Getting Things Done의 약자입니다. 데이비드 알렌이 2001년에 쓴 책의 제목이기도 하지요. 소개된지 이미 12년이 되어가지만 아직도 인기는 시들지 않은듯 합니다. 아니 시간이 지나며 더 숙성되었다고 할까요? 많은 사람들이 GTD를 사용해 정리된 삶을 살아가고 있습니다. 

왜 많은 사람들이 GTD를 사용하는지 살펴보기 전에 먼저 GTD의 기본철학을 이야기하고 싶습니다. GTD는 두가지 중요한 원칙을 기본으로 하고 있습니다. "기억하지 말자"와 "생각은 한번만 하자" 

거의 모든 사람이 마음 한구석에 미뤄놨던 일이 자리를 잡고 앉아 계속 속삭이던 경험이 있을 겁니다. 중요하지도 않은 일인데, 한번 "해야지"라는 생각을 하고 나서는 자꾸 신경이 쓰입니다. 반대의 경우도 있지요. 중요한 일인데 그냥 머리 속에 담아두고 정작 생각나야 할 때는 잊어버리는 경우도 있습니다.

GTD의 기본 주장은 사람의 머리는 사람의 머리는 기억하기 위한 것이 아니라 생각하기 위해 만들어진 것이라는 겁니다. 기억과 생각이 같은 머리를 나눠서 쓰기에 기억하는게 많아질수록, 생각할 수 있는 여유는 줄어들게 되어 있습니다. 전화번호를 듣고, 어딘가 기록하기 전까지 잊어버리지 않기 위해 계속 되내어본 경험이 있는 분은 동감할 것입니다 ^^;;

"해야하는데 하지 못한 일"을 데이비드 알렌은 "열린 고리 (Open Loop)"라고 부릅니다. GTD의 첫번째 원칙은 모든 열린 고리를 머리에서 꺼집어내서 외부에 기록하는 것입니다. 열린 고리를 머리 속에 담아 두고 있으면 그만큼 생각을 못하기 때문입니다. 누구에게 전화해야하는데 생각을 하면서, 중요한 미팅에 참가한다고 해보세요. 두가지 생각이 영향을 주겠지요. 기억하려 애쓰면 생각하기 힘들어집니다. 기억할 건 머리에서 끄집어내 외부 장치에 적어놓으면 온전히 생각에 집중할 수 있습니다. 

GTD의 두번째 원칙은 그렇게 꺼낸 "열린 고리"들을 검토하고 정리해서 필요할 때 바로 사용하기 위한 겁니다. 데이비드 알렌은 이렇게 말합니다. "나는 일주일에 한번만 생각을 한다"라구요. 기억에 남아 신경 쓰이게 하는 일들을 다 꺼집어내고, 계속해서 들이닥치는 새로운 일들을 하나의 상자에 다 몰아넣고는 하나씩 꺼집어내어 처리를 합니다. 이건 오늘 해야돼. 이건 중요하지 않으니 버려. 이건 혹시 모르니 저장해두자. 이런 식으로요. 그리고 컨텍스트를 정합니다. 인터넷 연결이 필요한 일, 집에서 할 일, 아니면 전화를 걸 일. 그렇게 정리를 하면 각 상황별로 해야할 일을 꺼집어내는 겁니다. 예를 들어 한시간 운전을 시작하기 전에 @전화 아니면 @어디서나 컨텍스트를 가진 일들을 봅니다. 운전하면서 전화를 하기도 하고, 구상도 합니다.    

특별한 것 없죠? 해야할 일 다 적고 어떻게 처리할지 정리한 다음, 실행하면 되는 겁니다. 다음번에는 이런 상식적인 시스템을 왜 사람들이 그렇게 좋아했는지 이야기해보려 합니다. 그리고 Getting Things Done의 GTD와 Making it All Work의 GTD는 어떻게 다른지도 소개하려합니다. 

추가1: 요즘 좀 바쁘네요. 블로깅할 시간을 못찾고 있습니다. 제가 가장 GTD를 필요로 하는 사람인 것 같습니다.

추가2: 원래 제목을 "GTD 따라잡기 v2.0" - 이렇게 하려 했는데 좀 번잡하네요. 그냥 GTD v2.0으로 하겠습니다 ^^



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2008. 5. 15. 01:07
1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

GTD 프로세스의 마지막 단계인 실행입니다. 아무리 계획을 잘 잡아도 실제로 실천하지 않으면 아무 의미가 없지요. 그래서 실행은 GTD의 다섯 단계중 가장 간단하면서도 가장 중요한 단계입니다 ^^;;

어떤 행동을 선택해야 하나?

전에도 한번 언급했지만, GTD의 목적은 실행 단계에서 생각을 별로 하지 않아도 되게하는 것입니다. 시간이 나면, 목록을 보고 바로 선택해서 실행할 수 있어야 합니다. 그렇기에 정돈 단계에서 상황에 따른 분류가 중요합니다.

그래도 주어진 상황에서 선택할 수 있는 일이 여러가지가 있을 때, 무엇을 할지 선택하는 기준으로 GTD는 다음의 네가지를 제시합니다.

1) 상황

현재 있는 장소, 주어진 환경등을 말합니다. 예를 들어 이메일을 보내는 일이 아무리 중요하더라도
컴퓨터가 없다면 할 수가 없습니다. 집에서만 혹은 회사에서만 할 수 있는 일이 있지요. 현재 상황에서 할 수 있는 행동을 먼저 선택합니다.

2) 주어진 시간

회의와 회의 사이, 10분의 짧은 시간이 생겼습니다. 무엇을 할까요? 아무래도 '새로운 제안서 쓰기'보다는 '여행사에 전화하기' 혹은 '옆동료에게 A의 이전 경력이 무엇인지 물어보기'를 선택하는 것이 시간 사용에 현명할 것입니다.

3) 남아있는 기력

금요일 오후, 일주일간 밤잠 설쳐가며 준비한 회의를 마쳤습니다. 시간이 한두시간 남았는데... 일이 손에 안잡힙니다. 그럴때는 쉽게 할 수 있는 일을 선택하는게 낳겠지요. 예를 들어 '구독할 경영잡지 찾기' 혹은 '동창회 모임 연락하기' 같은 거요. 근데 이 기준을 적용할 때 조심해야합니다. 자칫하면 '하기 싫은 일을 미루기 위한  타당한 핑계'로 작용할 수 있거든요 ㅡ.ㅡ

4) 중요도

이제야 중요도가 등장합니다. Top-down에 익숙한 저 같은 사람에게는 이제야 중요도를 거론한다는게 말이 안되는 것 같지만, 한편으로는 나름 합리적입니다. 그래도 정말 중요한 일이라면 상황이나 여유시간에 핑계를 돌리는 것이 아니라, 중요한 일을 먼저 할 수 있도록 상황을 갖추어나가는 것이 필요하다 생각합니다.

일의 세가지 종류

실행과 관련해서 알렌은 일을 바라보는 흥미로운 패러다임을 제시합니다. 모든 행동은 다음의 세가지로 분류할 수 있습니다.

- 미리 정의되어진 일 수행하기 (Doing predefined work)
- 일이 나타나는대로 바로 하기 (Doing work as it appears)
- 새로운 일을 정의하기 (Defining work)

대부분의 경우 첫번째와 두번째에 대해서는 익숙합니다. 누군가 시킨 일, 혹은 당장 눈앞에 보이는 일을 하는 것은 아무나 할 수 있는 일이지요. 하지만 세번째의 '새로운 일 정의하기'를 효과적으로 하기 위해서는 어느 정도의 훈련이 필요합니다. 드러커는 지식노동자의 중요한 특징 중 하나가 '자신의 일을 정의하는 것'이라 했지요. 할 일이 없을 때 (사실 이런 경우는 거의 없지만 ㅡ.ㅡ) 아무것도 안하고 시간을 죽이는 것보다 자신이 해야할 일을 스스로 정의하고 수행하는 것이 필요합니다.

그럼 다음 행동은?

알렌은 어떤 상황에서든지 "다음에 해야할 일은 무엇인가? (What is next action?)"라는 질문을 던지라고 했습니다. 너무 오래 걸려 GTD의 앞부분을 잊어버리셨겠지만 어쨋든 다섯 단계를 다 정리했습니다. 이제 스스로에게 질문을 던지셔야 합니다. "이제 무엇을 할까?"라구요 ^^;;


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2008. 5. 8. 02:52
1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

정돈을 했으면 자주 들여다 보고 실행에 옮겨야합니다. 그렇지 않으면 아무 의미가 없지요. 여러번 언급한 웹프로그램 'Remember the Milk'라는 제목은 다음의 문장에서 나온 것입니다.

우유가 필요하다고 적어두는 것과 가게에 갔을 때 그것을 기억하는 것은 전혀 다른 문제이다. (It's one thing to write down that you need milk; it's another to be at the store and remember it.) - Getting Thins Done p45

적어놓기만 하고 기억하지 않는다면 아무런 의미가 없습니다. 그런 의미에서 검토는 GTD가 시간 낭비인가 아닌가를 결정하는 단계라 할 수 있습니다.
 
그럼 검토는 언제 할까요? 정답은 '무시로'입니다 ^^;;; 틈날 때마다 해야합니다. 상황이 바뀌면 (회사 도착, 학교 도착) 그 상황에서 해야할 일을 검토합니다. 기다리는 시간이 있으면 잊어버린 일이 없나 검토합니다. 화장실은 검토하기에 좋은 장소입니다 ^^;; 그러기 위해서는 휴대성이 중요하게 되지요.

검토(Review)의 순서

제 의견으로는 순서는 별로 중요하지 않다고 생각됩니다만, 그래도 GTD에서 제안하는 검토 순서가 가장 이치에 맞다 생각되어 적어봅니다. 알렌은 먼저 달력을 보라고 합니다. 오늘 혹은 지금 시간에 취해야할 행동이 뭔가 확인합니다. 그리고 상황이 우선하는 일을 먼저 봅니다. 예를 들어 사무실이면 @Office먼저, 그리고 @OnLine, @Computre, @Anywhere를 검토합니다. 그리고 상황에 상관없는 카테고리, 예를 들어 '전화걸기'나 '기다림' 항목들을 검토합니다. 그래도 시간이 남으면 ^^;; Someday/Maybe 항목들을 검토합니다.
 
주간 검토 -> 주간 GTD

알렌은 검토를 이야기하면서 주간 검토(Weekly Review)를 강조합니다. 그런데 주간검토라고 부르는 것은 잘못되었다는 생각이 듭니다. 검토만 하는 것이 아니라 GTD의 전체 프로세스를 다 돌린다고 생각하는게 맞습니다. 그래서 저는 "주간 GTD"라 부르는 것을 더 좋아합니다.

'수집'은 최초 수집 이후 수시로 발생을 하는 것이지만, 일주일에 한번 시간을 따로 내어 전체적으로 점검을 하는 것이 필요합니다. 이때 미리 작성한 '고려할 사항 목록 (Trigger List)'를 사용합니다. 처리와 정돈을 거쳐 행동리스트를 전체적으로 업데이트합니다.

어떤 경우에는 이미 정돈되어 있는 항목들을 다시 수집함에 넣는 것이 생각을 더 원할하게 할 수도 있습니다. 저는 일주일에 한번 정도, 카테고리에 맞지 않는 항목이 있으면 맞는 카테고리로 바꾸기도 하지만, 아예 수집함 (제 경우는 Unfiled)으로 돌려보냅니다. 그리고 나서 GTD 프로세스를 다시 타게 하는 겁니다.

바쁜 경우에는 어쩔 수 없이 뒤로 밀리긴 하지만 금요일 오후 한시반이라는 시간도 지킬려고 노력합니다. 금요일 오후는 알렌이 주간검토를 하기에 좋다고 추천하는 시간입니다. 일주일이 끝나가지만, 아직 완전히 끝난 것은 아니기에 충분한 기억을 가지고 있고, 검토하다 혹시 급한 일이 발견되면 처리할 시간이 있기 때문입니다.

검토하지 않는 기록은 시간낭비

다시 강조하지만 수시로 검토하며 기억하지 않는다면 시간관리를 위해 들인 시간이 오히려 낭비가 되어버립니다. 수시로 검토하고 실천하는 것이 필요합니다. 저도 아직 잘 못하지만, 검토하고 실천하는 만큼 도움이 되고 있으니 언젠가는 습관으로 정착하기를 바랍니다.

그런데 자주 들여다 보기 위해서는 의지도 필요하지만, 일단 시스템이 마음에 들어야 합니다. 예쁘거나 가지고 놀만하거나 ^^;; 이를 위해 작은 투자를 해도 괜찮다고 생각합니다. 예를 들어 알렌처럼 '팜을 가지고 놀기 위해' 자주 검토를 한다면... 본전은 뽑는 거니까요 ^^;;


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2008. 5. 7. 23:33
1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

앞의 2단계에서 처리단계의 가장 중요한 목적은 '열린 고리'에 대해 무엇을 할 것인가 결정하는 것이라 했습니다. 버릴 것인지, 다른 사람에게 넘길 것인지, 바로 처리할 것인지 정해야 합니다. 이에 따른 1차 분류가 처리 단계에서 일어나는데, 이를 더욱 세분화해서 이후 사용할 목적으로 정리 정돈하는 것이 3단계 정돈(Organize)의 목적입니다.

믿을만한 시스템 (Trusted System)

정돈을 하기 전에 '어디에' 정돈을 할 것인가를 결정해야 합니다. 이에 대해 GTD에서는 '믿을만한 시스템' (Trusted System)이라는 표현을 합니다. 믿을만하다는 것은 한번 기록을 하고 나면 잊어버릴 염려가 없다는 것을 뜻합니다. GTD에서는 사람의 머리가 가장 '믿을 수 없는 시스템'입니다 ^^;;

믿을만한 시스템이 될 수 있는 것은 무수히 많습니다. 예를 들어, 메모지 묶음, 포스트잇, 몰스킨 노트등도 믿을만한 시스템입니다. 전자적으로는 아웃룩을 비롯한 일정관리 시스템, Remember the Milk같은 웹기반 프로그램들도 다 믿을만한 시스템입니다. 한번 기록해놓으면 일부러 지우거나 사고가 생기지 않는한 남아있기 때문입니다.

하지만 GTD를 잘 활용하기 위해서는 범위를 좁혀 다음의 기준을 적용하는 것이 좋다고 생각합니다.

1. 기록한 후 언제든 다시 들여다 볼 수 있어야한다.

정돈의 목적은 이후 들여다 보고 무엇을 해야할지 결정하기 위한 것입니다. 따라서 정돈후 언제든 검토할 수 있는 매체여야합니다. 이를 위해 휴대성이 용이해야 하지요. 그리고 원하는 항목을 쉽게 찾을 수 있어야 합니다.

2. 카테고리 관리가 필요하다.

해야할 일의 리스트가 열개 스무개 안팍으로 끝난다면 굳이 분류작업을 할 필요는 없습니다. 하지만, 대부분의 경우 그 수는 훨씬 많게 되지요. 따라서 쉽게 분류작업을 할 수 있는 것이 필요합니다. 또 항목의 카테고리를 필요에 따라 바꿀 수 있는 것이 좋습니다.

3. '열린 고리'가 생기는 영역에 같이 있거나 가까운 것이 좋다.

표현이 애매하긴 하지만, 한마디로 할 일이 생기는 공간에서 최대한 가까운 것이 좋다는 것입니다. 불필요한 변환 작업을 하지 않기 위해서지요. 예를 들어 이메일이 요즘은 일의 큰 비중을 차지합니다. 따라서 이메일에서 바로 '해야할 일'을 만들어 낼 수 있다면 시간과 노력이 많이 줄어들게 됩니다. 이것을 해주는 툴도 여럿 개발되어 있구요.

이 목적만 만족된다면 어떤 툴이든지 상관이 없습니다. 제 경우는 카테고리 관리와 이메일과의 연계때문에 아웃룩을 선택했습니다. 그리고 휴대성 때문에 팜을 아웃룩과 연동시키구요.

정돈 / 카테고리 관리

그러면 어떻게 정돈를 할까요. 그런데 그전에 정돈의 대상을 명확히 할 필요가 있습니다. 약속이나 TO-DO 항목이라고 하기에는 대상의 폭이 넓습니다. GTD에서 정돈해야할 대상이 뭐다라고 명확히 말하지는 않지만 제가 보기에는 '행동'이라는 용어가 가장 근접한 것 같습니다. '열린 고리'를 수집하고 추려서, '무언가 행동을 취해야 할 것' 모두를 믿을만한 시스템에 기록하고 정돈하는 것입니다.

또한 정돈의 목적을 잊지 말아야합니다. 정돈은 이후 해야할 행동을 기억해내기 위한 것입니다. 하루에 발생하는 모든 일을 (기억할 필요가 없음에도) 일기처럼 기록할 필요는 없습니다. 또 하나의 목적은, 행동해야할 때 생각할 필요를 없애기 위한 것입니다. 상황에 맞게 분류를 해놓으면 행동할 때는 기계적으로 하나씩 선택해서 하면 됩니다. 물론 현실에서 그렇게 되기는 힘듭니다만, GTD의 철학은 그렇습니다.

카테고리는 크게 세가지로 나뉠 수 있습니다. 첫째 GTD 프로세스에서 기본적으로 생성되는 카테고리, 둘째 GTD에서 추천하는 카테고리, 그리고 개인적으로 추가할 카테고리입니다.

1. 처리단계에서 만들어지는 기본 카테고리

어느날/어쩌면(Someday/Maybe): 당장 취할 행동은 없지만, 나중을 위해 기억해두어야 할 일이 있을 수 있습니다. 또한 언젠가 하고 싶은 소망들이 있습니다. 예를 들어, 두달 후의 공연티켓 혹은 기타 배우기 같은 것입니다. 읽고 싶은 책, 보고 싶은 영화도 대상이 될 수 있지요. 마음 속에 담겨져 있는 '언젠가는 꼭'에 해당하는 것을 다 이 카테고리에 기록합니다.

프로젝트 리스트: 어떤 일을 수행하기 위해 두가지 이상의 행동을 필요로 하는 경우, GTD에서는 이를 프로젝트로 취급합니다. 모든 프로젝트를 기록할 카테고리가 필요합니다. 그리고 개별 행동과 프로젝트를 연결시킬 방법도 필요합니다.

기다림(Waiting): 내가 아니라 다른 사람에게 넘기는 것이 타당한 경우는 일을 넘깁니다(delegate). 넘기고 나서 잊어버려도 되는 경우는 기록할 필요가 없지만, 다른 사람의 결과를 체크할 필요가 있거나, 그 일의 결과가 다른 행동을 만들어내는 경우는 기다림 목록에 기록을 합니다.

달력(Calendar): 어떤 행동을 특정일 혹은 특정시간에 해야하는 경우, 달력에 기록합니다. 전에도 말했지만 달력에는 "꼭~" 그날 그시간에 해야하는 행동만 기록합니다. '한번 해볼까?'하는 것을 다 적고, 지키지 않으면 달력에 대한 신뢰도가 떨어지게 됩니다.

2. '다음행동목록(Next Actions)'

지금까지 분류안된 모든 행동은 다 Next Action입니다. 빨리 할수록 좋은 일들입니다. 다시 말하지만, 여기에 해당하는 것이 20개 이내라면 굳이 분류할 필요가 없습니다. 하지만 대부분 하나의 목록으로 관리하기에는 버겁게 되지요. GTD에서는 다음 행동을 상황에 따라 분류할 것을 제안합니다. 그래서 어떤 GTD 툴은 카테고리 대신 상황(Context)라는 용어를 사용합니다.

GTD에서 추천하는 카테고리는 다음과 같습니다.

전화(Call): 전화로 처리할 행동들입니다. 대부분 시간이 잠깐 생길 때 처리하면 좋습니다.

집(@Home): 집에서 해야할 일입니다. 아이들과 해야할 일. 부인과 해야할 일등... 특히 인건비 땜에 많은 집안일을 손수 해야하는 ㅡ.ㅡ 미국 거주자에게는 꼭 필요한 카테고리입니다.

컴퓨터(@Computer): 컴퓨터를 가지고 해야할 일입니다. 온라인인 경우에만 할 수 있는 일을 구분하기 위해 온라인(@OnLine)을 추가하는 것도 좋습니다.

사무실(@Office): 사무실에서만 할 수 있는 일입니다. 사람 만나서 이야기하는 것등이 이에 해당됩니다.

심부름(Errands): 소포 보내기등 이동중에 해야할 간단한 잡일들은 이 카테고리에 기록합니다.

아젠다(Agenda): 회의나 면담시 다루어야할 주제들을 미리 기록합니다. 상황에 따라 세부 카테고리를 만들 필요가 있습니다. 제 경우 AGND-BOSS라는 카테고리로 제 보스와 이야기할 기회가 생기면 다룰 주제를 미리 기록해둡니다.

읽기/검토(Read/Review): 검토해야할 서류나 읽어야할 기사들은 이곳에 분류합니다.

여기까지 보면 대략 GTD의 분류 원리를 이해하실 수 있을 겁니다. 이후에는 필요에 따라 카테고리를 추가하면 됩니다. 제 경우는 교회(@Church), 학교(@School), 어디든지(@Anywhere)를 추가해서 사용합니다.

상황에 따른 분류는 여러모로 잇점이 있습니다. 예를 들어 사무실에 도착하면 바로 사무실에서 해야할 일을 검토합니다. 그리고 컴퓨터에서 해야할 일, 온라인에서 해야할 일을 보지요. 해야할 일을 다 끝내면 기분이 좋구요 ^^;; 이를 위해서는 기록한 내용이 믿을만 해야합니다. 모든 열린고리와 모든 행동이 다 기록되어 있다고 믿을 수 있어야지요. 이것이 '믿을만한 시스템'의 원래 의미입니다 ^^;;

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2008. 5. 1. 14:40
1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

여기서 잠깐...

GTD가 너무 복잡하다는 의견을 여러번 듣습니다. 제 주위에도 GTD를 소개하면, 조금 이야기를 듣다가 "아~ 너무 복잡해. 안해"라고 하는 분들이 있더군요. 아무래도 설명하는 저의 문제인듯 합니다. 사실 GTD는 상식적으로 생각하면 너무나 당연한 것이기 때문입니다.

GTD의 기본 원리는 이렇습니다. "해야할 일이 뭔지 기록한다" -> "각각 어떻게 처리할지 결정한다" -> "알아보기 쉽게 정리한다" -> "때가 되면 실행한다". 여기에 추가로 "틈틈히 들여다본다"가 추가되었다 생각하시면 됩니다.

처리(Process) 플로우차트 풀어쓰기

GTD에서는 처리를 '수집함(In Box) 비우기'라고 표현합니다. 수집단계에서 모아논 것들(열린고리)을 하나씩 빼면서 처리한다는 말입니다.

GTD 원리 그리고 프로세스에 첨부했던 플로우차트를 다시 한번 보겠습니다.

사용자 삽입 이미지

복잡해 보이는 이 프로세스를 풀어쓰면 다음과 같습니다.

2-1 먼저 "이게 뭔가?" 파악한다.
2-2 뭔가 행동해야할 거리가 있는지 생각한다.
   2-2-1 없다면, 던져버리던가, 철해두던가, 후일을 기약하며 숙성시킨다.
2-3 뭔가 행동해야한다면, 그 행동이 무엇인지 생각한다.
   2-3-1 하나의 행동으로 일이 끝나는게 아니라면 프로젝트로 취급한다.
2-4 그 행동이 2분내에 끝낼 수 있나 판단한다.
   2-4-1 2분내에 할 수 있는 일이면 바로 해버린다.
2-5 2분이상 걸릴 일이라면
   2-5-1 남한테 넘길 수 있는 (혹은 넘겨야 하는) 일인가 판단한다.
      2-5-1-1 넘길 일이라면 다른 사람에게 맡긴다.
      2-5-1-2 나중에 챙겨야 되는 일이라면 '기다림' 목록에 기록한다.
   2-5-2 넘길 수 없다면 다음에 할 수 있도록 기록해 둔다
      2-5-2-1 시간이나 날자가 중요하면 달력으로
      2-5-2-2 아니면 "다음행동목록"에 기록한다.

음... 풀어쓰고 나니 더 복잡한가요? 그럼 다시 한번 더 풀어써보겠습니다 ^^;;

알렌이 Process라는 용어를 쓰고, 이를 '처리'라고 해서 이 단계에서 무언가 해주어야한다고 생각하기 쉬운데, 사실 이 단계에서 가장 중요한 것은 판단(Decison) 입니다. 수집단계에서 기록된 '무언가(Stuff)'를 어떻게 처리할 것인지 결정하는 것입니다. 버리거나, 철해두거나, 다른 사람에게 넘기거나, 나중을 위해 기록해두는 것입니다. 2분내에 끝낼 수 있는 일은 당장 해버리라는 것은 효율적으로 일을 관리하기 위한 추가적인 팁이라 생각하면 쉬울 것 같습니다. 즉 이 단계의 초점은 '일을 처리'하는 것이 아니라, 어떻게 처리해야하는가를 결정하고 그에 따라 분류하는 작업을 하는 것입니다.

처음 GTD를 접할 때 헷갈리는 부분은 처리단계와 뒤에 나오는 정돈 단계가 겹치는 것 때문입니다. 그리고 사람의 심리가 '뭔가 해야한다' 싶으면 '어디에서 어떻게'라는 생각이 자연스레 따라오기 때문에 처리와 정돈을 명확히 구분하기가 쉽지 않습니다. 또 GTD 적용툴을 보면 두단계가 섞여있어 그냥 하나의 스텝처럼 수행되게 구현되어 있습니다. 그럼에도 개념상으로 '처리' 단계는 해야할 일을 결정하는 것이라고 이해해두는게 도움이 됩니다.

처리의 원칙

알렌이 말하는 처리의 두가지 원칙이 있습니다. 1) 위에서부터 아래로 한번에 하나씩 2) 수집함에서 빼낸 것은 절대로 다시 넣지 않기.

이전 글에 GTD의 기본원리는 머리속에 있는 것들을 외부에 기록함으로 '한번에 한가지'만 생각할수록 하는 것이라는 이야기를 했습니다. 한번에 여러개를 생각하면 효율이 떨어집니다. 수집함에 담겨있는 것을 처리할 때 반드시 맨위의 것 하나에만 초점을 맞춥니다. 그리고 판단합니다. 어떻게 처리해야하나. 대부분의 경우 "한번에 한가지만 집중해서 생각한다면" 판단(버린다, 미룬다, 넘긴다 등등)은 10초 내외로 할 수 있습니다.

그리고 처리한 항목은 다시 수집함에 집어넣지 말라고 합니다. GTD 프로세스는 전진형입니다. 돌아가는 일이 없습니다. (하지만 제 경우 어떤 항목은 수집함으로 되돌리기도 합니다. 이에 대해서는 검토 단계에서 설명하겠습니다.)

행동할 거리가 없는 경우

이 경우 선택을 세가지라 했습니다. 필요없다 판단되면 가차없이 버립니다. 하지만 버리면 나중에 후회할 것 같은 생각이 들면 보관해둡니다. (이에 관해서는 "GTD 준비하기"의 '참조 항목 보관 공간'을 참조하시기 바랍니다.)

어떤 경우는 당장은 아니지만 시간이 좀 흐른 이후에 행동을 해야할 경우도 있습니다. 예를 들어 두달 후에 관심있는 세미나가 열립니다. 그때 상황이 어떨지 모르기에 참석을 결정할 수는 없습니다. 하지만 한달 후에는 계획이 잡힐 것이기에 한달 뒤에 보자고 하고, 이를 보관해 둡니다. 이때 사용할 수 있는 것은 두가지입니다. '어느날/어쩌면(Someday/Maybe)' 목록을 사용해 기록하거나 Tickler file를 쓸 수 있습니다. Tickler file에 대해서는 GTD 준비하기에 설명이 나와 있습니다.

행동할 거리가 있는 경우

우선 해야할 일이 무엇인지 생각합니다. 이때 이 행동은 '구체적면서 가시적 성과가 나타나는' 행동이여야합니다. 예를 들어 '핸드폰을 바꾼다'라는 행동은 구체적이 아닙니다. '퇴근길에 핸드폰 가게에 들러 구경한다' 혹은 '남친에게 전화해 어떤 모델이 좋은지 물어본다' 혹은 '김태희가 선전하는 핸드폰이 살만한 가격인지 인터넷에서 조사한다'와 같이 행동을 하면 다음 단계로 넘어갈 수 있을 정도로 구체적이여야 합니다.

어떤 경우는 하나의 행동으로 끝나지 않을 때가 있습니다. GTD에서는 하나 이상의 행동이 필요한 경우 무조건 프로젝트로 분류합니다. 프로젝트의 목표를 달성하기 위해 해야할 일이 뭔지 처음부터 끝까지 생각할 필요는 없습니다. 이 단계에서 필요한 것은 가장 처음의 일. 프로젝트에 뭔가 진전이 있기 위해 가장 먼저 해야할 일을 생각해내는 겁니다.

생각해낸 '구체적인' 행동이 2분이 걸리지 않을 수 있습니다. 온라인 상점에서 핸드폰 가격 알아보는 건 인터넷만 되면 30초면 됩니다. 그러면 목록에 적어놓을 필요도 없이 바로 해버리는 것이 났습니다. 2분은 하나의 기준입니다. 시간 여유가 있으면 5분도 될 수 있고, 바쁘면 30초로 제한해야 할 때도 있습니다.

2분 이상 걸리는 일은 다른 사람에게 넘기거나 미룹니다. 다른 사람에게 넘길 때는 넘기고 잊어버려도 되는 경우와 그 결과를 챙겨야하는 경우가 있습니다. 전자의 경우는 넘기는 것으로 머리 속에서 지우면 되고, 후자의 경우는 '기다림(Waiting For)' 목록을 만들어 관리합니다.

넘길 수 없는 경우는 미룹니다. 하지만 여기서 미룬다는 것은 '처리' 단계에서 행동하지 않는다는 것이지 시간 상으로 뒤로 미룬다는 것은 아닙니다. 이 '미룬다'는 단어도 혼동을 일으키는 GTD 표현중 하나입니다 ㅡ.ㅡ

미루는 경우는 달력 아니면 '다음 행동 목록'으로 가야하는데, 이 작업은 '정돈(Organize)' 단계와 많이 겹칩니다. 이는 다음번 글에서 다루도록 하겠습니다.

이해를 돕기 위한 적용 예

전에도 이야기했듯이 전 수집함으로 물리적인 것들을 정리하고 해야할 일들은 아웃룩(Outlook)을 사용해 관리합니다. 수집함의 경우는 위에서 말한 것과 같습니다. "열린 고리"가 있으면, 예를 들어 편지가 도착하면, 수집함에 넣습니다. 그리고 하루에 한번 정도 수집함을 꺼내서 위에서부터 하나씩 처리합니다.

아웃룩에서 수집함은 사실은 두개로 나뉘어져 있습니다. e-mail이 담긴 문자 그대로의 inbox와 카테고리가 정해지지 않은 task들입니다. 왜냐하면 이 두군데의 영역에서 해야할 일이 생기기 때문입니다. e-mail은 물리적 수집함을 처리하듯이 같은 방식으로 처리합니다. 위에서부터 아래로 하나씩 보면서 무엇을 해야하나 결정합니다. 행동이 필요하면 이를 위한 task를 만듭니다.

카테고리가 정해져 있지 않은 task는 inbox에 담긴 '열린고리'로 취급합니다. 여기서도 위에서 아래로 하나씩 보며 처리를 합니다. 아웃룩의 경우에는 이때 정돈단계까지 다 수행이 됩니다. 이에 대해서는 정돈단계를 설명할 때 자세히 다루겠습니다.

****

쉽게 보고 시작한 일인데 적다보니 양이 갈수록 늘어납니다 ㅡ.ㅡ;; 블로그에 포스팅한다기보다 매뉴얼 작업하는 것 같은 느낌도 들고요 ^^;; 그러다 보니 글이 좀 거칩니다. 이해해 주시기 바랍니다 ^^
 

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2008. 4. 14. 15:47
GTD를 구현하기 위해서는 미리 준비를 해야합니다. 몇가지 도구가 필요하고, 특히 행동의 목록을 어디에서 관리할 것인가를 결정해야 합니다. 하지만 GTD 따라잡기 #1 - 원리 그리고 프로세스에서 설명하였듯이 GTD는 프로세스이자 접근방법입니다. 어떤 플래너를 써야한다든가, 어디에 어떻게 적어야한다는 정해져있는 규칙이 없습니다. 여러가지 방식으로 구현이 가능합니다. 따라서 도구에 대한 설명을 할 때, 먼저 필요한 이유에 대해 설명하고, 제가 구현한 방법을 예로써 들까 합니다.

우선 저장 장치가 필요합니다. 저장 장치는 서류등 물리적으로 존재하는 것을 보관하는 것과, 다음에 해야할 일등 비물리적인 것을 저장하는 것이 있습니다. 이메일이나 음성 사서함등도 다 저장장치라 할 수 있습니다.

>> 수집함

수집함은 GTD의 출발점입니다. 첫 단계인 ‘수집’에서 모든 ‘열린고리’를 수집함에 넣는 것으로 GTD 프로세스가 시작됩니다. 요즘은 생활이 복잡해지면서, ‘열린고리’가 존재하는 영역도 다양해졌습니다. 빠짐없이 수집을 하기 위해서는 자신이 생활하는 영역을 파악하고, 각 영역에 맞는 수집함을 만들어야합니다.

일단 서류등 물리적으로 존재하는 것들을 담을 수 있는 바구니가 있어야겠지요. 저는 회사와 집에 하나씩 큰 서랍 하나를 골라서 INBOX라고 레이블을 붙여놨습니다. (레이블은 중요합니다. 이에 대한 설명이 뒤에 나옵니다.) 그리고 모든 처리안된 문서를 여기에 집어넣습니다. 가족들도 다 알고 있기에, 편지가 오면 바로 이 박스에 넣습니다. 제자리에 있지 않다 생각되는 물건들도 일단 여기에 넣어놓지요.

머리속에 있는 열린 고리를 기록할 수집함도 필요합니다. 크게 종이에 적는 것(예: 플래너)과 전자적으로 적는 것(예: 아웃룩)으로 구별할 수 있습니다. 어떤 방법이든지 상관은 없습니다. 이른바 대학노트라 불리우는 줄쳐진 공책도 좋고, 돈좀 들여 몰스킨도 괜찮습니다. 어떤 사람은 백지에 하나씩 적어 종이폴더에 넣어 관리하기도 하더군요. 하지만 뒤에 해야할 정돈및 리마인더 설정을 생각하면 아무래도 전자솔루션이 잇점이 있습니다.

이메일의 경우, 이메일 프로그램 자체가 수집함이 됩니다. 데이비드 알렌도 이메일은 그대로 놔두는게 가장 효과적이라고 이야기하더군요. 이메일에 의존하는 정도가 커짐에 따라, 이메일만을 사용해 GTD를 구현하는 GTDer들이 들어나고 있습니다.

>> 정돈 결과 저장 장치

수집 되어진 열린 고리들을 처리하면서 그 결과들이 저장이 됩니다. 처리 단계에서 크게 분류가 되고, 정돈 단계에서 더 세분화되어집니다. 이 결과를 어딘가에 저장을 해야합니다.

처리(Process)단계에서 생길 수 있는 결과는 다음과 같습니다(#1 참조). 쓰레기통, 참조파일(reference), Someday/Maybe, 위임 (Delegate), 달력, 그리고 다음 행동 목록등입니다. 그리고 정돈(Organize)단계를 거치고 나면, 위임된 항목들은 처리 결과를 기다리는 "Waiting For" 카테고리로 분류가 됩니다, 또 다음 행동 목록은 상황에 따라 여러개의 카테고리로 나뉘어서 관리가 됩니다. (이해가 아직 안되시죠? 다음이나 그 다음에 자세한 내용이 나옵니다.) 이를 종합하면 크게 다음의 세가지 저장장치가 필요하다는 것을 알 수 있습니다.

1. 이후 참조를 위한 것들을 저장할 수 있는 공간 (예. 서류함)
2. 날자가 중요한 항목들을 기입할 달력
3. 카테고리로 목록을 분리해서 관리할 수 있는 도구

여기에 데이비드 알렌이 제안하는 한가지가 더 있습니다. 43 Folder라고 불리는 Tickler File입니다.

1. 참조 항목 보관 공간

당장 무언가 행동을 해야할 필요는 없지만 나중에 참고로 사용할 것들을 보관하는 곳입니다. 서류함이 한가지 예가 될 수 있습니다. 여러가지 방법이 있겠지만, 알렌은 종이폴더를 제안합니다. 세부항목별로 종이폴더를 하나씩 만들어서 가나다순(혹은 알파벳순)으로 정리해 보관하는 겁니다. 종이폴더를 사용하는 이유는 이동이 편하기 때문입니다. 재배치도 쉽구요. 폴더에 레이블러로 필요할 때마다 레이블을 붙여서 쓰면 보기도 좋습니다 ^^;; 만약에 저처럼 hanger를 써야하는 경우는 종이폴더에 레이블을 붙여서 hanger에 넣으라고 제안합니다. 워낙 제가 이런 말을 잘듣는지라 ^^ 그대로 따라 했습니다. 시간은 오래 걸렸지만, 해놓고 나니 뿌듯하네요.

사용자 삽입 이미지

전자문서의 경우도 마찬가지로 폴더관리를 잘 해둘 필요가 있습니다. 결국 목적은 “필요할 때 최소한의 노력으로 원하는 것을 찾을 수 있는” 것이니까요. 기회가 되면 나중에 더 자세한 내용을 적어보겠습니다.

2. 달력

달력은 날자 혹은 시간이 중요한 일들을 기록하는 곳입니다. 알렌은 달력을 ‘신성한’ 장소로 여기라고 제안합니다. 달력에는 꼭 시간과 날자가 중요한 항목만 적습니다. 그리고 달력에 기록한 일은 어떻게든 꼭 처리를 해야합니다. 그렇지 않다면 시스템이 흐트러진다는 것입니다. 저는 그 말에 동의합니다.

참고로 GTD의 바탕에 깔려있는 철학 중의 하나가 각 도구의 목적을 분명히 해서 그 목적을 철저히 지키는 것입니다. 만들어만 놓고 제대로 지키지 않는다면, 어느새 머리속에는 이를 해결하기 위해 따로 ‘열린고리’들을 관리하기 시작합니다. GTD의 목적에 위배가 되지요. 시스템을 만드는 의미가 없어지는 겁니다.

구현이야 종이달력이나 전자달력 모두 좋습니다. 제 경우는 아웃룩의 달력을 사용합니다.

3. 목록 관리 장치

위에서 말한대로 카테고리별로 목록을 관리할 수 있는 것이면 뭐든 좋습니다. 고객관리(CRM)툴을 사용해서 GTD를 구현한 사람도 봤습니다 ^^;; '흑묘백묘'라고 할까요? 프로세스를 구현할 수만 있다면, 무엇이든 상관없습니다.

우선 종이기반의 솔루션이 있을 수 있습니다. 예를 들어 종이플래너를 변형해서 사용하거나, 몰스킨처럼 단순한 노트를 사용할 수도 있습니다. 하지만 저는 전자적인 솔루션이 났다고 생각합니다. 행동을 관리하다 보면, 진행상황에 따라, 카테고리가 달라져야할 때가 있습니다. 예를 들어 “투자 회사 찾기”라는 프로젝트의 첫번째 항목이 “아무개에게 자문 구하기”라고 한다면, 이 행동은 처음에는 Call 카테고리에 있다가 전화를 하고 나면 답이 올 때까지 “Waiting For”에 있게 되고, 답을 받고나면 내용을 “투자회사 어카운트 만들기”로 수정해서 “@OnLine” 카테고리에 보관할 수 있습니다. 이런 흐름을 생각할 때 그때 그때 쉽게 변경할 수 있는 전자솔루션이 더 맞다고 할 수 있습니다.

워낙에 사용할 수 있는 도구가 많기에 각자 맞는 것을 선택하면 될 것입니다. 저 같은 경우는 아웃룩의 Task로 관리하고 이를 팜과 연동시켜 사용합니다. 팜에서는 Agendus를 사용하지요. GTD에서 제안하는 것은 아니지만 task에 due date를 설정할 수 있는 장점이 있습니다. 맥이라면 정진호님이 소개해주신 Things가 인기있는 것 같습니다.

온라인 도구 중에는 RTM (Remember the Milk!)을 많이 쓰는 것 같더군요. 다양한 기능과 Gmail과의 연동등으로 큰 호평을 받고 있습니다. 또는 메일만으로 GTD를 구현할 수도 있습니다. 이를 위해서는 카테고리 혹은 폴더관리를 지원하는 여러개의 메일 어카운트가 필요하지요. 이에 대해서도 나중에 자세히 다룰 예정입니다만, 급하신 분들은 다음의 포스팅을 참조하시기 바랍니다. iPhone의 기본어플과 Yahoo! 메일을 사용해 GTD를 구현하였습니다. 메일을 통한 GTD 구현의 원리를 이해할 수 있습니다.

4. Tickler File (일명 43 폴더)

저에게 아픈 기억이 있는 ㅡ.ㅡ 크레디트 카드 청구서를 예로 들어봅니다. 청구서가 편지로 왔습니다. 날자를 보니 아직 3주가량 시간이 있습니다. 이를 기록하기 위해 달력에 가서 해당날자에 “XX 카드 지급”이라 적습니다. 그리고 청구서는 서류함의 해당 폴더에 집어넣습니다. 이래도 되기는 한데 이중으로 관리한다는 “아주 작은” 불편함이 있습니다.

사용자 삽입 이미지
알렌은 달력의 개념과 서류함의 개념을 조합해 이럴 때 아주 편리한 ‘43폴더’라는 것을 제안합니다. 43폴더는 월별 12개의 일별 31개의 폴더로 되어 있습니다. 그림을 참조하면 이해가 쉬우실 겁니다. 앞에 말한 카드를 5월 3일날 지급해야한다면, 5월 3일이 오늘부터 한달내에 있다면 3일 폴더에 청구서를 넣습니다. 한달 이상 남아있다면 5월에 넣으면 되구요.매일 그날에 해당하는 폴더를 열어봅니다. 뭔가 있다면 처리를 합니다. 그리고 그 폴더를 다음달, 바로 전 날자의 폴더 다음에 넣습니다. 13일 폴더를 처리했다면 12일 다음으로 이동하는 것이지요. 이 방법으로 항상 오늘 기준 앞으로 한달만큼의 일별폴더가 있는 것입니다. 매달 첫날이 되면 해당 달의 폴더를 열어 그 안에 있는 것들을 처리합니다.

43폴더는 종이를 된 서류나 편지를 많이 다루어야하는 경우 굉장히 유용합니다. 미국 상황에는 잘 들어맞지요. 하지만 전자화가 훨씬 더 많이 된 한국 상황에는 유용성이 떨어지는 것 같습니다.

사용자 삽입 이미지
>> 수집을 도와주는 도구


수집은 한마디로 기록입니다. 열린고리를 기록하는데 도와주는 도구는 모두 유용하지요. 예를 들어 포스트잇, 메모수첩, 핸드폰의 쪽지 기능등 다양한 도구가 있습니다. 이메일 프로그램은 그 자체가 수집함이자 수집 도구입니다.

운전을 많이 하시는 분은 소형녹음기(혹은 녹음가능한 핸드폰)도 유용합니다. 저도 운전을 꼭 하고 다녀야 하는 상황이라 얼마전에 조그만 디지탈 녹음기를 구입했습니다. (옆의 사진에 있는 겁니다. 손에 꼭 들어오는게 사진과 달리 꽤나 귀엽습니다 ^^;;) 옆자리에 놔두고 생각날 때마다 녹음을 합니다. 그리고 회사나 집에 도착해서 듣고 다른 곳에 기록을 하지요. 50불이 아깝기는 했지만, 이를 사용해 한시간을 벌 수 있다면 본전은 이미 뽑는다 생각하는 심정으로 과감히 투자했습니다 ^^;;

>> 저장을 도와주는 도구

종이 폴더는 앞에서 언급했기에 반복하지는 않겠습니다. 알렌은 종이폴더와 더불어 레이블러를 적극 추천합니다. 종이테이프를 넣고, 타이프를 쳐서 바로 레이블을 만들어주는 기계죠. 제가 사용하는 것은 사진에 보여지는 브라더 PT-1880 입니다.

사용자 삽입 이미지

모든 일에 Fun factor가 있습니다. 즐거우면 일이 힘들지 않게 되지요. 레이블러를 사용해 레이블을 만들어 붙이면서 알렌이 fun factor를 잘 이해하는 사람이구나 생각했습니다. 정리하는게 즐겁더군요 ^^;; 손으로 쓰는 것과는 차원이 다른 즐거움이 있습니다. 또 그렇게 만들어 놓은 것을 보면 깨끗이 정리가 되어 있기에 보기좋기도 하구요.

서류 이외의 것들을 정리할 수 있는 서랍장 같은 것도 도움이 됩니다. 할 일이라는게 꼭 서류에서 시작하는 것은 아니니까요. 물론 서랍마다 레이블을 붙여야죠 ^^;

>> 그리고 또 하나...

GTD를 적용하기 위해 필요한 또 하나는 “강력한 의지”입니다. 제 경우, GTD를 충분히 제대로 구현하기까지 일주일 정도가 걸렸습니다. 아직도 100% 적용했다고 할 수도 없구요. 회사와 집에 있는 서류를 다 모아서 폴더만들어 정리하는 데만 열시간은 넘게 걸렸을 겁니다. 머리 속에 있는 모든 생각들을 기록하고, 분류하는 것도 오래 걸렸구요. 솔직히 이것만 하는데도 지칩니다. 하다가 중간에 마치지 않을려면 어느 정도 끈기가 필요합니다. 하지만 다 정리하고 나니까 제 자신이 대견합니다 ^^;;; 아직 실행이라는 단계가 남았지만, 전보다 조금은 더 나아졌다는 기분이 드니까요.

>> 도구에 과감히 투자하라

“책읽는 엄마의 보석창고”의 김정수님이 올린 "시간 투자법"의 서평을 보니, 황금시간 만들기 원칙의 첫번째가 “시간을 만들기 위해 여러가지 투자를 아끼지 않는다”더군요. 그 말에 적극 동감합니다. 갈수록 시간이 소중하기에 그 시간을 줄일 수 있다면 어느 정도 투자를 해야겠지요. 하지만 여기서의 투자는 효과에 대한 투자입니다. 무조건 돈을 많이 쓴다고 효과가 더 생기는 것은 아니니까요. 저에게는 50불짜리 녹음기나 150불짜리 녹음기나 제가 얻는 것은 똑같기 때문입니다.

GTD를 적용해본다는 것, 또 이를 위해 여러가지 장치나 도구를 준비하는 것. 이 모두가 투자라 생각합니다. 결과가 좋다면야... 그 정도 투자 할만하지요 ^^;;

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2008. 4. 11. 14:39
이런 경험 혹시 없으신가요?

집에 지하실이 있습니다. 3년전에 이사를 하면서 당장 쓸 것 같지 않은 박스들을 지하실에 가져돠놨습니다 .그래도 아예 안쓰는 것은 아니기에 가끔 지하실에 내려가 물건을 찾아야합니다. 몇달이 지나지 않아 열린 박스들로 널리게 되었습니다. 몇년째 방치하고 나니 지금은 아주 가관입니다. 이사오고 한달쯤부터 "지하실을 정리"하는 계획을 세웠는데 그 이후로 3년이 다 되어갑니다. 요즘은 지하실에 잘 안갑니다. 정리안된 거를 보면 스트레스 받고, 또 정리하자니 들일 노력을 생각하니 까마득합니다. 그래서 잊고 살고 싶지만, 지하실 근처만 가도 생각이 납니다. "너 지하실 언제 치울거야???" ㅡ.ㅡ

거의 모든 사람의 경우 마음 한구석에는 미뤄놨던 일이 자리를 잡고 앉아서 계속 속삭입니다. 실제로는 중요하지도 않은 일인데, 한번 "해야지"하는 마음을 먹었었기 때문에 계속 신경을 쓰게 만드는 경우가 있습니다. 반대의 경우도 있지요. 중요한 일인데 그냥 머리 속에 담아두고 있는 경우도 있습니다.

기본적으로 사람의 머리는 기억하기 위한 것이 아니라 생각하기 위해 만들어진 것이기에 많은 것을 기억할수록, 생각할 수 있는 여유는 줄어들게 되어 있습니다. 전화번호를 듣고, 어딘가에 기록하기 전까지 잊어버리지 않기 위해 계속 되내어본 경험이 있는 분은 동감할 것입니다 ^^;;

"해야하는데 하지 못한 일"을 데이비드 알렌은 "열린 고리 (Open Loop)"라고 부릅니다. GTD의 첫번째 원칙은 모든 열린 고리를 머리에서 꺼집어내서 외부에 기록하는 것입니다. 두가지의 목적이 있습니다. 앞에서 이야기한데로 기억하기 위해 힘을 쓰지 않게 합니다. 그리고 생각이 섞이지 않기 위해서입니다. 누구에게 전화해야하는데 생각을 하면서, 중요한 계획을 세운다고 해보세요. 그러면 둘다 서로에게 영향을 줍니다. 여러가지 생각을 머리속에 간직하고 있으면 그걸 피할 수가 없지요.

GTD의 두번째 원칙은 그렇게 꺼낸 "열린 고리"들을 규칙적으로 검토하며 처리를 하는 것입니다. 처리를 할 때 가장 중요한 건 한번에 한가지 생각만 한다는 것입니다. 이를 위해 열린 고리를 외부에 기록하는 것이구요. 처리를 위해 GTD에서 제시하는 프로세스가 있습니다. 사실 이 프로세스가 GTD라 할 수도 있습니다.

GTD의 프로세스는 다섯개로 구성되어 있습니다. 뒤의 단계를 알아야 앞단계를 이해할 수 있는 경우도 있으므로 전체적으로 설명을 하고 다음 글에서 자세한 설명을 하겠습니다. 짚고 넘어가야 할 것은 GTD는 처리방법이지 형식이 정해져 있는 시스템이 아니라는 겁니다. 종이 폴더와 A4 용지로만 구현할 수도 있고, (제 경우처럼) 팜과 아웃룩으로 구현할 수도 있습니다. 검색을 해보면 온갖 다양한 방법으로 GTD를 구현해 사용하는 사람들이 있습니다. 중요한 건 "효과가 있는" 방법을 선택하는 것입니다.

1. 수집(Collect)

말 그대로 모든 열린고리를 수집하는 것입니다. 개인차가 있겠지만 열린고리는 사방에 널려있습니다. 카드청구서, 동창회 초청 이메일, 청첩장, 책상에 싸여있는 서류들... 그리고 머리속에 맴도는 생각들. 이 모든 것을 모으는 것입니다. 이때 주의할 것은 수집은 하되 아직 처리는 하지 않는다는 것입니다. 단 보자마자 버려도 되겠다는 것이 있다면 과감하게 버립니다.

이를 위해 수집함(IN-BOX)이 필요합니다. 가상의 공간이 아니라 실제 상자가 필요하지요. 여기에 모든 것을 다 담습니다. 정리안된 서류도 넣고, 부피가 큰 건 종이에 항목을 적어서 넣구요. 저 같은 경우, 회사와 집에 있는 정리안된 서류들을 수집하니 라면상자로 두개는 족히 나오더군요. 몇년동안 들쳐보지 않았던 곳은 포기한 상태였는데도 그렇습니다.

물리적 수집이 끝나면, 머리속에 있는 생각들을 쓸어 담습니다 (Mind Sweep). 삶의 전 영역 (회사, 가족, 개인, 취미 등등)에 걸쳐 점검하며 마음속에 "이거 해야하는데" 하는 것이 있으면 다 적습니다. 몇년 미룬 계획부터 오늘 아침 일어난 일까지. 알렌이 제안하는 것은 머리속에 있는 할일도 종이 하나에 한가지씩 적어 수집함에 넣는 것입니다. 나름대로 의미는 있다 생각되지만, 저는 그냥 아웃룩에 바로 입력했습니다. 다 적고 나니 182개가 되더군요 ㅡ.ㅡ

처음에 하는 수집은 꽤나 오래걸립니다. 제 경우 수집에만 네시간 정도 걸렸던 것 같습니다. 그래도 중요한 것은 모든 분야에 대해 수집을 해야한다는 겁니다. 일하는 공간에만 적용하고 집은 그대로 놔두면 안됩니다.

2. 처리 (Process)

처리는 GTD에서 가장 중요한 과정입니다. 수집함에 모여진 것들을 하나씩 처리합니다. 두가지 지켜야할 원칙이 있습니다. 1) 위에서부터 한번에 하나씩.  2) 수집함에서 꺼낸 것은 다시 집어넣지 않는다.

처리단계에서 가장 먼저 뭍는 질문은 "이게 뭔가?" "뭔가 실행할 거리가 있는가?"입니다. 실행할 거리가 없는 아이템의 경우 갈 수 있는 곳은 세군데입니다. 1) 버린다 2) 참고항목으로 철해둔다 3) 아직은 때가 아니고 숙성(Incubation)시켜야할 경우 Someday/Maybe로 보낸다.

뭔가 할 거리가 있는 경우, 바로 다음에 "실제적으로" 해야할 일이 무엇인가를 생각합니다. 만약 하나 이상의 행동을 필요로 한다면 프로젝트로 등록합니다.

다음 행동이 2분내에 처리할 수 있다면 바로 해버립니다. 그렇지 않다면 그 일이 내가 할일인가 묻고, 아니면 가차없이 다른 사람에게 떠넙깁니다 ^^;;; 그런 행운이 없다면 특정한 날이나 시간에 해야하는 행동이면 달력으로 아니면 다음 행동 목록(Next Action List)에 기록합니다.

3. 정리 (Organize)

어떤 행동들은 처리단계에서 정리가 마치어집니다. 달력에 기록하는 것이나 Someday/Maybe가 그렇지요. 하지만 보통의 경우 정리안된 많은 항목들이 남게 됩니다. 이를 적절히 분류하고 리마인더를 설정합니다.

다음행동목록을 분류할 때의 요령은 나중에 실행하기 쉽게 하는 것입니다. 목표를 이렇게 말할 수 있습니다. 실행단계에서 목록을 보고 "아무 생각 없이" 선택해서 수행하면 되도록 만드는 것이라구요. 이를 위해 일/가족/친구등의 역할에 따른 분류가 아닌 @Computer/@집/@교회/전화/@OnLine등으로 상황에 따른 분류를 합니다. 이게 왜 효과적인지는 실행단계의 설명을 보시면 수긍하실 것입니다.

4. 검토 (Review)

적어놓고 잊어버리면 아무 소용이 없지요. 주기적으로 검토를 합니다. 저 같은 경우 팜을 사용하기에 틈나는데로 검토를 합니다.

데이비드 알렌은 추가로 주간검토(Weekly Review)를 제안합니다. 시간도 금요일 오후 점심 먹고 나서가 가장 좋다고 하네요 ^^;;; 일주일의 기억이 남아있으면서, 또 처리 못한 것이 있으면 남은 몇시간내에 처리할 수 있으니까요. 검토라고 부르지만 사실 이 시간은 수집-처리-정리-검토의 네단계를 다 수행하는 것이라 생각하면 됩니다. 처음 하는 대규모의 수집 이후에 일주일에 한번씩 하는 소규모 수집이라 할 수 있지요.

5. 실행 (Do)

검토까지 다 거치고 나면 이제 실행하면 됩니다. 그럼 무슨 일을 할까요? 달력에 있는 (그날 혹은 그시간에 꼭 해야하는) 항목이 가장 우선권이 있겠지요. 그리고 나서 다음행동목록을 봅니다. 무엇을 할까 선택하는 기준이 재미있습니다.

1) 처리할 수 있는 상황인가? 집에서 해야할 일을 회사에서 할 수는 없지요. 운전중이라면 전화 정도는 걸 수 있습니다. 그래서 상황을 가장 먼저 봐야합니다.
2) 시간은 충분한가? 10분 뒤에 회의가 시작된다면 그 안에 처리할 수 있는 일밖에 못합니다.
3) 힘이 있나? 피곤해 죽겠는데 장기 계획을 수립할 수는 없습니다. 현재 남아있는 기력으로 할 수 있는 일을 고릅니다.
4) 무엇이 가장 중요한가? 우선순위는 맨 마지막에 나옵니다 ^^

많은 분들이 사용하는 프랭클린 플래너의 방법과 많이 다르죠? 처음에는 심리적으로 거부감이 올 수도 있습니다. 다음번에는 Bottom-up 방식인 GTD와 Top-down 방식인 프랭클린 시스템을 비교하며 그 둘을 어떻게 조화시킬까에 대해 적어볼까 합니다.

마지막으로 보너스 하나... GTD의 프로세스를 예쁘게 바탕화면으로 만든게 있습니다. 여기서 퍼왔어요 ^^

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2008. 4. 5. 07:15
Getting Things Done (Reprint, Paperback) - 8점
Allen, David/Penguin Group USA


끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 - 8점
데이비드 알렌 지음, 공병호 옮김/21세기북스(북이십일)

GTD(Getting Things Done)를 처음 접한 것은 작년에 한국 팜 유저그룹에 올라온 GTD 요약본을 통해서였다. 그때 받은 느낌은 흥미롭긴 했지만, 너무 단편적인 기술에 집착한다는 것이였다. 하지만, 여러 경로를 통해 접한 GTD의 꾸준한 인기는 다시 GTD에 대해 흥미를 갖게 만들었다. 데이비드 알렌이 쓴 GTD는 2001년 "Getting Things Done"이라는 책을 통해 대중에게 알려졌다. 벌써 7년이 지났건만 아직도 이 책은 아마존에서 64번째로 많이 팔리는 책이며, 자기계발 분야나 시간관리에서는 1위의 인기를 누리고 있다. 인터넷 검색으로 GTD를 찾아보면 많은 사람들이 GTD를 적용하고 있는 것을 알 수 있다.

내가 읽은 것은 원서지만 2002년에 (그렇게 호감을 가지고 있지는 않는 ^^) 공병호 박사를 통해 번역이 된 것을 알 수 있었다. 서평을 보니 좋지 않다는 의견들이 있다. "복잡하다" "겉돈다"며 실망한 사람들이 있는 것 같다. 번역자의 의역이 오히려 헷갈리게 했다는 평도 있지만, 책 자체가 한번에 이해할 수 있도록 쓰여지지가 않았다는게 더 큰 이유일 것이다. 두가지 원인이 있다. 같은 내용이 약간씩 다르게 반복이 되며, 어떤 내용은 안 맞는 위치에 있어 오히려 헷갈리게 한다. 한편, GTD를 적용하기 위해서는 생각의 전환이 필요한데, 책에서 그 점을 해결을 안하고 넘어간다.

그럼에도 이 책을 높이 평가하는 것은 GTD의 원리가 맘에 들기 때문이다. 원리는 두가지로 말할 수 있다. 첫째, 무언가 '해야할 일 (Open Loop)'이라 생각하면, 우리의 머리는 중요성, 남은 기간, 가능성등을 고려하지 않고 똑같은 무게로 취급한다. 그렇기에 그 일들을 머리 밖으로 끄집어내서 믿을만한 장치에 기록해놔야한다. 둘째, 기록을 주기적으로 검토하고, 처리하거나 혹은 재협상해야한다.

알렌은 이 두가지 원리를 적용하여 다섯단계로 이루어진 프로세스를 만들었다. 1. 수집 (Collect) - 모든 Open Loop를 기록한다 2. 처리 (Process) - Open Loop를 어떻게 처리할지 결정한다 3. 정리 (Organize)  - 적절하게 분류하고 리마인더를 설정한다. 4. 검토 (Review) - 정기적으로 전체를 검토하고 재조정한다. 5. 실행 (Do) - 상황에 맞는 일을 선택해서 실행한다.

이 법칙을 기반으로 책은 세부분으로 나뉘어져서 구성되어 있다. 1장, 2장, 3장에서 GTD애 대해 전반적인 설명을 하며, 기반에 깔려있는 철학을 설명한다. 4장부터 10장에서는 프로세스의 각단계를 자세하게 설명하며 구체적인 실천방안을 제시한다. 그리고 11장부터 13장은 보완하는 글로 GTD 원칙의 장점을 여러 각도에서 강조한다.

문장 하나 하나는 깔끔하다. 중간 중간 나오는 인용문이나 강조문을 읽는 즐거움도 있다. 그런데 읽고 나니 헷갈린다 ㅡ.ㅡ;;; 막상 적용하려고 하니까 앞뒤가 엉키는 기분이다. 아마도 다른 사람들도 같은 것을 느꼈나 보다. 그래서 책을 다시 들쳐보고, 운전할 때 오디오북을 들으면서 어느 부분이 안맞나 생각해 봤다. 내 경우 가장 큰 원인은 수집과 처리, 정리가 섞였기 때문인 것 같다. 기존의 사고 방식은 수집을 하자마자 (할 일이 생각나면), 카테고리에 리마인더까지 설정하는 즉 정리까지 끝내버리는 것이다. 그 생각을 바꾸지 않고 GTD를 적용하다보니 시간도 오래 걸리고, 책의 내용과 맞지 않으니 헷갈렸던 거다.

방법 자체에서도 충돌되는 부분이 있다. 예를 들어, 2단계에서 숙성(incubation)이 필요한 것을 따로 분류하라고 해놓고, 3단계에서 someday/maybe를 이야기한다. tickler file을 언제 써야하는지에 대해서도 언제 쓸지 헷갈리게 한다. 4단계의 검토를 이야기하면서 실제로 1~4단계를 다 수행해야하는 weekly review를 이야기한다. 5단계 실행에서 말한, 비행높이에 따른 할 일을 생각하는 프레임은 오히려 1단계의 수집에 더 어울린다. 이런 점들이 GTD의 이해와 적용을 방해하는 점들이다.

그래도 그 차이를 깨닫고, 따라하니 꽤나 명쾌하고 쉽다. 처음 생각은 GTD의 장점을 파악해서, 기존에 사용하는 프랭클린 플래너에 적용해볼까 하는 것인데, 그 생각이 바뀌었다. 요즘은 GTD를 100% 적용하고 있다. 시간은 꽤 걸렸다. 최초 수집및 정리까지 16시간은 족히 걸렸다. 그래도 그 시간이 아깝지가 않다.

GTD는 (책에서 강조하듯) Bottom-up 접근 방식이다. GTD에 거부반응을 보이는 이유 중 하나가 주로 사람들은 Top-down 방식으로 생각하기 때문이다. 하지만 GTD의 접근 방식에도 장점이 있다. 나중에 자세히 쓰겠지만, GTD의 Bottom-up은 일곱가지 습관의 Top-down과 반대방향에서 접근하지만, 그렇기에 어울린다. 개인적으로 두가지 방식을 조합한다면 최적의 시간관리 방식이 아닐까 생각한다.

할 일이 너무 많아 삶이 피곤한 사람. 다른 시간관리법을 사용해도 별 효과가 없었던 사람. 한번 GTD를 시도해볼만 하다. 단 읽을 때 위에서 말한 점들을 감안한다면 내가 겪었던 시행착오를 줄일 수 있을 것이라 생각한다.


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