GTD 따라잡기 #5 - 단계 2 : 처리 (Process)

1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

여기서 잠깐...

GTD가 너무 복잡하다는 의견을 여러번 듣습니다. 제 주위에도 GTD를 소개하면, 조금 이야기를 듣다가 "아~ 너무 복잡해. 안해"라고 하는 분들이 있더군요. 아무래도 설명하는 저의 문제인듯 합니다. 사실 GTD는 상식적으로 생각하면 너무나 당연한 것이기 때문입니다.

GTD의 기본 원리는 이렇습니다. "해야할 일이 뭔지 기록한다" -> "각각 어떻게 처리할지 결정한다" -> "알아보기 쉽게 정리한다" -> "때가 되면 실행한다". 여기에 추가로 "틈틈히 들여다본다"가 추가되었다 생각하시면 됩니다.

처리(Process) 플로우차트 풀어쓰기

GTD에서는 처리를 '수집함(In Box) 비우기'라고 표현합니다. 수집단계에서 모아논 것들(열린고리)을 하나씩 빼면서 처리한다는 말입니다.

GTD 원리 그리고 프로세스에 첨부했던 플로우차트를 다시 한번 보겠습니다.

복잡해 보이는 이 프로세스를 풀어쓰면 다음과 같습니다.

2-1 먼저 "이게 뭔가?" 파악한다.
2-2 뭔가 행동해야할 거리가 있는지 생각한다.
   2-2-1 없다면, 던져버리던가, 철해두던가, 후일을 기약하며 숙성시킨다.
2-3 뭔가 행동해야한다면, 그 행동이 무엇인지 생각한다.
   2-3-1 하나의 행동으로 일이 끝나는게 아니라면 프로젝트로 취급한다.
2-4 그 행동이 2분내에 끝낼 수 있나 판단한다.
   2-4-1 2분내에 할 수 있는 일이면 바로 해버린다.
2-5 2분이상 걸릴 일이라면
   2-5-1 남한테 넘길 수 있는 (혹은 넘겨야 하는) 일인가 판단한다.
      2-5-1-1 넘길 일이라면 다른 사람에게 맡긴다.
      2-5-1-2 나중에 챙겨야 되는 일이라면 '기다림' 목록에 기록한다.
   2-5-2 넘길 수 없다면 다음에 할 수 있도록 기록해 둔다
      2-5-2-1 시간이나 날자가 중요하면 달력으로
      2-5-2-2 아니면 "다음행동목록"에 기록한다.

음... 풀어쓰고 나니 더 복잡한가요? 그럼 다시 한번 더 풀어써보겠습니다 ^^;;

알렌이 Process라는 용어를 쓰고, 이를 '처리'라고 해서 이 단계에서 무언가 해주어야한다고 생각하기 쉬운데, 사실 이 단계에서 가장 중요한 것은 판단(Decison) 입니다. 수집단계에서 기록된 '무언가(Stuff)'를 어떻게 처리할 것인지 결정하는 것입니다. 버리거나, 철해두거나, 다른 사람에게 넘기거나, 나중을 위해 기록해두는 것입니다. 2분내에 끝낼 수 있는 일은 당장 해버리라는 것은 효율적으로 일을 관리하기 위한 추가적인 팁이라 생각하면 쉬울 것 같습니다. 즉 이 단계의 초점은 '일을 처리'하는 것이 아니라, 어떻게 처리해야하는가를 결정하고 그에 따라 분류하는 작업을 하는 것입니다.

처음 GTD를 접할 때 헷갈리는 부분은 처리단계와 뒤에 나오는 정돈 단계가 겹치는 것 때문입니다. 그리고 사람의 심리가 '뭔가 해야한다' 싶으면 '어디에서 어떻게'라는 생각이 자연스레 따라오기 때문에 처리와 정돈을 명확히 구분하기가 쉽지 않습니다. 또 GTD 적용툴을 보면 두단계가 섞여있어 그냥 하나의 스텝처럼 수행되게 구현되어 있습니다. 그럼에도 개념상으로 '처리' 단계는 해야할 일을 결정하는 것이라고 이해해두는게 도움이 됩니다.

처리의 원칙

알렌이 말하는 처리의 두가지 원칙이 있습니다. 1) 위에서부터 아래로 한번에 하나씩 2) 수집함에서 빼낸 것은 절대로 다시 넣지 않기.

이전 글에 GTD의 기본원리는 머리속에 있는 것들을 외부에 기록함으로 '한번에 한가지'만 생각할수록 하는 것이라는 이야기를 했습니다. 한번에 여러개를 생각하면 효율이 떨어집니다. 수집함에 담겨있는 것을 처리할 때 반드시 맨위의 것 하나에만 초점을 맞춥니다. 그리고 판단합니다. 어떻게 처리해야하나. 대부분의 경우 "한번에 한가지만 집중해서 생각한다면" 판단(버린다, 미룬다, 넘긴다 등등)은 10초 내외로 할 수 있습니다.

그리고 처리한 항목은 다시 수집함에 집어넣지 말라고 합니다. GTD 프로세스는 전진형입니다. 돌아가는 일이 없습니다. (하지만 제 경우 어떤 항목은 수집함으로 되돌리기도 합니다. 이에 대해서는 검토 단계에서 설명하겠습니다.)

행동할 거리가 없는 경우

이 경우 선택을 세가지라 했습니다. 필요없다 판단되면 가차없이 버립니다. 하지만 버리면 나중에 후회할 것 같은 생각이 들면 보관해둡니다. (이에 관해서는 "GTD 준비하기"의 '참조 항목 보관 공간'을 참조하시기 바랍니다.)

어떤 경우는 당장은 아니지만 시간이 좀 흐른 이후에 행동을 해야할 경우도 있습니다. 예를 들어 두달 후에 관심있는 세미나가 열립니다. 그때 상황이 어떨지 모르기에 참석을 결정할 수는 없습니다. 하지만 한달 후에는 계획이 잡힐 것이기에 한달 뒤에 보자고 하고, 이를 보관해 둡니다. 이때 사용할 수 있는 것은 두가지입니다. '어느날/어쩌면(Someday/Maybe)' 목록을 사용해 기록하거나 Tickler file를 쓸 수 있습니다. Tickler file에 대해서는 GTD 준비하기에 설명이 나와 있습니다.

행동할 거리가 있는 경우

우선 해야할 일이 무엇인지 생각합니다. 이때 이 행동은 '구체적면서 가시적 성과가 나타나는' 행동이여야합니다. 예를 들어 '핸드폰을 바꾼다'라는 행동은 구체적이 아닙니다. '퇴근길에 핸드폰 가게에 들러 구경한다' 혹은 '남친에게 전화해 어떤 모델이 좋은지 물어본다' 혹은 '김태희가 선전하는 핸드폰이 살만한 가격인지 인터넷에서 조사한다'와 같이 행동을 하면 다음 단계로 넘어갈 수 있을 정도로 구체적이여야 합니다.

어떤 경우는 하나의 행동으로 끝나지 않을 때가 있습니다. GTD에서는 하나 이상의 행동이 필요한 경우 무조건 프로젝트로 분류합니다. 프로젝트의 목표를 달성하기 위해 해야할 일이 뭔지 처음부터 끝까지 생각할 필요는 없습니다. 이 단계에서 필요한 것은 가장 처음의 일. 프로젝트에 뭔가 진전이 있기 위해 가장 먼저 해야할 일을 생각해내는 겁니다.

생각해낸 '구체적인' 행동이 2분이 걸리지 않을 수 있습니다. 온라인 상점에서 핸드폰 가격 알아보는 건 인터넷만 되면 30초면 됩니다. 그러면 목록에 적어놓을 필요도 없이 바로 해버리는 것이 났습니다. 2분은 하나의 기준입니다. 시간 여유가 있으면 5분도 될 수 있고, 바쁘면 30초로 제한해야 할 때도 있습니다.

2분 이상 걸리는 일은 다른 사람에게 넘기거나 미룹니다. 다른 사람에게 넘길 때는 넘기고 잊어버려도 되는 경우와 그 결과를 챙겨야하는 경우가 있습니다. 전자의 경우는 넘기는 것으로 머리 속에서 지우면 되고, 후자의 경우는 '기다림(Waiting For)' 목록을 만들어 관리합니다.

넘길 수 없는 경우는 미룹니다. 하지만 여기서 미룬다는 것은 '처리' 단계에서 행동하지 않는다는 것이지 시간 상으로 뒤로 미룬다는 것은 아닙니다. 이 '미룬다'는 단어도 혼동을 일으키는 GTD 표현중 하나입니다 ㅡ.ㅡ

미루는 경우는 달력 아니면 '다음 행동 목록'으로 가야하는데, 이 작업은 '정돈(Organize)' 단계와 많이 겹칩니다. 이는 다음번 글에서 다루도록 하겠습니다.

이해를 돕기 위한 적용 예

전에도 이야기했듯이 전 수집함으로 물리적인 것들을 정리하고 해야할 일들은 아웃룩(Outlook)을 사용해 관리합니다. 수집함의 경우는 위에서 말한 것과 같습니다. "열린 고리"가 있으면, 예를 들어 편지가 도착하면, 수집함에 넣습니다. 그리고 하루에 한번 정도 수집함을 꺼내서 위에서부터 하나씩 처리합니다.

아웃룩에서 수집함은 사실은 두개로 나뉘어져 있습니다. e-mail이 담긴 문자 그대로의 inbox와 카테고리가 정해지지 않은 task들입니다. 왜냐하면 이 두군데의 영역에서 해야할 일이 생기기 때문입니다. e-mail은 물리적 수집함을 처리하듯이 같은 방식으로 처리합니다. 위에서부터 아래로 하나씩 보면서 무엇을 해야하나 결정합니다. 행동이 필요하면 이를 위한 task를 만듭니다.

카테고리가 정해져 있지 않은 task는 inbox에 담긴 '열린고리'로 취급합니다. 여기서도 위에서 아래로 하나씩 보며 처리를 합니다. 아웃룩의 경우에는 이때 정돈단계까지 다 수행이 됩니다. 이에 대해서는 정돈단계를 설명할 때 자세히 다루겠습니다.

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쉽게 보고 시작한 일인데 적다보니 양이 갈수록 늘어납니다 ㅡ.ㅡ;; 블로그에 포스팅한다기보다 매뉴얼 작업하는 것 같은 느낌도 들고요 ^^;; 그러다 보니 글이 좀 거칩니다. 이해해 주시기 바랍니다 ^^