GTD를 구현하기 위해서는 미리 준비를 해야합니다. 몇가지 도구가 필요하고, 특히 행동의 목록을 어디에서 관리할 것인가를 결정해야 합니다. 하지만 GTD 따라잡기 #1 - 원리 그리고 프로세스에서 설명하였듯이 GTD는 프로세스이자 접근방법입니다. 어떤 플래너를 써야한다든가, 어디에 어떻게 적어야한다는 정해져있는 규칙이 없습니다. 여러가지 방식으로 구현이 가능합니다. 따라서 도구에 대한 설명을 할 때, 먼저 필요한 이유에 대해 설명하고, 제가 구현한 방법을 예로써 들까 합니다.

우선 저장 장치가 필요합니다. 저장 장치는 서류등 물리적으로 존재하는 것을 보관하는 것과, 다음에 해야할 일등 비물리적인 것을 저장하는 것이 있습니다. 이메일이나 음성 사서함등도 다 저장장치라 할 수 있습니다.

>> 수집함

수집함은 GTD의 출발점입니다. 첫 단계인 ‘수집’에서 모든 ‘열린고리’를 수집함에 넣는 것으로 GTD 프로세스가 시작됩니다. 요즘은 생활이 복잡해지면서, ‘열린고리’가 존재하는 영역도 다양해졌습니다. 빠짐없이 수집을 하기 위해서는 자신이 생활하는 영역을 파악하고, 각 영역에 맞는 수집함을 만들어야합니다.

일단 서류등 물리적으로 존재하는 것들을 담을 수 있는 바구니가 있어야겠지요. 저는 회사와 집에 하나씩 큰 서랍 하나를 골라서 INBOX라고 레이블을 붙여놨습니다. (레이블은 중요합니다. 이에 대한 설명이 뒤에 나옵니다.) 그리고 모든 처리안된 문서를 여기에 집어넣습니다. 가족들도 다 알고 있기에, 편지가 오면 바로 이 박스에 넣습니다. 제자리에 있지 않다 생각되는 물건들도 일단 여기에 넣어놓지요.

머리속에 있는 열린 고리를 기록할 수집함도 필요합니다. 크게 종이에 적는 것(예: 플래너)과 전자적으로 적는 것(예: 아웃룩)으로 구별할 수 있습니다. 어떤 방법이든지 상관은 없습니다. 이른바 대학노트라 불리우는 줄쳐진 공책도 좋고, 돈좀 들여 몰스킨도 괜찮습니다. 어떤 사람은 백지에 하나씩 적어 종이폴더에 넣어 관리하기도 하더군요. 하지만 뒤에 해야할 정돈및 리마인더 설정을 생각하면 아무래도 전자솔루션이 잇점이 있습니다.

이메일의 경우, 이메일 프로그램 자체가 수집함이 됩니다. 데이비드 알렌도 이메일은 그대로 놔두는게 가장 효과적이라고 이야기하더군요. 이메일에 의존하는 정도가 커짐에 따라, 이메일만을 사용해 GTD를 구현하는 GTDer들이 들어나고 있습니다.

>> 정돈 결과 저장 장치

수집 되어진 열린 고리들을 처리하면서 그 결과들이 저장이 됩니다. 처리 단계에서 크게 분류가 되고, 정돈 단계에서 더 세분화되어집니다. 이 결과를 어딘가에 저장을 해야합니다.

처리(Process)단계에서 생길 수 있는 결과는 다음과 같습니다(#1 참조). 쓰레기통, 참조파일(reference), Someday/Maybe, 위임 (Delegate), 달력, 그리고 다음 행동 목록등입니다. 그리고 정돈(Organize)단계를 거치고 나면, 위임된 항목들은 처리 결과를 기다리는 "Waiting For" 카테고리로 분류가 됩니다, 또 다음 행동 목록은 상황에 따라 여러개의 카테고리로 나뉘어서 관리가 됩니다. (이해가 아직 안되시죠? 다음이나 그 다음에 자세한 내용이 나옵니다.) 이를 종합하면 크게 다음의 세가지 저장장치가 필요하다는 것을 알 수 있습니다.

1. 이후 참조를 위한 것들을 저장할 수 있는 공간 (예. 서류함)
2. 날자가 중요한 항목들을 기입할 달력
3. 카테고리로 목록을 분리해서 관리할 수 있는 도구

여기에 데이비드 알렌이 제안하는 한가지가 더 있습니다. 43 Folder라고 불리는 Tickler File입니다.

1. 참조 항목 보관 공간

당장 무언가 행동을 해야할 필요는 없지만 나중에 참고로 사용할 것들을 보관하는 곳입니다. 서류함이 한가지 예가 될 수 있습니다. 여러가지 방법이 있겠지만, 알렌은 종이폴더를 제안합니다. 세부항목별로 종이폴더를 하나씩 만들어서 가나다순(혹은 알파벳순)으로 정리해 보관하는 겁니다. 종이폴더를 사용하는 이유는 이동이 편하기 때문입니다. 재배치도 쉽구요. 폴더에 레이블러로 필요할 때마다 레이블을 붙여서 쓰면 보기도 좋습니다 ^^;; 만약에 저처럼 hanger를 써야하는 경우는 종이폴더에 레이블을 붙여서 hanger에 넣으라고 제안합니다. 워낙 제가 이런 말을 잘듣는지라 ^^ 그대로 따라 했습니다. 시간은 오래 걸렸지만, 해놓고 나니 뿌듯하네요.


전자문서의 경우도 마찬가지로 폴더관리를 잘 해둘 필요가 있습니다. 결국 목적은 “필요할 때 최소한의 노력으로 원하는 것을 찾을 수 있는” 것이니까요. 기회가 되면 나중에 더 자세한 내용을 적어보겠습니다.

2. 달력

달력은 날자 혹은 시간이 중요한 일들을 기록하는 곳입니다. 알렌은 달력을 ‘신성한’ 장소로 여기라고 제안합니다. 달력에는 꼭 시간과 날자가 중요한 항목만 적습니다. 그리고 달력에 기록한 일은 어떻게든 꼭 처리를 해야합니다. 그렇지 않다면 시스템이 흐트러진다는 것입니다. 저는 그 말에 동의합니다.

참고로 GTD의 바탕에 깔려있는 철학 중의 하나가 각 도구의 목적을 분명히 해서 그 목적을 철저히 지키는 것입니다. 만들어만 놓고 제대로 지키지 않는다면, 어느새 머리속에는 이를 해결하기 위해 따로 ‘열린고리’들을 관리하기 시작합니다. GTD의 목적에 위배가 되지요. 시스템을 만드는 의미가 없어지는 겁니다.

구현이야 종이달력이나 전자달력 모두 좋습니다. 제 경우는 아웃룩의 달력을 사용합니다.

3. 목록 관리 장치

위에서 말한대로 카테고리별로 목록을 관리할 수 있는 것이면 뭐든 좋습니다. 고객관리(CRM)툴을 사용해서 GTD를 구현한 사람도 봤습니다 ^^;; '흑묘백묘'라고 할까요? 프로세스를 구현할 수만 있다면, 무엇이든 상관없습니다.

우선 종이기반의 솔루션이 있을 수 있습니다. 예를 들어 종이플래너를 변형해서 사용하거나, 몰스킨처럼 단순한 노트를 사용할 수도 있습니다. 하지만 저는 전자적인 솔루션이 났다고 생각합니다. 행동을 관리하다 보면, 진행상황에 따라, 카테고리가 달라져야할 때가 있습니다. 예를 들어 “투자 회사 찾기”라는 프로젝트의 첫번째 항목이 “아무개에게 자문 구하기”라고 한다면, 이 행동은 처음에는 Call 카테고리에 있다가 전화를 하고 나면 답이 올 때까지 “Waiting For”에 있게 되고, 답을 받고나면 내용을 “투자회사 어카운트 만들기”로 수정해서 “@OnLine” 카테고리에 보관할 수 있습니다. 이런 흐름을 생각할 때 그때 그때 쉽게 변경할 수 있는 전자솔루션이 더 맞다고 할 수 있습니다.

워낙에 사용할 수 있는 도구가 많기에 각자 맞는 것을 선택하면 될 것입니다. 저 같은 경우는 아웃룩의 Task로 관리하고 이를 팜과 연동시켜 사용합니다. 팜에서는 Agendus를 사용하지요. GTD에서 제안하는 것은 아니지만 task에 due date를 설정할 수 있는 장점이 있습니다. 맥이라면 정진호님이 소개해주신 Things가 인기있는 것 같습니다.

온라인 도구 중에는 RTM (Remember the Milk!)을 많이 쓰는 것 같더군요. 다양한 기능과 Gmail과의 연동등으로 큰 호평을 받고 있습니다. 또는 메일만으로 GTD를 구현할 수도 있습니다. 이를 위해서는 카테고리 혹은 폴더관리를 지원하는 여러개의 메일 어카운트가 필요하지요. 이에 대해서도 나중에 자세히 다룰 예정입니다만, 급하신 분들은 다음의 포스팅을 참조하시기 바랍니다. iPhone의 기본어플과 Yahoo! 메일을 사용해 GTD를 구현하였습니다. 메일을 통한 GTD 구현의 원리를 이해할 수 있습니다.

4. Tickler File (일명 43 폴더)

저에게 아픈 기억이 있는 ㅡ.ㅡ 크레디트 카드 청구서를 예로 들어봅니다. 청구서가 편지로 왔습니다. 날자를 보니 아직 3주가량 시간이 있습니다. 이를 기록하기 위해 달력에 가서 해당날자에 “XX 카드 지급”이라 적습니다. 그리고 청구서는 서류함의 해당 폴더에 집어넣습니다. 이래도 되기는 한데 이중으로 관리한다는 “아주 작은” 불편함이 있습니다.

알렌은 달력의 개념과 서류함의 개념을 조합해 이럴 때 아주 편리한 ‘43폴더’라는 것을 제안합니다. 43폴더는 월별 12개의 일별 31개의 폴더로 되어 있습니다. 그림을 참조하면 이해가 쉬우실 겁니다. 앞에 말한 카드를 5월 3일날 지급해야한다면, 5월 3일이 오늘부터 한달내에 있다면 3일 폴더에 청구서를 넣습니다. 한달 이상 남아있다면 5월에 넣으면 되구요.매일 그날에 해당하는 폴더를 열어봅니다. 뭔가 있다면 처리를 합니다. 그리고 그 폴더를 다음달, 바로 전 날자의 폴더 다음에 넣습니다. 13일 폴더를 처리했다면 12일 다음으로 이동하는 것이지요. 이 방법으로 항상 오늘 기준 앞으로 한달만큼의 일별폴더가 있는 것입니다. 매달 첫날이 되면 해당 달의 폴더를 열어 그 안에 있는 것들을 처리합니다.

43폴더는 종이를 된 서류나 편지를 많이 다루어야하는 경우 굉장히 유용합니다. 미국 상황에는 잘 들어맞지요. 하지만 전자화가 훨씬 더 많이 된 한국 상황에는 유용성이 떨어지는 것 같습니다.

>> 수집을 도와주는 도구

수집은 한마디로 기록입니다. 열린고리를 기록하는데 도와주는 도구는 모두 유용하지요. 예를 들어 포스트잇, 메모수첩, 핸드폰의 쪽지 기능등 다양한 도구가 있습니다. 이메일 프로그램은 그 자체가 수집함이자 수집 도구입니다.

운전을 많이 하시는 분은 소형녹음기(혹은 녹음가능한 핸드폰)도 유용합니다. 저도 운전을 꼭 하고 다녀야 하는 상황이라 얼마전에 조그만 디지탈 녹음기를 구입했습니다. (옆의 사진에 있는 겁니다. 손에 꼭 들어오는게 사진과 달리 꽤나 귀엽습니다 ^^;;) 옆자리에 놔두고 생각날 때마다 녹음을 합니다. 그리고 회사나 집에 도착해서 듣고 다른 곳에 기록을 하지요. 50불이 아깝기는 했지만, 이를 사용해 한시간을 벌 수 있다면 본전은 이미 뽑는다 생각하는 심정으로 과감히 투자했습니다 ^^;;

>> 저장을 도와주는 도구

종이 폴더는 앞에서 언급했기에 반복하지는 않겠습니다. 알렌은 종이폴더와 더불어 레이블러를 적극 추천합니다. 종이테이프를 넣고, 타이프를 쳐서 바로 레이블을 만들어주는 기계죠. 제가 사용하는 것은 사진에 보여지는 브라더 PT-1880 입니다.


모든 일에 Fun factor가 있습니다. 즐거우면 일이 힘들지 않게 되지요. 레이블러를 사용해 레이블을 만들어 붙이면서 알렌이 fun factor를 잘 이해하는 사람이구나 생각했습니다. 정리하는게 즐겁더군요 ^^;; 손으로 쓰는 것과는 차원이 다른 즐거움이 있습니다. 또 그렇게 만들어 놓은 것을 보면 깨끗이 정리가 되어 있기에 보기좋기도 하구요.

서류 이외의 것들을 정리할 수 있는 서랍장 같은 것도 도움이 됩니다. 할 일이라는게 꼭 서류에서 시작하는 것은 아니니까요. 물론 서랍마다 레이블을 붙여야죠 ^^;

>> 그리고 또 하나...

GTD를 적용하기 위해 필요한 또 하나는 “강력한 의지”입니다. 제 경우, GTD를 충분히 제대로 구현하기까지 일주일 정도가 걸렸습니다. 아직도 100% 적용했다고 할 수도 없구요. 회사와 집에 있는 서류를 다 모아서 폴더만들어 정리하는 데만 열시간은 넘게 걸렸을 겁니다. 머리 속에 있는 모든 생각들을 기록하고, 분류하는 것도 오래 걸렸구요. 솔직히 이것만 하는데도 지칩니다. 하다가 중간에 마치지 않을려면 어느 정도 끈기가 필요합니다. 하지만 다 정리하고 나니까 제 자신이 대견합니다 ^^;;; 아직 실행이라는 단계가 남았지만, 전보다 조금은 더 나아졌다는 기분이 드니까요.

>> 도구에 과감히 투자하라

“책읽는 엄마의 보석창고”의 김정수님이 올린 "시간 투자법"의 서평을 보니, 황금시간 만들기 원칙의 첫번째가 “시간을 만들기 위해 여러가지 투자를 아끼지 않는다”더군요. 그 말에 적극 동감합니다. 갈수록 시간이 소중하기에 그 시간을 줄일 수 있다면 어느 정도 투자를 해야겠지요. 하지만 여기서의 투자는 효과에 대한 투자입니다. 무조건 돈을 많이 쓴다고 효과가 더 생기는 것은 아니니까요. 저에게는 50불짜리 녹음기나 150불짜리 녹음기나 제가 얻는 것은 똑같기 때문입니다.

GTD를 적용해본다는 것, 또 이를 위해 여러가지 장치나 도구를 준비하는 것. 이 모두가 투자라 생각합니다. 결과가 좋다면야... 그 정도 투자 할만하지요 ^^;;

이런 경험 혹시 없으신가요?

집에 지하실이 있습니다. 3년전에 이사를 하면서 당장 쓸 것 같지 않은 박스들을 지하실에 가져돠놨습니다 .그래도 아예 안쓰는 것은 아니기에 가끔 지하실에 내려가 물건을 찾아야합니다. 몇달이 지나지 않아 열린 박스들로 널리게 되었습니다. 몇년째 방치하고 나니 지금은 아주 가관입니다. 이사오고 한달쯤부터 "지하실을 정리"하는 계획을 세웠는데 그 이후로 3년이 다 되어갑니다. 요즘은 지하실에 잘 안갑니다. 정리안된 거를 보면 스트레스 받고, 또 정리하자니 들일 노력을 생각하니 까마득합니다. 그래서 잊고 살고 싶지만, 지하실 근처만 가도 생각이 납니다. "너 지하실 언제 치울거야???" ㅡ.ㅡ

거의 모든 사람의 경우 마음 한구석에는 미뤄놨던 일이 자리를 잡고 앉아서 계속 속삭입니다. 실제로는 중요하지도 않은 일인데, 한번 "해야지"하는 마음을 먹었었기 때문에 계속 신경을 쓰게 만드는 경우가 있습니다. 반대의 경우도 있지요. 중요한 일인데 그냥 머리 속에 담아두고 있는 경우도 있습니다.

기본적으로 사람의 머리는 기억하기 위한 것이 아니라 생각하기 위해 만들어진 것이기에 많은 것을 기억할수록, 생각할 수 있는 여유는 줄어들게 되어 있습니다. 전화번호를 듣고, 어딘가에 기록하기 전까지 잊어버리지 않기 위해 계속 되내어본 경험이 있는 분은 동감할 것입니다 ^^;;

"해야하는데 하지 못한 일"을 데이비드 알렌은 "열린 고리 (Open Loop)"라고 부릅니다. GTD의 첫번째 원칙은 모든 열린 고리를 머리에서 꺼집어내서 외부에 기록하는 것입니다. 두가지의 목적이 있습니다. 앞에서 이야기한데로 기억하기 위해 힘을 쓰지 않게 합니다. 그리고 생각이 섞이지 않기 위해서입니다. 누구에게 전화해야하는데 생각을 하면서, 중요한 계획을 세운다고 해보세요. 그러면 둘다 서로에게 영향을 줍니다. 여러가지 생각을 머리속에 간직하고 있으면 그걸 피할 수가 없지요.

GTD의 두번째 원칙은 그렇게 꺼낸 "열린 고리"들을 규칙적으로 검토하며 처리를 하는 것입니다. 처리를 할 때 가장 중요한 건 한번에 한가지 생각만 한다는 것입니다. 이를 위해 열린 고리를 외부에 기록하는 것이구요. 처리를 위해 GTD에서 제시하는 프로세스가 있습니다. 사실 이 프로세스가 GTD라 할 수도 있습니다.

GTD의 프로세스는 다섯개로 구성되어 있습니다. 뒤의 단계를 알아야 앞단계를 이해할 수 있는 경우도 있으므로 전체적으로 설명을 하고 다음 글에서 자세한 설명을 하겠습니다. 짚고 넘어가야 할 것은 GTD는 처리방법이지 형식이 정해져 있는 시스템이 아니라는 겁니다. 종이 폴더와 A4 용지로만 구현할 수도 있고, (제 경우처럼) 팜과 아웃룩으로 구현할 수도 있습니다. 검색을 해보면 온갖 다양한 방법으로 GTD를 구현해 사용하는 사람들이 있습니다. 중요한 건 "효과가 있는" 방법을 선택하는 것입니다.

1. 수집(Collect)

말 그대로 모든 열린고리를 수집하는 것입니다. 개인차가 있겠지만 열린고리는 사방에 널려있습니다. 카드청구서, 동창회 초청 이메일, 청첩장, 책상에 싸여있는 서류들... 그리고 머리속에 맴도는 생각들. 이 모든 것을 모으는 것입니다. 이때 주의할 것은 수집은 하되 아직 처리는 하지 않는다는 것입니다. 단 보자마자 버려도 되겠다는 것이 있다면 과감하게 버립니다.

이를 위해 수집함(IN-BOX)이 필요합니다. 가상의 공간이 아니라 실제 상자가 필요하지요. 여기에 모든 것을 다 담습니다. 정리안된 서류도 넣고, 부피가 큰 건 종이에 항목을 적어서 넣구요. 저 같은 경우, 회사와 집에 있는 정리안된 서류들을 수집하니 라면상자로 두개는 족히 나오더군요. 몇년동안 들쳐보지 않았던 곳은 포기한 상태였는데도 그렇습니다.

물리적 수집이 끝나면, 머리속에 있는 생각들을 쓸어 담습니다 (Mind Sweep). 삶의 전 영역 (회사, 가족, 개인, 취미 등등)에 걸쳐 점검하며 마음속에 "이거 해야하는데" 하는 것이 있으면 다 적습니다. 몇년 미룬 계획부터 오늘 아침 일어난 일까지. 알렌이 제안하는 것은 머리속에 있는 할일도 종이 하나에 한가지씩 적어 수집함에 넣는 것입니다. 나름대로 의미는 있다 생각되지만, 저는 그냥 아웃룩에 바로 입력했습니다. 다 적고 나니 182개가 되더군요 ㅡ.ㅡ

처음에 하는 수집은 꽤나 오래걸립니다. 제 경우 수집에만 네시간 정도 걸렸던 것 같습니다. 그래도 중요한 것은 모든 분야에 대해 수집을 해야한다는 겁니다. 일하는 공간에만 적용하고 집은 그대로 놔두면 안됩니다.

2. 처리 (Process)

처리는 GTD에서 가장 중요한 과정입니다. 수집함에 모여진 것들을 하나씩 처리합니다. 두가지 지켜야할 원칙이 있습니다. 1) 위에서부터 한번에 하나씩.  2) 수집함에서 꺼낸 것은 다시 집어넣지 않는다.

처리단계에서 가장 먼저 뭍는 질문은 "이게 뭔가?" "뭔가 실행할 거리가 있는가?"입니다. 실행할 거리가 없는 아이템의 경우 갈 수 있는 곳은 세군데입니다. 1) 버린다 2) 참고항목으로 철해둔다 3) 아직은 때가 아니고 숙성(Incubation)시켜야할 경우 Someday/Maybe로 보낸다.

뭔가 할 거리가 있는 경우, 바로 다음에 "실제적으로" 해야할 일이 무엇인가를 생각합니다. 만약 하나 이상의 행동을 필요로 한다면 프로젝트로 등록합니다.

다음 행동이 2분내에 처리할 수 있다면 바로 해버립니다. 그렇지 않다면 그 일이 내가 할일인가 묻고, 아니면 가차없이 다른 사람에게 떠넙깁니다 ^^;;; 그런 행운이 없다면 특정한 날이나 시간에 해야하는 행동이면 달력으로 아니면 다음 행동 목록(Next Action List)에 기록합니다.

3. 정리 (Organize)

어떤 행동들은 처리단계에서 정리가 마치어집니다. 달력에 기록하는 것이나 Someday/Maybe가 그렇지요. 하지만 보통의 경우 정리안된 많은 항목들이 남게 됩니다. 이를 적절히 분류하고 리마인더를 설정합니다.

다음행동목록을 분류할 때의 요령은 나중에 실행하기 쉽게 하는 것입니다. 목표를 이렇게 말할 수 있습니다. 실행단계에서 목록을 보고 "아무 생각 없이" 선택해서 수행하면 되도록 만드는 것이라구요. 이를 위해 일/가족/친구등의 역할에 따른 분류가 아닌 @Computer/@집/@교회/전화/@OnLine등으로 상황에 따른 분류를 합니다. 이게 왜 효과적인지는 실행단계의 설명을 보시면 수긍하실 것입니다.

4. 검토 (Review)

적어놓고 잊어버리면 아무 소용이 없지요. 주기적으로 검토를 합니다. 저 같은 경우 팜을 사용하기에 틈나는데로 검토를 합니다.

데이비드 알렌은 추가로 주간검토(Weekly Review)를 제안합니다. 시간도 금요일 오후 점심 먹고 나서가 가장 좋다고 하네요 ^^;;; 일주일의 기억이 남아있으면서, 또 처리 못한 것이 있으면 남은 몇시간내에 처리할 수 있으니까요. 검토라고 부르지만 사실 이 시간은 수집-처리-정리-검토의 네단계를 다 수행하는 것이라 생각하면 됩니다. 처음 하는 대규모의 수집 이후에 일주일에 한번씩 하는 소규모 수집이라 할 수 있지요.

5. 실행 (Do)

검토까지 다 거치고 나면 이제 실행하면 됩니다. 그럼 무슨 일을 할까요? 달력에 있는 (그날 혹은 그시간에 꼭 해야하는) 항목이 가장 우선권이 있겠지요. 그리고 나서 다음행동목록을 봅니다. 무엇을 할까 선택하는 기준이 재미있습니다.

1) 처리할 수 있는 상황인가? 집에서 해야할 일을 회사에서 할 수는 없지요. 운전중이라면 전화 정도는 걸 수 있습니다. 그래서 상황을 가장 먼저 봐야합니다.
2) 시간은 충분한가? 10분 뒤에 회의가 시작된다면 그 안에 처리할 수 있는 일밖에 못합니다.
3) 힘이 있나? 피곤해 죽겠는데 장기 계획을 수립할 수는 없습니다. 현재 남아있는 기력으로 할 수 있는 일을 고릅니다.
4) 무엇이 가장 중요한가? 우선순위는 맨 마지막에 나옵니다 ^^

많은 분들이 사용하는 프랭클린 플래너의 방법과 많이 다르죠? 처음에는 심리적으로 거부감이 올 수도 있습니다. 다음번에는 Bottom-up 방식인 GTD와 Top-down 방식인 프랭클린 시스템을 비교하며 그 둘을 어떻게 조화시킬까에 대해 적어볼까 합니다.

마지막으로 보너스 하나... GTD의 프로세스를 예쁘게 바탕화면으로 만든게 있습니다. 여기서 퍼왔어요 ^^

GTD(Getting Things Done)를 처음 접한 것은 작년에 한국 팜 유저그룹에 올라온 GTD 요약본을 통해서였다. 그때 받은 느낌은 흥미롭긴 했지만, 너무 단편적인 기술에 집착한다는 것이였다. 하지만, 여러 경로를 통해 접한 GTD의 꾸준한 인기는 다시 GTD에 대해 흥미를 갖게 만들었다. 데이비드 알렌이 쓴 GTD는 2001년 "Getting Things Done"이라는 책을 통해 대중에게 알려졌다. 벌써 7년이 지났건만 아직도 이 책은 아마존에서 64번째로 많이 팔리는 책이며, 자기계발 분야나 시간관리에서는 1위의 인기를 누리고 있다. 인터넷 검색으로 GTD를 찾아보면 많은 사람들이 GTD를 적용하고 있는 것을 알 수 있다.

내가 읽은 것은 원서지만 2002년에 (그렇게 호감을 가지고 있지는 않는 ^^) 공병호 박사를 통해 번역이 된 것을 알 수 있었다. 서평을 보니 좋지 않다는 의견들이 있다. "복잡하다" "겉돈다"며 실망한 사람들이 있는 것 같다. 번역자의 의역이 오히려 헷갈리게 했다는 평도 있지만, 책 자체가 한번에 이해할 수 있도록 쓰여지지가 않았다는게 더 큰 이유일 것이다. 두가지 원인이 있다. 같은 내용이 약간씩 다르게 반복이 되며, 어떤 내용은 안 맞는 위치에 있어 오히려 헷갈리게 한다. 한편, GTD를 적용하기 위해서는 생각의 전환이 필요한데, 책에서 그 점을 해결을 안하고 넘어간다.

그럼에도 이 책을 높이 평가하는 것은 GTD의 원리가 맘에 들기 때문이다. 원리는 두가지로 말할 수 있다. 첫째, 무언가 '해야할 일 (Open Loop)'이라 생각하면, 우리의 머리는 중요성, 남은 기간, 가능성등을 고려하지 않고 똑같은 무게로 취급한다. 그렇기에 그 일들을 머리 밖으로 끄집어내서 믿을만한 장치에 기록해놔야한다. 둘째, 기록을 주기적으로 검토하고, 처리하거나 혹은 재협상해야한다.

알렌은 이 두가지 원리를 적용하여 다섯단계로 이루어진 프로세스를 만들었다. 1. 수집 (Collect) - 모든 Open Loop를 기록한다 2. 처리 (Process) - Open Loop를 어떻게 처리할지 결정한다 3. 정리 (Organize)  - 적절하게 분류하고 리마인더를 설정한다. 4. 검토 (Review) - 정기적으로 전체를 검토하고 재조정한다. 5. 실행 (Do) - 상황에 맞는 일을 선택해서 실행한다.

이 법칙을 기반으로 책은 세부분으로 나뉘어져서 구성되어 있다. 1장, 2장, 3장에서 GTD애 대해 전반적인 설명을 하며, 기반에 깔려있는 철학을 설명한다. 4장부터 10장에서는 프로세스의 각단계를 자세하게 설명하며 구체적인 실천방안을 제시한다. 그리고 11장부터 13장은 보완하는 글로 GTD 원칙의 장점을 여러 각도에서 강조한다.

문장 하나 하나는 깔끔하다. 중간 중간 나오는 인용문이나 강조문을 읽는 즐거움도 있다. 그런데 읽고 나니 헷갈린다 ㅡ.ㅡ;;; 막상 적용하려고 하니까 앞뒤가 엉키는 기분이다. 아마도 다른 사람들도 같은 것을 느꼈나 보다. 그래서 책을 다시 들쳐보고, 운전할 때 오디오북을 들으면서 어느 부분이 안맞나 생각해 봤다. 내 경우 가장 큰 원인은 수집과 처리, 정리가 섞였기 때문인 것 같다. 기존의 사고 방식은 수집을 하자마자 (할 일이 생각나면), 카테고리에 리마인더까지 설정하는 즉 정리까지 끝내버리는 것이다. 그 생각을 바꾸지 않고 GTD를 적용하다보니 시간도 오래 걸리고, 책의 내용과 맞지 않으니 헷갈렸던 거다.

방법 자체에서도 충돌되는 부분이 있다. 예를 들어, 2단계에서 숙성(incubation)이 필요한 것을 따로 분류하라고 해놓고, 3단계에서 someday/maybe를 이야기한다. tickler file을 언제 써야하는지에 대해서도 언제 쓸지 헷갈리게 한다. 4단계의 검토를 이야기하면서 실제로 1~4단계를 다 수행해야하는 weekly review를 이야기한다. 5단계 실행에서 말한, 비행높이에 따른 할 일을 생각하는 프레임은 오히려 1단계의 수집에 더 어울린다. 이런 점들이 GTD의 이해와 적용을 방해하는 점들이다.

그래도 그 차이를 깨닫고, 따라하니 꽤나 명쾌하고 쉽다. 처음 생각은 GTD의 장점을 파악해서, 기존에 사용하는 프랭클린 플래너에 적용해볼까 하는 것인데, 그 생각이 바뀌었다. 요즘은 GTD를 100% 적용하고 있다. 시간은 꽤 걸렸다. 최초 수집및 정리까지 16시간은 족히 걸렸다. 그래도 그 시간이 아깝지가 않다.

GTD는 (책에서 강조하듯) Bottom-up 접근 방식이다. GTD에 거부반응을 보이는 이유 중 하나가 주로 사람들은 Top-down 방식으로 생각하기 때문이다. 하지만 GTD의 접근 방식에도 장점이 있다. 나중에 자세히 쓰겠지만, GTD의 Bottom-up은 일곱가지 습관의 Top-down과 반대방향에서 접근하지만, 그렇기에 어울린다. 개인적으로 두가지 방식을 조합한다면 최적의 시간관리 방식이 아닐까 생각한다.

할 일이 너무 많아 삶이 피곤한 사람. 다른 시간관리법을 사용해도 별 효과가 없었던 사람. 한번 GTD를 시도해볼만 하다. 단 읽을 때 위에서 말한 점들을 감안한다면 내가 겪었던 시행착오를 줄일 수 있을 것이라 생각한다.

GTD의 첫단계가 '수집 (Collect)'입니다. 나중에 자세히 정리하겠지만요.

모든 부분에 걸쳐 수집단계를 끝낸 현재 스코어 - Task List에 담겨있는 항목이 182개입니다. 이만큼의 일이 저의 머리 속에 자리를 잡고, 빨리 끝내달라 속삭이고 있었습니다. 그 중에는 3년전 이사한 다음날부터 자리 잡은 녀석(지하실 정리)도 있구요. 그동안 머리가 복잡했던 이유가 있었습니다 ㅡ.ㅡ;;;