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'행동관리'에 해당되는 글 3건
2010. 3. 4. 01:48
GTD를 사용하고 GTD에 대한 글을 올린지도 벌써 2년이 되어갑니다. 아직도 제 블로그를 찾아오시는 분들중상당수는 GTD를 검색하다 들르시는 분들입니다. GTD에 대해 쓴 글 덕분에 '고수 ^^'라는 소리도 듣고 가끔씩 GTD 관련 질문을 하시는 분들도 있습니다. 요즘 데이비드 알렌의 새 책 Making it All Work를 읽으면서 새로 느낀 것도 있고 해서 GTD 관련 글을 새로 올릴까 합니다. 시작은 Q&A입니다. 최근에 받은 질문에 대한 답을 포스팅으로 엮어 봤습니다. 

Q: Trigger Point와 Context는 연관이 있나요? Trigger Point와 Context를 어떻게 mapping할 수 있을까요? 

저는 Trigger Point와 Context를 mapping하지 않습니다. Trigger Point는 해야할 일이 무엇인지 꼼꼼히 챙기며 생각나게 하는데 도움을 주도록 만들었습니다. 그러다 보니 역할이나 삶의 여러가지 영역으로 나뉘어지지요. GTD의 Context는 실행을 위한 것입니다. 시간과 힘이 있을 때 어느 상황에 처해있는가 물리적으로 어떤 위치에 있는가에 따라 정의하는 것입니다. 그래서 직접적인 연관을 가지지 않아도 되고 오히려 mapping을 하려다보면 더 애매하게 만들거 같습니다. Trigger Point의 역할은 inbox안에 task를 만들어내는데까지라고 생각하시면 좋을 것 같습니다.  

Q: 프로젝트를 어떻게 적용해야 할까요? 예를 들어 핸드폰을 구입하는 경우 "친구에게 모델 추천받기" ->"가격및 대리점 조회"->"방문해서 구입" 이렇게 세개의 sub action이 있습니다. 이런 경우도 프로젝트로 해야할까요? 

일단 GTD 기준으로 하면 답은 '예'입니다. 말씀하신 핸드폰 구입은 프로젝트입니다. GTD의 프로젝트는 보통 회사에서 말하는 프로젝트와는 개념이 다릅니다. 하나의 action으로 완수할 수 없는, 두개 이상의 sub action이 필요한 경우 모두 프로젝트라 부릅니다. 

Sub action으로 나누는 기준은 사람마다 상황마다 다를 수 있습니다. 제가 사용하는 기준은 Context입니다 (아마 알렌이 이렇게 이야기를 했을 것 같습니다만... 책에서 읽었던 건지 제가 생각한 건지는 기억이 안나네요 ㅡ.ㅡ) Context가 다르면 다른 action이라 생각하는게 좋습니다. 전화걸어서 할 수 있는 일과 직접 방문하는 일은 다르니까요.

하지만 이런식으로 일을 세분화하다보면 프로젝트가 너무 많아집니다. 그래서 적당히 조절하는게 필요합니다. 늘상 하던 일이고 머리속에 하나의 일로 정착되어 있는 경우 Context가 다른 일이 섞여있더라도 하나의 action으로 잡아도 무방하다 생각합니다.

Q: Inbox에서 next action으로 어떻게 넘어가나요? 

Inbox안에 있는 해결 되지 않은 stuff들을 어떻게 처리하느냐는 GTD에서 가장 중요한 스텝입니다. 보통 GTD의 flow chart를 보며 순서대로 생각을 하게 되는데 그러다 보면 오히려 헷갈릴 수가 있습니다. 그런데 그건 사용자의 잘못이 아닙니다. GTD 프로세스 자체가 명확하지 않아서 그렇습니다 ^^ 특히 프로젝트 관련해서 헷갈리게 만들어 놨지요.

저는 요즘 이렇게 평면적으로 생각합니다. 내가 신경써야 할 일인가? 아니면 삭제. 조만간 할 수 있는 일인가? Someday or Reference. 2분내에 할 수 있나? 바로 처리. 남한테 시킬 수 있나? Delegate. 그렇지 않은 일은 모두 미룹니다(defer).

그런데 이 '미룬'다는 용어가 별로 느낌이 좋지 않습니다. 일을 바로 처리 안한다는 것이니까요. 하지만 GTD에서 이 용어가 의미하는 것은 처리(Process) 과정에서 해결하지 않는다는 것이지 일 자체를 미룬다는 것이 아닙니다. 정리와 리뷰를 거처 이후에 실행한다는 의미입니다. Defer까지 살아남은 일들만 Next action 혹은 Calendar에 기록합니다. 그리고 하나의 action으로 처리할 수 없는 경우에 프로젝트로 다루면 되구요.

도움이 되셨나 모르겠습니다. 다른 궁금하신 점이 있으면 댓글로 달아주세요. 제가 아는 한도 내에서 다음 포스팅에 답을 해보도록 하겠습니다.
 




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2009. 5. 23. 01:43
일이 너무 많아 마음이 복잡한 경험 누구나 해봤을 겁니다. 적당히 많으면 끝이 보이기에 열심히 하지만, 너무 많으면 오히려 미루게 되고, 무엇을 해야하나 우왕좌왕하게 됩니다. 저도 그런 경험을 많이 해봤지요. 매일이 그런 상황의 연속이라 할 수도 있구요.

어떻게 하면 마음의 안정을 찾을 수 있을까. 어떻게 하면 '정심여수'의 경지 ^^ 를 이룰 수 있을까 고민하다가 이전에 읽었던 것을 조합해서 다음과 같은 원칙을 만들어 봤습니다. 이른바 균형(Stasis) 원칙입니다.

Stop
일단 하던 일을 멈춥니다. 억지로라도 한두시간 아무것도 하지 않고, 자신만 생각할 수 있는 조용한 시간과 공간을 만듭니다. 사람은 하루에 이만가지 생각을 한다죠? 생각을 고요하게 만들기 위해서는 시간이 좀 걸릴 겁니다. 생각하는 것조차 멈춥니다. 평소에 생각이 많은 사람은 오랜 시간이 필요할 수도 있습니다.

Think
생각이 없어지면 그때 생각을 시작합니다. 시간관리의 파레토 법칙을 기억하면 좋을 겁니다. 내가 하는 일의 80%는 어쩌면 중요하지 않은 것일 수 있습니다. 무엇이 가장 중요한가, 어디에 힘을 쏟아야 하는가 생각해 봅니다.

Ask
물어봅니다. 무엇을 해야하는지, 왜 해야 하는지, 그리고 무엇을 원하는지. 명확하게 정의되지도 않은 상황에서 무작정 나아가면 힘과 시간만 낭비될 뿐입니다.

Simplify
상대해야할 일이 너무 크면 마음만 복잡하고 일의 진전은 없습니다. 1 KM는 1M가 천개 놓여있는 것일 뿐입니다. 큰 일은 잘게 나누어야 합니다. 그리고 하나만 생각합니다. What is the next step?

Ignore
해도 그만 안해도 그만인 일이라면 무시합니다. 남이 해도 되는 일은 최대한 빨리 넘기는게 좋습니다. 20%에 집중하기 위해서 80%는 일단 잊어버립니다.

Shut down
위와 같이 해도 해결이 안될 때가 있습니다. 피시에 문제가 너무 많아 손쓸수가 없을 때 가장 먼저 하는 일은 완전 꺼버리고(Shutdown) 다시 시작하는 겁니다. 생명에 관계되는 것이 아니라면 다 내려놓습니다. 그리고 몇시간 아니 며칠이 걸리더라도 생활을 정돈하는 것에 최우선을 둡니다.

사는게 너무 복잡하다 싶어 이 원칙을 제 생활에 적용해봤습니다. 문제 진단하고 - 원칙 만들고 - 임상 실험까지 완전 '혼자놀기'네요 ㅡ.ㅡ 다음번 포스팅에는 STASIS 원칙을 GTD와 연계해 적용한 경험을 소개하겠습니다.

 


2009. 1. 14. 15:10
'메모의 기술'이라는 책이 꽤 인기를 끌었습니다. 저도 책방에 가서 들었다 놨다 하다가 그냥 나온 적이 있습니다. 이유는 '언제 기술이 없어서 메모 안했나? 의지가 없어서 안했지 ㅡ.ㅡ'였는데, 나중에 검색으로 이 책의 서평을 보면서 한번 볼 걸 하는 후회가 들기도 합니다.

메모습관이 중요하다는 건 모두 압니다. 그래도 꾸준히 메모를 하는 사람은 많지 않지요. 아무래도 귀찮아서가 제일 큰 이유겠지요? 더불어 메모가 습관이 되지 않아서일겁니다. 그렇다고 게으름이나 의지 없음만을 탓할 수는 없습니다. 어떤 때는 좋은 도구를 쓰는 것이 문제 해결에 도움을 줄 수도 있습니다.

저도 여러가지로 고민했습니다. 특히 디지탈과 아날로그 사이에서 방황을 많이 했지요. 여러 단계를 거치다가 정착한 방법이 다음의 세가지입니다.

#1. 보이스 레코더

GTD준비하기에서 소개한 적이 있는 디지탈로 저장 재생되는 작고 귀여운 ^^ 녹음기입니다. 사는 곳의 특성상 운전을 할 때가 많습니다. 운전중에 할 수 있는게 많이 없습니다. 음악이나 오디오북을 듣거나 아니면 목청껏 노래를 부르거나 하는 거지요. 저는 운전중에 생각하는 것을 좋아하기에 특별한 행위없이 운전만 할 때가 많습니다. 그런데 운전중에 생각한 것 열에 아홉은 목적지에 도착하고 나면 잊어버리더군요. 그래서 구입한게 이 녹음기입니다.

조작방법도 간단해서 한손으로 쉽게 할 수 있습니다. 생각나는데로 바로 바로 녹음합니다. 어떤 날은 작정하고 해야할 일만 집중해서 생각하고 녹음합니다. 블로그에 올릴 글감이나, 좋은 문구가 생각나면 녹음합니다. 가끔은 우리 아이들의 장난감이 되기도 합니다 ^^

디지탈이기에 피시와 연결하여 음성파일을 저장할 수 있습니다. 회사에 도착하면 바로 연결해서 녹음한 것을 듣습니다. 제 뭉툭하고 듣기싫은 음성을 듣는 곤욕을 치루고 나면 아웃룩에 옮겨 기록한 후에 음성파일은 지워버립니다.

이 녹음기의 주쓰임처는 차안에서이지만 가끔 밖에서도 쓰입니다. 휴대감이 아주 좋기에 주머니에 넣고 다니다 종이에 메모하기 힘든 상황에는 꺼내서 쓰기도 합니다.

#2. 블랙베리
혹은 휴대전화
두손이 자유로운 경우는 블랙베리에 입력을 합니다. QWERTY 키보드가 달려있어 입력속도가 꽤 나옵니다. 한국의 경우는 핸드폰 입력방식이 워낙 좋아 굳이 키보드가 필요가 없겠지만요.

메모에 있어 휴대성은 굉장히 중요합니다. 요즘 휴대전화기 안들고 다니는 사람은 거의 없지요. 당연히 휴대전화를 메모의 도구로 사용한다면 꽤나 큰 장점이 있습니다.

요즘은 왠만한 전화기에 카메라와 동영상 기능까지 있습니다. 간단히 사진을 찍거나 동영상을 찍음으로 메모의 목적을 달성할 수도 있습니다.

블랙베리나 핸드폰에 입력시 피시와의 싱크는 꼭 필요합니다. 흩어져 있는 정보는 관리하기도 힘들고, 또 효용성도 떨어집니다. 핸드폰을 메모도구로 사용할 때는 그 정보를 어떻게 다른 정보와 합쳐서 관리할 수 있을까 생각해봐야 합니다. 블랙베리는 아웃룩과의 동기를 기본적으로 지원하기에 이점에서는 편리하더군요.

#3. 플래너
저는 태스크를 제외한 모든 메모를 플래너에 합니다. 아날로그의 감성을 아직 버리지는 않았기 때문입니다 ^^ 사실 플래너 아니더라도 종이면 다 같은 것이지만, 제가 플래너를 고집하는 이유가 있습니다.

첫번째, 펜홀더가 있어야 합니다. 펜에 대해서는 쓰잘데기 없는 결벽증이 있기에 손에 잡히는 데로 아무 펜이나 쓰지 않습니다. 제가 원하는 펜이 아니면 아예 안씁니다 ㅡ.ㅡ 그렇기에 원하는 펜을 항상 들고 다니기 위해 펜홀더는 필수입니다. 제 플래너에는 홀더가 두개 있어 만년필 하나 하이라이터 하나 이렇게 들고 다닙니다 ^^

두번째, 구성이 편해야 합니다. 제 경우 순서대로 쭉 메모하는 것이 아니라 편의를 위해 섹션별로 나누어 사용합니다. 그런데 어떤 때는 회사 관련 내용이 많을 수도 있고, 어떤때는 개인적 내용이 많을 수도 있습니다. 보통의 수첩은 이경우 불편하지요. 원하는데로 조정할 수 있는 플래너가 장점이 있습니다.

항상 들고 다니기에 휴대성이 중요합니다. 그래서 클래식 (혹은 데스크) 사이즈로 시작 7년가까이 사용하다가 한단계 작은 컴팩 사이즈로 옮긴게 3년 정도 썼습니다. 지난해는 좀 작은듯해 다시 클래식으로 갔다가 올해 컴팩 사이즈로 돌아왔습니다. 연말이 되면 한번씩 플래너에 대해 변덕을 부립니다 ^^ 반년전부터 연락처, 태스크, 일정 관리를 모두 블랙베리로 하다보니 올해 제 플래너에는 월별계획표만 있고 나머지는 줄만 쳐진 노트입니다. 맨 뒤에는 출장시 쓰는 지출내역 적고 영수증 담는 봉투가 몇장 있구요.

# 덧붙여...
녹음기, 블랙베리, 플래너만으로 메모에 대한 제 필요는 모두 충족됩니다. 그럼에도 하나 더 들고다니는 것이 있습니다. 몰스킨 노트입니다. 자주 쓰지도 않으면서 왜 들고 다니나 곰곰해 생각했는데 이유는 결국... 폼 잡기 위해서입니다 ^^


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