BLOG main image
분류 전체보기 (564)
책 그리고 글 (87)
미래 빚어가기 (79)
시간/행동 관리 (44)
조직을 말한다 (16)
마케팅 노트 (14)
짧은 생각들 (33)
사랑을 말한다 (27)
세상/사람 바라보기 (40)
그밖에... (83)
일기 혹은 독백 (85)
신앙 이야기 (24)
음악 이야기 (19)
법과 특허 이야기 (13)
세월호 침몰사고
kipid's blog
2014년을 다짐하는 사자성어:..
Crete의나라사랑_2010년이후글
[OK MVP 함께 만들어 가는 북리..
RAIZE GLS
2013년을 다짐하는 사자성어: 궁..
Crete의나라사랑_2010년이후글
나는 勢이다
Read & Lead
1,581,916 Visitors up to today!
Today 113 hit, Yesterday 85 hit
daisy rss
tistory 티스토리 가입하기!
'이메일'에 해당되는 글 1건
2008. 11. 13. 19:05

이메일 얼마나 받으세요? 전 좀 많이 받는 편입니다. 회사 메일로 받는게 하루에 150개에서 200개 정도 되니까요. 제가 보내는 메일은 대략 50개 정도 됩니다. 일단 양이 많다보니 며칠만 신경 안쓰면 바로 잔뜩 밀려버립니다. 휴가 땜에 일주일 안보면 천단위로 넘어가지요. 저희 회사에도 많은 사람들이 다 읽는 것은 포기하고 열지 않은 메일을 잔뜩 쌓아놓고 지내는 것을 볼 수 있습니다.

그중 5% 정도는 전체 공지 혹은 회사 카드에서 온 것처럼 제목만 봐도 나와는 상관없다는 것을 알 수 있습니다. 하지만 30%는 관련 부서의 메일이라 최소한 내용이 뭔지 봐둘 필요는 있고, 나머지는 제 일과 직접 관련이 있습니다. 전에는 이메일을 읽고 바로 바로 처리했습니다. 열고나서 처리 안하면 하루만 지나도 잊어버리고 일에 구멍이 생기기 때문에 그걸 방지하기 위해였습니다. 그런데 이게 끝이 없습니다. 자고 일어나면 오십통 정도 쌓여있는데 다 처리하려면 두세시간 후딱 지나갑니다.

요즘은 이메일에도 GTD의 원리를 적용하고 있습니다. 덕분에 밀리지도 않고, 필요한 처리를 다 할 수가 있습니다. 이를 위해서는 GTD툴이 필요합니다. 회사에서 아웃룩을 사용한다면 Jello.Dashboard 강추입니다. 이메일에서 바로 태스크로 전환시킬 수 있으니까요. 제 경우는 회사가 로터스 노츠를 쓰기에 좀 불편하긴 합니다. 노츠에 추가로 아웃룩을 띄워놓고 메일 처리를 하니까요.

GTD의 시작은 수집입니다. GTD Flow를 보면 이해가 쉬울 것 같네요. 제일 먼저 이메일을 보고, '나와 상관이 있는가?', '지금 당장 해야할 일이 있는가?'를 생각합니다. 절대로 지켜야할 원칙은 바로 응답하고자 하는 욕구를 누르는 것입니다. 처리 작업은 GTD의 기본 플로우와 같습니다. 지우거나, 나중에 보기 위해 Follow-up Flag를 달거나, 정리를 위해 다른 폴더로 옮겨 놓습니다. 행동을 취해야 하는 메일의 경우는 처리방법은 두가지 중의 하나입니다. 답장을 쓰는데 1분이 안걸린다 확신될 때만 바로 답을 합니다. 그렇지 않다면 Outlook의 GTD 툴에 해야할 행동을 적습니다. "OT101의 스코프 리뷰" 뭐 이런 식으로요. 이런식으로 처리하면 메일 하나에 평균 30초 이상을 안씁니다. 최대한 빨리 무엇을 해야할지만 적어놓고 넘어갑니다. 그리고 나면 그다음은 일반 GTD 프로세스와 다를 것이 없습니다. 이렇게 작성된 태스크는 다른 태스크와 섞여 다시 한번 처리 과정을 거칩니다.

블랙베리를 쓰면서부터는 상당한 수의 메일을 블랙베리로 처리합니다. 이 경우도 크게 다르지는 않습니다. 다만 블랙베리에서는 태스크를 만들기가 불편합니다. 대신 후속작업이 필요한 메일을 Follow Up이라는 폴더로 옮겨 버립니다. 이메일을 다 처리하고 나서는 Follow Up폴더로 가서 하나씩 하나씩 처리를 합니다. 한번 처리가 끝났기에 이번에는 중요도에 따라 선택해서 처리합니다.

이메일을 철해놓는 작업도 중요합니다. 그런데 분류를 잘해놓다 보면, 원하는 폴더로 갈때까지 몇번 드릴다운을 해야되기에 시간이 걸립니다. 그래서 제 경우에는 현시점에 활동이 벌어지는 일에 대한 폴더를 가장 상위에 만들어 놓습니다. 그렇게 함으로 폴더를 찾는데 걸리는 시간을 줄이는 것이지요. 어느 정도 시간이 지나면 폴더채 옮겨서 분류작업을 해버리면 됩니다.

이렇게 적고 나니 모든 메일을 다 차곡차곡 분류하는 것 같은데 그렇지는 않습니다. 많은 메일을 기본 Inbox에 그냥 쌓아놓습니다. 정말 필요한 것 아니면 분류 안하고 그냥 보관합니다. 그래도 확실한 것은 GTD를 사용하고 나서는 미루어 놓는 메일은 없다는 겁니다 ^^

'시간/행동 관리' 카테고리의 다른 글

비우기 그리고 채우기  (8) 2009.01.07
크로노스와 카이로스  (10) 2008.11.30
GTD 활용 팁 #1 – 이메일  (6) 2008.11.13
다시 보는 일곱가지 습관 #3 First Things First  (8) 2008.10.14
현관에 물건 놓기  (18) 2008.07.23
3분의 1이 지났습니다  (24) 2008.06.20
BlogIcon Inuit | 2008.11.13 22:14 신고 | PERMALINK | EDIT/DEL | REPLY
정말, 이메일을 모아서 처리만 해도 시간효율이 증가하지요.
저도 아웃룩 플래그를 많이 사용하는데, Jello는 처음 듣습니다. 소개 고맙습니다. ^^
BlogIcon 쉐아르 | 2008.11.14 20:16 신고 | PERMALINK | EDIT/DEL
네. 이메일이 일에 집중을 못하게 하는 경우가 많이 있지요. 하루에 몇번으로 몰아서 처리하는게 도움이 많이 되는 것 같습니다.

Jello.Dashboard에 대해서는 리뷰를 쓰리라 작정한게 반년은 된듯합니다 ㅡ.ㅡ 공짜이면서도 참 좋은 툴입니다.
BlogIcon 이승환 | 2008.11.15 18:09 신고 | PERMALINK | EDIT/DEL | REPLY
200통이라니, 업무량 과다를 넘어 매일이 철야모드겠군요;;;
BlogIcon 쉐아르 | 2008.11.16 17:59 신고 | PERMALINK | EDIT/DEL
이메일 갯수가 꼭 업무량이랑 바로 연결되는 것은 아닙니다 ^^ 그저 봐야될 메일을 체크하는데 시간이 많이 걸리는 거죠. 같이 일하는 사무실이 여러군데 널려있고, 또 블랙베리등 커뮤니케이션이 발달될수록 이메일을 많이 사용하게 되는 것 같습니다.

근데 요즘은 이메일 갯수랑 상관없이 매일이 철야모드입니다 ㅡ.ㅡ
BlogIcon aserai | 2008.11.17 11:16 신고 | PERMALINK | EDIT/DEL | REPLY
저는 삭제할 건 삭제하구.. 지메일이기 때문에 지나가거나 처리된 것은 archive아카이브 합니다.
폴더가 없지만 나중에 구글의 검색기능으로 원하는 메일을 금새 차지 때문에 처리되면 저장하구요
다시 보거나 진행중인 것은 무조건.. 인박스...

그런데 문제는 인박스에 넘쳐나는 메일들.. ㅠㅠ
BlogIcon 쉐아르 | 2008.11.20 00:36 신고 | PERMALINK | EDIT/DEL
저도 인박스에 쌓여있는 메일 때문에 짜증날 때도 있었지만, 요즘은 그냥 그러려니 합니다. '너희들은 폴더에 저장될 자격이 없어!' 그러면서요 ^^

지메일만 되도 정말 좋을 것 같습니다. 로터스 노츠 너무 안좋아요 ㅡ.ㅡ
Name
Password
Homepage
Secret


prev"" #1 next