1. 수집 (Collect)
2. 처리 (Process)
3. 정돈 (Organize)
4. 검토 (Review)
5. 실행 (Do)

GTD 프로세스의 다섯단계중 첫번째 단계는 수집입니다. 이 단계에서는 "제 자리에 있지 않은" 모든 것을 한 군데로 모으는 작업을 합니다. 이는 정리되지 않은 편지와 같은 물리적인 것에서부터, 답장해야하는 메일, 해야하는 운동등 모든 것을 포함합니다. 알렌은 이런 것들을 "열린 고리 (Open Loop)"라 표현했습니다.

수집의 영역은 사람마다 틀릴 수 있습니다. 일반적으로 적용될 수 있는 것은 1) 편지, 책, 인쇄물등 물리적인 것 2) 처리하지 않은 e-mail 3) 머리속에 담겨져 있는 해야하는 일등이 될 수 있습니다. 하지만 사람마다 추가로 수집해야하는 영역이 있을 수 있지요. 예를 들어 저같은 경우, 정리안된 필름들이 예가 될 수 있고, 혹은 문구나 CD들도 수집의 대상이 될 수 있습니다.

수집의 대상에 따라, 수집하는 방법도 다릅니다. GTD에서 제안하는 것은 우선 물리적인 수집을 한 이후에 전자적인 수집, 그리고 정신적 수집을 하는 순서입니다.

물리적 수집

우선 수집함(INBOX)이 필요 합니다. 어떤 것이든 수집함이 될 수 있습니다. 제 경우는 가장 큰 서랍을 하나 정해 수집함으로 사용하고 있습니다. 잘 보이게 "INBOX"라 레이블을 붙여놓구요. 생활공간이 회사와 집이다 보니 각각 하나씩 수집함을 만들어놨습니다. 그리고 필요한 것은 편하게 쓸 수 있는 백지입니다. 프린트용지 같은 거요.

준비가 되었으면, 수집을 시작합니다. 눈에 보이는 책상위부터 시작해서 구석 구석 뒤지며 "제 자리에 있지 않은" 물건들을 모읍니다. 제 경우는 주로 여기저기 널려있는 서류들이 대상이었습니다. 그외 책상 구석에 쌓여있는 CD나 벽에 꽂아놨던 (작년에 마친) 프로젝트의 계획표등도 수집의 대상입니다. 쓰레기통이나 리사이클통을 옆에 가져다 놓는 것이 좋습니다. 수집하면서 버려도 되겠다고 싶은 것은 다 버리는게 낳기 때문입니다.

두가지 문제가 생길 수 있습니다. 어떤 물건은 너무 크거나 움직이기 힘들어서 수집함에 넣을 수 없습니다. 그럴 때는 대신 종이에 적어서 수집함에 넣으면 됩니다. "안쓰는 모니터" 이렇게요. 또 최초 수집의 경우는 수집함에 다 넣을 수 없는 경우가 있습니다. 그럴때는 구분만 명확히 되게 해서 수집함 주변에 쌓아놓으면 됩니다.

이때 중요한 것은 확실히 버려도 되는 것 이외에는 수집만 하지, 처리를 하는 것이 아니라는 겁니다. 근데 사람 심리가 수집하면서 바로 처리하고 싶은 욕구가 생기게 되어 있습니다. 저도 처음에는 구분이 안되어 수집을 하면서 '어 이거 잊어버리고 있었네'하면서 처리를 하곤 했습니다. 그래서 시간이 더 많이 걸렸습니다. 알렌은 꼭 필요한 것 아니면, 수집만 하라고 합니다. 정 급한 일이면 (마음 속으로 계약을 맺고) 일 처리를 한 이후에 다시 수집모드로 들어가라고 조언합니다.

현실적으로 모든 수집을 한번에 끝내기는 불가능합니다. 집과 회사만 봐도 시간차이가 있게 마련이니까요. 저는 회사 먼저 수집과 처리를 끝내고 집에 와서 수집과 처리를 했습니다.

전자적 수집

메일의 경우 보통 메일 프로그램의 Inbox에 들어와 있기 때문에 따로 수집을 할 필요는 없습니다. 이외에 정리안되어 있는 파일들은 폴더 하나 만들어서 다 옮겨놓습니다. Inbox 폴더가 되는 거지요. 이미 정리되어 있는 것들까지 다시 수집할 필요는 없습니다. 이럴 때 기존의 방법 다 날리고 새로 시작하고자 하는 욕심이 생길 수 있는데, 제 경험상 일단은 간단하게 시작하는 것이 좋은 것 같습니다.

정신적 수집 (일명 머리 비우기 - Mindsweeping)

다음에는 머리 속에 담겨져 있는 열린 고리들을 수집합니다. 몇년동안 마음에 담고 있는 장기계획부터 오늘 써야할 상황보고서까지 다 수집합니다. 목적은 말 그대로 머리를 싹 비우게 빗자루질을 하는 겁니다.

수집방법은 여러가지가 있겠지만, 될 수 있는데로 이후 사용할 시스템을 염두에 두고 방법을 고르면 시간을 절약할 수 있습니다. 제 경우는 아웃룩 + 팜을 사용하기로 결정했기에 아웃룩의 task list를 사용해 바로 입력을 했습니다. 알렌은 그의 책에서 종이 하나에 한가지씩 적어서 (물리적) 수집함에 넣는 방법을 제안했습니다. 다른 방법으로 마인드맵을 사용할 수도 하고, "Remember the Milk"같은 Web-based to-do 관리툴을 사용할 수도 있습니다. 중요한 원칙은 모든 것을 담을 수 있어야하고, 또 이후 사용할 시스템과 같거나 혹은 쉽게 변환이 가능해야 하는 것입니다.

무작정 머리속에 담은 것을 적어내려하면 쉽지가 않습니다. 어디에서 시작해야 할지 모르고, 또 몇십개 적었다고 해서 다 수집을 했는지 알 수도 없습니다. 이때 필요한 것이 "고려할 사항 목록" (Trigger Points)입니다. 알렌의 책을 보면 참조할만한 고려사항 목록이 나옵니다. 저는 그것을 기초로 해서 제가 계속해서 사용할 것을 만들었습니다.


항목이 좀 많지요? ^^;; 이 목록을 보면서 각 사항별로 '열린고리'가 없는지 점검하면서 마인드스윕을 했더니... 최초 수집-처리-정돈의 결과 182개의 To-do 항목이 생기더군요 ㅡ.ㅡ;;;

주간 수집 (Weekly Collect)

지금까지 설명한 것은 최초의 수집에 대한 내용입니다. 하지만 한번 제대로 수집을 했다고 해도 (사실 완벽한 수집은 불가능한 일이겠죠) 그걸로 끝나는 것은 아닙니다. 알렌은 4. 검토(Review) 단계에서 주간 검토를 제안합니다. 하지만 주간 검토는 검토만 하는 것이 아니라 수집-처리-정돈-검토의 모든 단계를 거치는게 효과적입니다.

자신의 생활 공간을 돌아보며 혹시 "제 자리에 있지 않은" 것들은 없는지, 처리 안된 이메일은 없는지, 그리고 머리 한구석을 괴롭히는 "열린 고리"는 없는지 점검하며 수집을 해야합니다. 꾸준히 GTD를 사용하더라도 (한달가량밖에 안되었지만 ㅡ.ㅡ) 정리 안된 서류가 발견되고, 위의 "고려사항 목록"을 보며 정신적 수집을 하면 매주 5~6개의 열린 고리가 발견됩니다. 알렌도 그랬지만, 저도 일주일에 한번 시간을 정해 GTD의 전과정을 거치는 것은 꼭 필요하다고 생각됩니다.

***

이상 수집단계를 정리해봤습니다. 원래 계획은 수집-정리, 정돈-검토-실행, 그리고 실제 적용 이렇게 해서 세번만 더 포스팅을 하려고 했는데, 생각보다 내용이 많아져서 각 단계별로 따로 포스팅을 할까 합니다. 요즘은 글도 많이 못 쓰는데, 이러다 GTD 따라잡기 언제 다 마치게될지... ㅡ. 그래도 도움 되었다는 분들이 계셔서 힘이 납니다. 잠자는 시간 좀 줄이고 빨리 마무리 짓겠습니다 ^^;;

산골소년님이 멀리 케이프 타운의 샛별님에게 넘긴 릴레이가, CeeKay님을 거쳐 저한테 왔네요. 그러고 보니 이 릴레이는 떠나 사는 사람들을 위한 릴레이인가 봅니다 ^^;; 어떤 이유론지 CeeKay님의 댓글이 휴지통에 들어간지라, 넘겨주시는 바톤 받지도 못하고 넘어갈 뻔 했습니다.
 

어쨋든 바톤은 넘겨 받았습니다. 전에 데굴대굴님의 슈퍼문답을 따라해본 적은 있지만, 이렇게 넘겨 받는 릴레이는 처음입니다. 왠지 즐겁네요 ^^;;

1. 자기가 생각하는 자신의 성격

제가 생각하는 저의 성격이라... 참 어려운 질문이더군요. 제가 저를 잘 모르기도 하거니와, 알고 있더라도 밝히기 힘든 사악한 것들이라... ㅡ.ㅡ;;

제 성격 깊숙한 곳에는 무척이나 교만한 마음이 있습니다. 저 자신에 대한 굉장한 자긍심이지요. 좋게 나가면 '선한 엘리트'의식이요, 나쁘게 나가면 '남을 무시하는' 마음입니다. 예를 들어 이런 겁니다. 문을 열고 나가는데 앞에 다른 사람이 다가온다. 그러면 문을 붙잡고 지나가게 해줍니다. 그런 친절을 베풀면서 속으로 생각하지요. "역시 나는 착해"라구요 ㅡ.ㅡ;;; 이런 면이 긍정적으로 작용하기도 합니다. 저 스스로를 더 채찍질하게 된다든지, 준비 안되어도 '너는 할 수 있어'하는 마음으로 과감하게 나선다든지 하는 식으로요.

고등학교 때는 저 스스로에게 이렇게 이야기하곤 했습니다. '지상천하 유아독존'이라구요. 그래도 신앙심은 있어서 '천상천하'는 아니였지요 ^^;; 요즘은 나이가 들어서인지, 제가 할 수 있는 것과 할 수 없는 것을 알아가며, 겸손의 의미를 조금씩 배웁니다. 솔직히 이제야 '철'이 조금씩 드는 것 같습니다.

그리고 다른 점들은... 혼자 있는 것을 좋아합니다. 어울리는 것을 못하는 것은 아닙니다만, 아주 편해하는 성격은 아닙니다. 결단력이 부족한 점도 있고, 또 자꾸 잊어버리는 단점도 있습니다. 한가지에 집중하면 바로 다른 것들은 머리 속에서 사라지는 것이지요.

2. 남에게 듣는 자신의 성격

저는 포장을 잘 하는 편입니다. 실제의 제 모습보다 '더 착하게' 보이고 '더 성실하게' 보입니다 ㅡ.ㅡ;; 그래서 한발자욱 떨어져서 저를 보시는 분들은 저에 대해 좋은 인상을 가지고 있습니다. 그래서 어떤 때는 부담스럽습니다. 제 실체를 알게 되면 배신감 느끼게 될 것 같아서요 ^^;;

하지만 저를 잘 아는 사람(제 아내)은 그 포장을 조금은 들추어 봅니다. 그래서 저의 단점들(덜렁거림, 배려의 부족)을 알고 있지요. 그럼에도 불구하고 아내도 저한테 '제가 아는 나보다' 더 후한 점수를 줍니다. 그래서 고맙기도 하고, 또 미안하기도 하지요 ^^;;

3. 남녀 관계없이 친구의 이상 (이상적인 친구)

이상적인 친구를 말할 때 저는 '지음(知音)'이라는 단어를 떠 올립니다. 내가 내는 소리만 들어도 그 마음을 알고 화음으로 답해줄 수 있는 친구. 그런 친구가 이상적인 친구 아닐까 합니다. 내 장점을 알아주고 격려해줄 수 있고, 내 단점을 알고 고치라 권면해줄 수 있는 친구. 내가 고민할 때 힌트를 줄 수 있고, 또 내가 도움이 필요하면 힘닿는데로 손을 뻗쳐줄 수 있는 그런 친구. 욕심을 조금 더 하자면, 저보다 한발자욱 더 나가 있어 제가 보고 자극받을 수 있는 친구가 제 이상적인 친구입니다.

돌아보면 제 주위에 그런 친구가 없는 것도 아닌데, 쉽게 만날 수 있는 상황은 아니네요. 그게 아쉽습니다 ㅡ.ㅡ

4. 좋아하는 동성의 이상

저도 샛별님과 마찬가지로 "이상적인 이성상"... 이런거 하고 싶은데 말입니다 ^^;;

'이상'이라는 말이 들어갔으니 저는 이 질문을 저의 롤모델로 생각하고 싶네요. 지금 제가 롤모델로 삼는 분은 둘입니다. 한분은 '다산 정약용' 선생입니다. 학문과 삶에 대한 그 분의 진지한 자세는 저에게 항상 큰 자극이 됩니다. 다른 한분은 '예수 그리스도'입니다. 3년 밖에 안되는 그분의 공생애를 통해 얼마나 많은 드라마를 볼 수 있는지, 누구의 표현대로 '퍼도 퍼도 마르지 않는' 샘물이라 할 수 있습니다. 신앙적인 면은 물론이거니와 이를 떠나서도 정말 닮고 싶은 분입니다.

5. 최근에 남에게서 들어서 기뻤던 말

"You are my role model."

제 큰아이가 저한테 얼마전에 해준 말입니다. 근데 그 다음 추가 발언이 있었지요.

"not for making money, though"  ㅜ.ㅜ;;

6. 바톤 넘겨준 분 얼굴 본 적 있어?

CeeKay님 블로그에 보면 가족 사진이 바로 보입니다. 잘 생기셨습니다 ^^;;

7. 넘겨준 분의 인상은?

'내려놓음'의 서평을 통해 맺은 CeeKay님과의 인연(^^)이 참 소중합니다. 같은 미국에 살고 있지만 워낙에 먼 곳이라 직접 뵙게 될 가능성은 높지 않지만, 그래도 글과 사진을 통해서 CeeKay님을 더 알게 되는 것 같습니다. 글과 사진을 통한 인상은 굉장히 자상하고, 사려깊고, 또 꼼꼼한 분이라 생각됩니다. 미남이시기에 인기도 좋았을 것 같고... ^^;;; 저를 '형님'이라 불러주셨는데... 저보다 더 정신연령은 높으신 것 같습니다.

유학을 마치시고 다음 진로를 준비하시는데 아무쪼록 좋은 결과가 있기를 바랍니다.

8. 바톤을 넘길 사람은?

누구에게 넘길까 생각하다가 이분에서 생각이 멈추었습니다. 저와 나이도 비슷하고, 환경(미국에 나와사는 것, 일하면서 공부하는 것, 같은 신앙을 가진 것)도 비슷한 분입니다. 또 많이 알려져 있지 않은 분이기에 이 기회에 소개드리고 싶기도 하구요. 이 분 블로그에는 그분의 진실된 고백들이 많이 닮겨있습니다. 마치 그분의 일기장을 공유하는듯이요. 바쁘시지만, 릴레이를 받으실 거라 믿고 넘깁니다 ^^;;

Brandon419님 받아주세요 ^^;;

GTD는 이 방법의 '교주'라 할 수 있는 데이비드 알렌의 주장처럼 Bottom-up 방식입니다. 그 의미는 큰 그림을 먼저 그리고, 세세한 것은 나중에 생각하는 Top-down 방식과는 접근 방법이 완전 반대라는 것이지요. 바닥부터 먼저 정돈하고 위로 올라간다는 것이지요. 그렇기에 GTD는 Top-down의 대표적 시간 관리법인 프랭클린 시스템과 많이 다릅니다.

한가지 부연하자면 제가 프랭클린 시스템이라 부르는 것은 프랭클린 플래너의 기본 원칙과 스티븐 코비의 일곱가지 습관을 합쳐서 말하는 것입니다. 이 두가지는 별도로 존재했었지만, 스티븐 코비가 프랭클린 플래너에 합류하며, 회사 이름도 바꾸고 서로의 방법을 혼합하여 시너지를 추구했기 때문에 이제는 "프랭클린 시스템 = 일곱가지 습관"이라 할 정도로 차이가 없습니다. 그렇게 된 근간에는 기존의 프랭클린 시스템이나 스티븐 코비의 일곱가지 습관 모두 Top-down 방식이라는 이유가 있습니다.

GTD와 프랭클린 시스템의 차이를 극명하게 보여주는 문장들이 있습니다.

엉뚱한 지도를 가지고 헤맬 때의 좌절감과 목적지를 찾기 위한 노력이 얼마나 비효과적일 것인가를 한번 상상해 보라! 당신이 이같은 사실에도 불구하고 평소처럼 자신의 행동에 초점을 맞춘다고 가정해보자. 당신이 더 열심히, 더 부지런히, 또 두배 정도의 속도로 노력한다고 하자. 그러나 이같은 노력은 당신을 단지 엉뚱한 장소로만 더 빨리 데려갈 뿐이다.

<중략> 그러나 문제는 당신이 아직도 헤매고 있다는 것이다. 당신이 가진 근본적인 문제는 행동이나 태도와는 아무 관계가 없고 잘못된 지도가 문제인 것이다. (일곱가지 습관, p30)

만약 어떤 그룹의 사람들 전체가 표준화된 수집 방법을 100% 적용한다면 (참고: ‘GTD를 적용한다면’이라 해석해도 무방함), 그들은 잘 조직된 배를 젓는 것과 같다. 그렇다고 그 배가 올바른 방향을 향하고 있는지, 아니 타야할 배에 제대로 탔는지조차 확실한 것은 아니다. 다만 타고 있는 배가, 가고 있는 방향으로, 최대한 효과적으로 가고 있다는 것을 의미한다. (Getting Things Done, p235)

일곱가지 습관은 김영사의 1994년판을 그대로 인용했고, GTD는 제 나름대로 번역했습니다. 여기에서 볼 수 있듯이, 스티븐 코비는 방향이 맞지 않다면 아무리 애를 써도 소용없다는 것을 강조합니다. 반면 데이비드 알렌은 GTD가 올바른 방향으로 가도록 보장해주는 것은 아니라고 말을 합니다.

GTD를 처음 대했을 때, 제가 받았던 인상도 비슷했습니다. 인생의 방향에 대해서는 이야기를 하지 않고, 그때 그때 적용할 수 있는 잔기술만 가르친다고 할까요? 지금도 그 생각에는 변함이 없습니다. 확실히 GTD는 '효율적'으로 살게는 하겠지만, '효과적'으로 살게 해주지는 못합니다.

하지만, 알렌이 주장하는 것처럼 Bottom-up 방식의 장점이 있습니다. 활주로 레벨(Runway level)의 일들을 제대로 처리하고 나면, 좀더 자신감도 생기고 또 그에 따른 시간 여유도 생깁니다. 그러면 굳이 강조하지 않아도 생각이 더 높은 레벨로 올라가게 되지요. 알렌은 이 효과를 강조합니다. Bottom-up에서 Bottom만 강조하는 것으로 끝나는 것이 아니라 Bottom->Up의 현상이 일어난다는 것이지요.

접근 방향은 다르지만, Top-down에서도 비슷한 요구사항이 있습니다. 많은 사람이 멋지고, 가치있고, 게다가 실천가능해 보이는 목표를 세워놓고도, 그것을 실천에 옮기지 못해서 결국 공수표만 날리게 됩니다. 계획이 멋있더라도, 이를 실현해낼 수 있는 능력이 있어야 하지요. 알렌의 말대로 "실제 구현 단계의 일들을 제대로 관리할 수 있다는 확신이 없는한, Top-down 관리는 좌절감만 생기게" 할 수 있습니다.

그래서 Top-down과 Bottom-up은 서로 충돌하기보다는 보완해야하는 관계입니다. 일곱가지 습관이 멋지고 가치있는 목표를 세우게 해준다면, GTD는 이를 가능케 합니다. 당장 닥치는 급한 일에만 신경쓴다면 혹시나 잘못 잡은 인생의 방향 위에 애만 쓸 수도 있습니다. 이를 피하기 위해 가끔은 큰 그림으로 돌아가야할 필요가 있습니다.

제가 적용하는 GTD와 일곱가지 습관의 시너지 효과입니다.

1. 수집(Collect) 단계에서 가치, 자기 사명, 그리고 역할을 생각한다.

전에 한번 언급했지만, GTD의 실행(Do) 단계에서 언급된 '6단계 고도에 따른 시각차이'는 오히려 수집단계에 더 어울립니다. 여기서 가장 높은 단계(5000+ feet for Life)에서 바라 보는 것이 바로 Top-down의 시각이라 할 수 있지요. 열린 고리를 수집하면서 당장 눈 앞에 보이는 것뿐 아니라, 좀더 멀리 바라보며 무엇을 해야하나, 어떻게 살아야하나를 생각할 수 있습니다. 한 걸음 더 나아가, 프랭클린 시스템의 구체적 성과물, 즉 가치, 자기 사명서, 그리고 역할등을 활용한다면 도움이 됩니다.

2. 정돈(Organize)를 하면서 큰 바위들을 먼저 심어놓는다.

GTD에서는 정돈단계에서 우선순위를 고려하지 않습니다. 실행시 상황, 가능한 시간등을 보며 할 일을 선택하지요. 하지만 상식적으로 모든 열린고리들을 동일한 가치로 다루는 것도 불합리한 점이 있습니다. 일곱가지 습관에서 말하는 '큰 바위(Big rock)'에 우선적으로 노력을 기울이지 않는다면, 자칫 쉬운 일만 처리하고 정작 중요한 일은 안하는 상황이 될 수 있습니다.

이를 극복하기 위해 저는 달력을 사용합니다. 알렌은 달력을 '신성하게' 여겨서 정말 시간과 날자가 중요한 경우에만 달력을 사용하라고 합니다. 하지만 큰 바위라 생각할 일이라면 이를 위해 시간을 할당하고 꼭 그 시간에 지키도록 최선을 다할 가치가 있다고 생각합니다. 예를 들어 매주 금요일 오후 1시반부터 3시까지는 Weekly Review를 위한 시간이라고 달력에 기록을 해놨습니다. 다른 예로 GTD와 일곱가지 습관을 오랜 기간 적용한 Bruce Keener는 '!Focus'라는 카테고리를 만들어 관리하기도 합니다. 이를 보면 정돈 단계에서부터 중요한 일에 대한 배려가 필요하다는 것을 알 수 있습니다.

3. 고려할 항목들(Trigger List)를 Top-down으로 구성한다.

제가 수집을 위해 사용하는 '고려할 항목들(Trigger List)'은 역할 중심으로 되어 있습니다. 그리고 알렌이 말한 여섯단계의 시각과 함께, 제가 가치로 삼고 있는 것들, 제 사명등이 포함되어 있습니다. 이 목록을 주간 리뷰에서 사용을 합니다. 저는 주간 리뷰를 GTD의 수집-처리-정돈-리뷰까지 포함하는 작은 GTD 사이클로 사용하고 있습니다. 고려해야할 항목이 당장 급한 일들 뿐 아니라 장기적인 시각까지 포함하고 있으니까, 자연스레 제 생활을 점검하게 되는 효과가 있습니다. 

다시 강조하자면, GTD와 프랭클린 시스템은 접근 방법이 다릅니다. 하지만 역할만 잘 나눈다면, 시간 관리의 두가지 원리를 잘 조화시킬 수 있습니다. 프로젝트 스케줄을 만들때, Top-down과 Bottom-up의 두가지를 사용하며 몇번 수정작업을 해야하는 것처럼요.

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참고로 제가 말한 것은 기본적인 원칙입니다. Top-down의 원리가 구체적으로 적용되어 나타난 프랭클린 플래너를 사용하면서 GTD를 적용하게 되면 여러가지 안맞는 부분이 있습니다. Top-down과 Bottom-up은 역할을 잘 나누어 같이 사용할 때 효과적일 수 있지만, 프랭클린 플래너처럼 Top-down의 원리로 다 구현되어 있는 시스템은 GTD와 충돌이 나는 것 같습니다.